PMO medewerker in internationale digital omgeving

Allinq; Schiphol; Hybrid; EUR 36,000 - 51,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaris tussen €3.208 en €4.582

25 vakantiedagen

8% vakantiegeld

Reiskostvergoeding

Laptop en telefoon van de zaak

Hybride werken met thuiswerkvergoeding

Goede pensioenregeling

Job summary

Allinq zoekt een administratieve professional voor PMO- en administratieve ondersteuning in Schiphol, Noord-Holland. Je bewaakt planning en actielijsten, verzorgt status- en voortgangsrapportages en beheert de projectadministratie.

Daarnaast verwerk je facturatie in IFS en ondersteun je bij kosten- en resourceplanning. Je bent eerste aanspreekpunt voor documentatie, kosten en deadlines, onderhoudt leverancierscontact en regelt hotelboekingen en events.

Qualifications

• MBO-niveau 4, met sterke administratieve en projectmanagement vaardigheden.
• Ervaring met Excel en het verwerken van administratieve dossiers.
• Analytisch en nieuwsgierig: jij gaat door tot je weet wat er écht speelt.
• Stevig in de schoenen, durft vragen te stellen en collega’s aan te spreken.

Responsibilities

• Bewaakt de planning en actielijst en verwerkt wijzigingen.
• Verzorgt heldere statusrapportages, KPI-overzichten en voortgangsrapporten.
• Onderhoudt de projectadministratie en archiveert documentatie.
• Verzorgt het proces van facturatie in IFS.
• Ondersteunt bij resourceplanning met inzet van middelen en capaciteit.
• Signaleert knelpunten en doet verbetervoorstellen voor de projectaanpak.
• Eerste aanspreekpunt voor vragen over documentatie, kosten en deadlines.
• Ondersteunt in de standaardisatie van processen.
• Biedt administratieve support bij het directe proces.
• Inventariseert en categoriseert documentatie van klanten in systemen.
• Draagt zorg voor juiste ontvangst en classificatie van documenten.
• Beheert tijdige oplevering van data en bijbehorende documentatie aan klant.
• Onderhoudt contact met leveranciers en registreert orders en facturen.
• Plant afdeling/busines unit brede vergaderingen en documentatie.
• Boekt hotels en biedt buitendienstondersteuning.
• Controleert uren binnen projecten en signaleert afwijkingen.

Skills

Analytisch

Nieuwsgierig

Vragen durven stellen

Teamgericht

Education

MBO-niveau 4

Tools

Excel

Job description

PMO:

• Bewaakt de planning en actielijst en verwerkt de wijzigingen.

• Verzorgt heldere statusrapportages, KPI-overzichten en voortgangsrapporten.

• Onderhoudt de projectadministratie en archiveert documentatie.

• Verzorgt het proces van facturatie in IFS.

• Ondersteunt bij resourceplanning met de inzet van middelen en capaciteit en houdt kosten bij.

• Signaleert knelpunten en doet verbetervoorstellen voor de projectaanpak.

• Eerste aanspreekpunt voor vragen over documentatie, kosten, afspraken en deadlines.

• Ondersteunt in de standaardisatie van processen.

Administratief:

• Biedt administratieve support bij het directe proces.

• Inventariseert en categoriseert documentatie van klanten in de desbetreffende systemen.

• Draagt zorg voor juiste ontvangst, beoordeling en categorisering van documenten die vanuit de klant worden ontvangen over hun te digitaliseren assets.

• Bewaakt en borgt als afronding van het primaire proces dat data en bijbehorende documentatie tijdig wordt opgeleverd aan de klant.

• Onderhoudt contact met leveranciers.

• Zorgt voor de correcte registratie en administratie van klantprojecten.

• Stelt facturen en inkooporders op, verwerkt dit juist in de administratie en beantwoordt vragen m.b.t. orders en facturen.

• Plant afdeling/business unit brede vergaderingen en afspraken in voor de betrokkenen en zorgt voor de juiste documentatie.

• Draagt zorg voor het boeken van hotels en biedt administratieve support en ontzorging aan de buitendienst.

• Controleert en bewaakt de gemaakte uren binnen projecten en signaleert wanneer zich (terugkerende) afwijkingen of problemen voordoen.

• Ondersteunt bij het organiseren van events door o.a. het opvragen van offertes, afspraken te maken en in te plannen met (externe) betrokkenen, benodigde materialen tijdig (laten) klaarzetten.

Wie zijn wij?

Bij Allinq draait alles om verbinding. Al meer dan 60 jaar ontwerpen, bouwen en onderhouden we de netwerken die Nederland online houden. Van glasvezel en coax tot draadloze verbindingen, boven én onder de grond. Met ruim 800 vakmensen en betrouwbare partners werken we voor opdrachtgevers als KPN,VodafoneZiggo, Schiphol Airporten Glaspoort. We staan bekend om onze slimme, duurzame aanpak en hechte samenwerking in de keten. Allinq is onderdeel van de Allinq Group met ruim 2.000 collega’s in Nederland, Duitsland en Tsjechië. Samen bouwen we elke dag aan een verbonden en toekomstbestendig netwerk.

Wat breng je mee?

• MBO-niveau 4, met sterke administratieve en projectmanagement vaardigheden.
• Ervaring met Excel en het verwerken van administratieve dossiers.
• Analytisch en nieuwsgierig: jij gaat door tot je weet wat er écht speelt.
• Stevig in de schoenen, durft vragen te stellen en collega’s aan te spreken.

Wat bieden wij?

Een werkgever waar je op kunt bouwen! Onze medewerkers bepalen het succes van Allinq. Samen moeten we de klus klaren, onze manier van werken is daarom heel bepalend. We hebben een bijzondere cultuur waarin we je kansen bieden om te blijven groeien. Uitdaging om continue in beweging te blijven. Fijne collega's die je graag verder helpen. En een werkklimaat waarin we je stimuleren om met verbeterideeën te komen!

Verder krijg je:

• Een salaris tussen de €3.208 en €4.582 gebaseerd op 40 uur.
• 25 vakantiedagen bij een fulltime dienstverband.
• 8% vakantiegeld.
• Een reiskostvergoeding van €0,25per kilometer.
• Een telefoon en laptop van de zaak.
• De mogelijkheid om hybride te werken, met een thuiswerkvergoeding van €2,45per dag.
• Een goede pensioenregeling.

Het is, in eerste instantie, een functie voor de periode van 6 maanden.

• MBO-niveau 4, met sterke administratieve en projectmanagement vaardigheden.
• Ervaring met Excel en het verwerken van administratieve dossiers.

• Vakgebied: Administratief