Programmamanager Fundament onder IV en Toezicht (FIT)

BlueTrail; Utrecht; On-site; EUR 90,000 - 130,000; Full time

Job summary

Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd zoekt een ervaren programmamanager voor het programma FIT. Je brengt bedrijfsprocessen, informatie en IV-oplossingen samen en leidt de governance in een overheidscontext.

Je stuurt gemotiveerde professionals aan en zorgt voor duidelijke afstemming met de Programboard, Directieteam en afdelingshoofden. Het gaat om verandermanagement en gezamenlijke besluitvorming binnen IGJ en VWS.

Qualifications

• Als programmamanager van het programma FIT breng je verschillende invalshoeken samen: bedrijfsprocessen, informatie en IV-oplossingen, programmasturing en verandermanagement binnen een overheidscontext.
• Je stuurt gemotiveerde professionals aan, stelt scherpe vragen en zorgt dat FIT-begrip en verwachtingen helder zijn voor alle betrokkenen.
• Cruciaal is dat je op mensen afstapt, gezamenlijkheid stimuleert en effectief afstemming zoekt met Programboard, Directieteam en afdelingshoofden.

Responsibilities

• Voer op basis van doelarchitectuur een geleidelijke transitie uit van monolithische kernsystemen naar modulaire IV-ondersteuning voor de kernprocessen van het toezicht.
• Stuur het programma, de programmaorganisatie, kernteam, projectleiders, ketenpartners en leveranciers aan op basis van de te behalen resultaten, begroting en planning.
• Bewak de meerjaren programmaplanning en -begroting, en zorg voor tijdige oplevering van deelproducten.
• Begeleid de besluitvorming bij bestuurlijke beslismomenten met CIO en Directieteam van de IGJ en het afstemmingsoverleg met VWS.

Job description

Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd

Iedereen in Nederland moet kunnen vertrouwen op goede gezondheidszorg en jeugdhulp. Zorg die je jezelf en je naasten gunt, in alle situaties en in elke fase van het leven. Daarom waken wij over de gezondheidszorg en jeugdhulp in Nederland en de internationale markt voor geneesmiddelen en medische hulpmiddelen.

We handelen vanuit het publieke belang en streven naar toezicht met effect. Daarom kiezen we in ons toezicht voor thema’s en activiteiten die het meest opleveren voor mensen die zorg of jeugdhulp nodig hebben. We gaan uit van gezond vertrouwen in de zorg- en hulpverleners. Als het nodig is grijpen we in.

We zijn open en eerlijk over hoe we die kwaliteit beoordelen, de dilemma’s die we tegenkomen en de keuzes die we dan maken. We verstaan ons vak, kennen de praktijk en spelen in op ontwikkelingen in zorg en samenleving. We werken samen waar dat kan, maar ons oordeel is altijd onafhankelijk. Zo maken wij onze verantwoordelijkheid als rijksinspectie waar. Ons motto is Duidelijk. Onafhankelijk. Eerlijk.

Wij zijn de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) met ruim 850 medewerkers, onderdeel van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS).

Programma Fundament onder IV en Toezicht

De IGJ is het programma Fundament onder IV en Toezicht gestart (FIT) om haar primaire toezichtprocessen met een vernieuwd IT-landschap en bijbehorende IT-systemen te ondersteunen. Het programma vervangt daarmee de bestaande kernsystemen. Het programma creëert een modulair applicatielandschap dat de benodigde flexibiliteit en wendbaarheid biedt om de toezichttaak van de IGJ ook in de toekomst te kunnen ondersteunen. Denk hierbij aan veranderende werkprocessen, innovaties (o.a. data-gedreven toezicht) en uitbreiding of verandering van wettelijke taken die makkelijker moeten kunnen worden doorgevoerd binnen het nieuwe landschap. Begin dit jaar is, naast het programma FIT, ook een organisatieontwikkeling in gang gezet binnen de IGJ. Beide trajecten hebben afhankelijkheden op inhoud en tijd.

