Programma Secretaris

Services, Research Support and Valorization; Eindhoven; On-site; EUR 43,222 - 58,746; Full time

Benefits offered by this job

Bruto maandsalaris €3.873–€5.264

8% vakantietoeslag

8,3% eindejaarsuitkering

flexibele werktijden

vergoedingen woon-werkverkeer

Job summary

TU/e zoekt een gedreven medewerker voor ondersteuning van het Grant Support Team binnen het Research Support Office. Je werkt nauw samen met project- en Focus Area-leiders en ondersteunt bij EU-financieringsanalyses, dashboards en managementinformatie.

Je bent HBO-niveau, beheerst Nederlands en Engels uitstekend en hebt ervaring met Microsoft Office, intranetbeheer en sociale media. Een flexibele en proactieve houding zijn vereist.

Qualifications

• HBO-niveau vereist.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels.
• Ervaring met Microsoft Office (Excel en PowerPoint).
• Sterke organisatorische en planningsvaardigheden.
• Communicatief vaardig en klantgericht.

Responsibilities

• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen.
• Verzamelen en samenstellen van presentaties.
• Versturen van vergaderstukken en notuleren waar nodig.
• Bewaken van actiepunten en voortgang van projecten.
• Ondersteunen van het Grant Support Team en EU Action Plan.
• Ondersteunen bij kwartaalrapportages aan Advisory Board en instituten.

Skills

Microsoft Office

Excel

PowerPoint

Intranetbeheer

Sociale media

Organiseren

Plannen

Communicatief vaardig

Proactief

Klantgericht

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Office

Job description

Functieomschrijving

Taken en verantwoordelijkheden

Je houdt je onder andere bezig met:

• organiseren en voorbereiden van vergaderingen;
• verzamelen en samenstellen van presentaties;
• versturen van vergaderstukken;
• bewaken van actiepunten; notuleren van overleggen;
• voortgang bewaken van projecten en Focus Areas;
• ondersteunen van de programmaleider bij overleg met project- en Focus Area-leiders;
• opvolgen van afspraken en signaleren waar ondersteuning nodig is;
• ondersteunen bij kwartaalrapportages aan de Advisory Board, instituten en faculteiten;
• ondersteunen bij EU-financieringsanalyses, dashboards, rapportages en managementinformatie.

Daarnaast ondersteun je uiteenlopende projecten, zoals:

• trainingen voor onderzoekers en ondersteunend personeel;
• bezoeken van Europese Commissie-functionarissen aan de TU/e;
• TU/e-bezoeken aan Brussel;
• het interne netwerk van laureaten, panelleden en evaluatoren;

Verder ondersteun je administratief bij:

• deelname aan Europese Partnerships en Associations;
• registraties in subsidieportalen;
• communicatie samen met communicatieadviseurs, zoals:
  • de RSN-nieuwsbrief;
  • de EU Action Plan-intranetpagina;
  • de Teams-omgeving van het programma.

Hiërarchisch val je onder het Grant Support Team van het Research Support Office, maar inhoudelijk maak je dagelijks deel uit van het multidisciplinaire EU Action Plan-team. Het is een afwisselende functie met veel contacten binnen de universiteit.

Wij zoeken een collega die:

• beschikt over hbo-werk- en denkniveau;
• uitstekend Nederlands en Engels beheerst, zowel mondeling als schriftelijk;
• ervaring heeft met Microsoft Office (met name Excel en PowerPoint), intranetbeheer en sociale media;
• sterk is in organiseren en plannen;
• communicatief vaardig is;
• proactief, klantgericht en verantwoordelijk is;
• goed kan omgaan met onverwachte en urgente werkzaamheden;
• zelfstandig én flexibel werkt;
• prettig samenwerkt met collega's binnen en buiten het programma.

Arbeidsvoorwaarden

Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Daarnaast bieden we jou:

• Een bruto maandsalaris van minimaal € 3.873,- tot maximaal € 5.264,- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 9cao Nederlandse Universiteiten );
• 8% vakantietoeslag;
• een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%;
• de mogelijkheid om extra verlof op te bouwen of een sabbatical op te nemen;
• aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden;
• flexibele werktijden voor een goede werk-privébalans;
• ruime ontwikkelingsmogelijkheden, zoals coaching, workshops en mentoring;
• gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof;
• vergoedingen voor woon-werkverkeer, thuiswerken en internet;
• Een tijdelijke aanstelling bij EuFlex behoort tot de mogelijkheden voor de duur van één jaar, met mogelijk uitzicht op een vast dienstverband.

Wij zijn een toonaangevende internationale universiteit waar wetenschappelijke nieuwsgierigheid samenkomt met een pragmatische, hands‑on mentaliteit. We werken op een open en samenwerkingsgerichte manier met hightechindustrieën om complexe maatschappelijke uitdagingen aan te pakken. Onze verantwoordelijke en respectvolle benadering zorgt voor impact — vandaag én in de toekomst. TU/e is de thuisbasis van meer dan 13.000 studenten en ruim 7.000 medewerkers, samen een diverse en bruisende academische gemeenschap.

Onze universiteit bevindt zich in Brainport Eindhoven — een wereldwijd toonaangevende technologieregio met meer dan 7.000 hightechbedrijven en sterke R&D‑activiteiten. Brainport staat bekend om doorbraken op het gebied van AI, fotonica, halfgeleiders en geavanceerde maakindustrie. Het is een regio waar technologie in dienst staat van mensen en de samenleving. Meer informatie over de Brainport‑regio vind je hier .

Dienstverband Bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd