Programmamedewerker

Werkenbijdeoverheid; Den Haag; Hybrid; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

OV-kaart woon-werkverkeer en dienstreï

Individueel Keuzebudget (IKB)

Pensioen bij ABP

Job summary

Rijksvastgoedbedrijf is op zoek naar een programmamedewerker die meerdere programmateams ondersteunt bij vastgoed- en inkooptrajecten. Je verzorgt administratieve en financiële vastlegging volgens regels en bewaakt budgets en deadlines.

Je bouwt projectarchieven op en onderhoudt bestanden. Je werkt aan verwerving, ontwikkeling en beheer van Rijksvastgoed en -infrastructuur, en ziet tijdig knelpunten zodat projecten soepel verlopen.

Qualifications

• Discipline en nauwkeurigheid in administratieve en financiële vastlegging.
• Kennis van Europese aanbestedingswet en interne procedures.
• Inkoopopdrachten administratief en financieel afhandelen volgens geldende regels.

Responsibilities

• Beheer en vastlegging van administratieve en financiële verplichtingen bij inkoopopdrachten.
• Actie ondernemen om inkoopopdrachten tijdig te verstrekken en projectbudget te bewaken.
• Opzetten en actualiseren van projectarchieven en documentbeheer.
• Ondersteunen bij verwerving en onderhoud van Rijksvastgoed en -infrastructuur.
• Toezicht houden op urenregistratie en tijdige uitvoering van werkzaamheden door het projectteam.
• signaleren van knelpunten in planning of financiën en hierover communiceren.
• Nieuwste ontwikkelingen volgen en samenwerken met het programmateam.

Skills

Discipline

Nauwkeurigheid

Dienstverlenende houding

Education

MBO-4 diploma in financiële of administratieve richting

Tools

Oracle

Document beheersystemen

Inrichten van werkstromen

Job description

“Als programmamedewerker ben je veel meer dan een administratieve kracht”, vertelt Petry Botter, clusterhoofd Programma’s en projecten bebouwd gebied. “Je bent een onmisbare schakel in het programmateam. Jij houdt overzicht, bewaakt afspraken en zorgt dat iedereen zijn werk kan doen. Van het voorbereiden van vergaderingen tot het vastleggen van financiële verplichtingen en het bedenken van slimme werkstromen voor documentbeheer – jouw werk raakt alle aspecten van een programma. Je ondersteunt meerdere programmateams die werken aan uitdagende projecten met een miljoenenomvang. Denk aan het vervangen van grootkeukens bij Defensie of het plaatsen van laadpalen bij Rijksgebouwen en Defensie.

“Daarnaast ben je een waardevolle sparringpartner voor collega’s. Je bent scherp op deadlines, bewaakt de voortgang en durft waar nodig anderen aan te spreken. Kortom, een rol waarin je écht het verschil maakt”, vervolgt Petry.

Wat houdt de functie van programmamedewerker verder in:

• Je zorgt voor de adequate administratieve en financiële vastlegging en afhandeling bij inkoopopdrachten. Hierbij werk je volgens de actuele regelgeving en procedures.
• Je onderneemt, indien nodig, actie om de inkoopopdracht tijdig te verstrekken. Je bewaakt het
  projectbudget en werkt daarbij nauw samen met de projectadministrateur.
• Je bent verantwoordelijk voor het opzetten en actualiseren van de projectarchieven.
• Je biedt ondersteuning rondom verwerving, (her)ontwikkeling, realisatie, beheer, onderhoud, instandhouding en afstoting van rijks vastgoed en -infrastructuur.
• Je controleert de geboekte uren van het projectteam en je ontlast projectleiders door toe te zien op tijdige en adequate uitvoering van werkzaamheden. Is er een knelpunt in bijvoorbeeld de planning of de financiën? Dan ben je de eerste die dit ziet en ook uitspreekt.
• Je toont oprechte interesse in de werkzaamheden van je programmateamleden. Ook ben je nieuwsgierig naar de technische aspecten en omgevingsvoorwaarden die een risico kunnen vormen voor- of van invloed zijn op de planning.
• Rustige momenten gebruik je om te kijken waar er werk uit handen genomen kan worden. Of je denkt alvast vooruit om de pieken voor te zijn.

Bij het vastleggen en afhandelen van de administratie van projecten volg je uiteraard de regels, zoals de Europese Aanbestedingswet. Ook houd je je aan de interne inkooprichtlijnen en -procedures. Tegelijkertijd laat je je niet beperken door bureaucratie en denk je in kansen en pragmatische oplossingen. Projectleiders kunnen rekenen op jouw eerlijke en goed onderbouwde mening. Zie je dat zij bepaalde registratie- of afhandelingseisen niet nakomen? Dan deins je er niet voor terug aan de bel te trekken.

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• 1 jaar
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

Bij het RVB werk je aan het fundament van Nederland. Om dat werk goed en met vakmanschap te kunnen doen, krijg je ruimte om je te ontwikkelen, werk en privé goed te combineren en keuzes te maken in je arbeidsvoorwaarden.