Het programma FIT raakt de gehele IGJ organisatie (+/- 800 FTE) en heeft een grote impact op medewerkers in hun dagelijkse werkzaamheden. Om de programmadoelen te behalen draait het niet (enkel) om de vervanging van bestaande systemen, maar ook om de inbedding van nieuwe werkwijzen binnen alle afdelingen en teams van het toezicht. Het programma betrekt de lijnorganisatie vanaf het ontwerp tot en met de acceptatie en ingebruikname binnen de verschillende (deel)projecten en besteedt daarbij aandacht aan zowel expliciete als latente gebruikersbehoeften.

Binnen het programma FIT werken we aan onderstaande projecten waarbij elk project zich richt zich op een specifieke functionaliteit. Maar het doel is dat het vanuit de gebruiker straks voelt als één geheel: de 'Werkomgeving van toezicht'. Daarnaast wordt binnen het programma een aantal technische bouwblokken (o.a. een integratieplatform en een fine grained authorisation component - FGA- geïntroduceerd). Een deel van de functionaliteiten wordt ingevuld door standaardoplossingen en een deel gebruikmakend van low-code.

• Signaalmanagement: hiermee registreren, verrijken en beheren we alle soorten berichten die we als organisatie ontvangen die over de kwaliteit van zorg gaan: meldingen, registraties, mededelingen, aanvragen en verzoeken. Een groot gedeelte van het signaalmanagement is inmiddels gerealiseerd en in gebruik.
• Relatiemanagement: zorgt voor het centraal bewaren en beheren van o.a. alle organisaties (toezichtobjecten) die onder toezicht staan van de IGJ (nationaal en internationaal).
• Documentmanagement (DMS): met een centraal DMS kunnen we documenten efficiënter en gebruiksvriendelijker bewerken, opslaan en beheren.
• Documentcreatie: hiermee kunnen we automatisch de juiste document- en emailsjablonen selecteren, vullen en genereren, zoals rapporten en brieven. De sjablonen maken voor het voorinvullen gebruik van data uit de systemen.
• Zaakmanagement: hiermee kunnen we toezichtdossiers bewaren en beheren die de IGJ op een zaakgerichte manier wil afhandelen. Denk hierbij aan ons risico- en thematisch toezicht. Dit is, waar van nodig, inclusief de bestuurlijke maatregelen binnen een dossier.
• Inspectiebevindingen: hiermee registreren we toezichtinstrumenten, bevindingen en beoordelingen in het toezicht op een gestructureerde manier.

Het programma is inmiddels goed op stoom: alle oplossingsrichtingen zijn bekend en de inkooptrajecten zijn afgrond. Meer dan 700 collega's werken inmiddels met de nieuwe applicaties voor Signaalmanagement. Eind dit jaar worden het DMS en het integratieplatform in gebruik genomen en starten de implementaties van Zaakmanagement en Documentcreatie. Recent heeft het programma een AcICT toets doorlopen waaruit een aantal bevindingen en adviezen komen, die de IGJ ter harte neemt in het vervolg van het programma.

Wegens het vertrek van de huidige programmamanager door persoonlijke omstandigheden, zijn wij op zoek naar een ervaren programmamanager die het programma FIT naar de finish leidt eind 2027. Het programma FIT loopt bijna 2 jaar. Je stapt dus op een rijdende trein. Om in de metafoor te blijven: het spoor is duidelijk en de trein is op stoom. Het is daarom belangrijk dat dit bij je past en je er energie uit haalt om dit voort te zetten en stevig te sturen (operationeel en tactisch) op het te behalen resultaat.

Opdracht

Als programmamanager van het programma FIT breng je verschillende invalshoeken samen: bedrijfsprocessen, informatie en IV-oplossingen, programmasturing, organisatiesturing- en verandermanagement, IV-beleid en regelgeving in een overheidscontext.

Je stuurt gemotiveerde en hoogopgeleide professionals aan en weet de vragen te stellen waarmee je deze inhoudelijke deskundigen scherp houdt en de juiste kant op stuurt. Je hebt een brede kennis van IT-architectuur tot organisatie-inrichting, informatiemanagement en verandermanagement om inhoudelijke plannen op kwaliteit te kunnen beoordelen. Je bent in staat om als sparringpartner te fungeren voor alle disciplines in het kernteam, voor afdelingshoofden, de opdrachtgever en het directieteam.

Je bent er verantwoordelijk voor dat iedereen binnen FIT, de Programboard en opdrachtgever, leveranciers en het management van alle afdelingen exact begrijpen wat FIT behelst, en wat er van wie wanneer wordt verwacht. Verder acteer je in een programma-governance waarin ook de CIO en Secretaris Generaal van VWS een actieve rol vervullen.

Cruciaal is dat het bij jou als persoon past dat je op mensen afstapt en gezamenlijkheid stimuleert, zowel binnen het programmakernteam als in relatie tot de Programboard, het Directieteam en naar de afdelingshoofden. Dit is een programma voor een spin in het web die continue en proactief de verbinding en afstemming zoekt. Inlevingsvermogen, dienend leiderschap en integriteit zijn hierbij onmisbaar, maar worden geflankeerd door resultaatgerichtheid en scherp op de inhoud zijn. Snel kunnen schakelen, overzicht behouden, prioriteiten afwegen én wendbaarheid van denken zijn allemaal even belangrijk in de opzet van het programma waarin we incrementeel live-gaan en "just-in-time" ontwerpen en keuzes maken.

De programmamanager wordt aangestuurd door de Opdrachtgever FIT (Directielid) en krijgt als opdracht:

• Voer op basis van de doelarchitectuur en het programmaplan een geleidelijke transitie uit van de bestaande monolithische kernsystemen naar nieuwe (modulaire) IV-ondersteuning voor de kernprocessen van het toezicht
• Stuur het programma, de programmaorganisatie, kernteam, projectleiders, ketenpartners en leveranciers aan op basis van de te behalen resultaten, begroting en planning;
• Bewaak de meerjaren programmaplanning en -begroting waarbij je per halfjaar gedetailleerd vooruitkijkt naar de komende periode
• Stuur (samen met het hoofd Data & IV als Sr. Supplier) de externe leveranciers van het programma aan en ook de IT-dienstverlener SSC-ICT. SSC-ICT fungeert als cruciale schakel voor hosting- en integratieservices voor FIT waarbij ervaring leert dat scherpe aansturing en intensieve samenwerking noodzakelijk is.
• Begeleid de besluitvorming bij bestuurlijke beslismomenten met de CIO en het directieteam van de IGJ en het afstemmingsoverleg met VWS.
• Bewaak afhankelijkheden van het programma en het tijdig voor de FIT opleveren van (deel)-producten door andere projecten binnen de IGJ. Hierbij is ook actieve besturing van de afhankelijkheden met de organisatieontwikkeling cruciaal het komend jaar.
• Adviseer de programmaboard (stuurgroep) en opdrachtgever over te nemen besluiten. Dit geldt ook voor het tijdig agenderen van afwijkingen om bijsturing mogelijk te maken.
• Ondersteun de Hoofden Data & IV om tijdig de doorontwikkel- en beheerorganisatie gereed te maken om de producten van FIT in ontvangst te nemen. Betrek de toekomstige beheerorganisatie binnen de uitvoering van het programma en zorg uiteindelijk voor een gedegen overdracht van FIT naar de beheerorganisatie.
• Ondersteun en begeleid de Management Teams van de verschillende toezichtafdelingen om succesvol de nieuwe systemen en werkprocessen in gebruikt te nemen om zo de gedefinieerde baten te behalen.