• Extra budget en tijd. Je krijgt een Individueel Keuzebudget (IKB): 16,5% van je salaris en jaarlijks 64 IKB-uren bij een werkweek van 36 uur. De vakantie-uitkering van 8% zit in het IKB-budget. Je kunt het laten uitbetalen of gebruiken voor bijvoorbeeld extra verlof, een fiets, je studieschuld of verduurzaming van je woning.
• Vakantie en Verlof. Bij een werkweek van 36 uur krijg je jaarlijks 144 vakantie-uren. Daarnaast zijn er verschillende verlofregelingen. Zo kun je betaald ouderschapsverlof opnemen met 75% tot 100% doorbetaling en onbetaald ouderschapsverlof tot je kind 8 jaar is.
• Reizen en Thuiswerken. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer wordt volledig vergoed. Reis je met eigen vervoer, dan kun je afhankelijk van je situatie een kilometervergoeding krijgen. Voor thuiswerken zijn er een vergoeding en voorzieningen voor een goede werkplek.
• Ontwikkeling. Via de RVB Academie kun je trainingen en workshops volgen. Ook kun je met je leidinggevende bespreken welke externe opleiding, cursus of certificering bij je ontwikkeling past.
• Pensioen. Je bouwt pensioen op bij ABP, waarbij het RVB meebetaalt aan je pensioenpremie.

Als programmamedewerker werk je gedisciplineerd en nauwgezet. Je hebt een dienstverlenende houding en je ziet dat je met jouw kennis kan bijdragen aan het behalen van deadlines en de voortgang van programma’s.

• Je beschikt minimaal over een mbo-4 diploma in een financiële of administratieve richting.
• Kennis van Oracle, document beheersystemen en ervaring met het inrichten van werkstromen is pré.
• Jouw ondersteunende rol binnen het team vraagt ook om zichtbaarheid. Dat betekent dat je het geen probleem vindt om regelmatig op kantoor te zijn. Dat kan, op samenwerkdagen, ook buiten je standplaats zijn. Bijvoorbeeld op één van onze regiokantoren in Utrecht, Arnhem, Eindhoven of Assen.
• Je zoekt je collega’s actief op. Samenwerken vind je belangrijk en zie je als onderdeel van je eigen doorontwikkeling en werkplezier.

Hier kom je te werken

Meer over Bebouwd Gebied Cluster Projecten A

Je wordt actief binnen de sectie Programma’s en Projecten 1 Bebouwd Gebied, onderdeel van de afdeling Realisatie Landelijk. Here staan we met zo’n 45 collega’s samen voor een mooie maar ook enorme opgave: de instandhouding van onze unieke vastgoedportefeuille. Dat doen we in regio-overstijgende programma’s en projecten in vaste teams die kunnen bestaan uit een programmamanager, projectmanagers, technisch managers / adviseurs en ondersteuners. Voorbeelden van lopende programma’s zijn het plaatsen van zonnepanelen op Rijkspanden en Defensielocaties. Maar ook de grootschalige vervanging van Grootkeukens bij Defensie of het treffen van duurzaamheidsmaatregelen om zo ons vastgoed toekomstbestendig te maken en houden. Om dit te bereiken streven we naar een uniforme en efficiënte uitvoering. Continu verbeteren, elkaar scherp houden en werkplezier zijn hierbij de uitgangspunten. We hebben oprechte aandacht voor elkaar, zowel zakelijk als privé. We vinden elkaar wekelijks op een vaste kantoordag en komen daarnaast maandelijks als sectie bij elkaar. Zo leren we van elkaar, staan we stil bij onze kernwaarden en houden we de lijntjes kort.

Over Rijksvastgoedbedrijf (Ministerie van BZK)

Het Rijksvastgoedbedrijf, onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, is de grootste opdrachtgever in Nederland op het gebied van vastgoed. Wij zijn een professionele organisatie met een enorme hoeveelheid beschikbare kennis en ervaring. We beheersen ruim 12 miljoen vierkante meter gebouwen en circa 89.000 hectare grond. Onze medewerkers ontwikkelen en beheren onder meer rechtbanken, kazernes, magazijnen, kantoren, musea, gevangenissen, gerechtsgebouwen, paleizen en monumenten.

Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken project- en procesmanagers, inkopers, contractmanagers, gebouwbeheerders, juristen, restauratiespecialisten, ingenieurs en architecten. Maar ook ecologen en kunsthistorici. Wij zorgen voor beheer en onderhoud, aan- en verkoop, nieuwbouw, verbouw en renovatie én ontwikkeling en herontwikkeling van gebouwen en terreinen.

• De sollicitatiegesprekken staan gepland op donderdagochtend 17 september op onze locatie in Den Haag.
• Omdat we duurzaamheid stimuleren, reizen we zoveel mogelijk met het openbaar vervoer. Je krijgt daarom van ons een ov-kaart voor woon-werkverkeer en dienstreizen. Voor locaties die niet goed te bereiken zijn met het ov zijn bedrijfsauto's beschikbaar.
• Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken we onafhankelijk van tijd, plaats en apparaat. Je overlegt met je leidinggevende hoe je hier invulling aan geeft. Het kan dus ook zijn dat je af en toe op een andere locatie en thuis werkt.

Binnen de Rijksoverheid werken we met raamovereenkomsten voor de inhuur van personeel. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt daarom niet in behandeling genomen.

Over de functiegroep Medewerker Vastgoed en Infrastructuur

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie over de sollicitatieprocedure

Rijksvastgoedbedrijf (Ministerie van BZK) nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en gaje direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieveorganisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werkleuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.