Operations Manager - Binnendienst & systemen

Maarten van Vliet Makelaars; Heemstede; On-site; EUR 60,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Vaste werkplek in Heemstede

Fulltime dienstverband

Opleiding in Pipedrive en automatising

Direct samenwerken met Maarten

Kwartaal- en wekelijkse ritmes

Job summary

Maarten van Vliet Makelaars zoekt een Operations Manager die dagelijks zorgt voor een vlekkeloze kantooroperatie. Je regelt planning, telefoon en dossiers, bewaakt deadlines en houdt het KPI-dashboard up-to-date.

Je bent verantwoordelijk voor systemen en processen, automatiseringen en data-analyse, werkt zelfstandig en hebt affiniteit met CRM-systemen zoals Pipedrive. Je werkt fulltime op ons kantoor in Heemstede en rapporteert aan de directie.

Qualifications

• Ruime ervaring met het organiseren of aansturen van dagelijkse werkzaamheden binnen een commerciële omgeving.
• Ervaring met Pipedrive is een sterke plus en kennis van CRM-systemen is vereist.
• Je kunt KPI’s en een scorecard beheren en vertalen naar acties.

Responsibilities

• Verantwoordelijk voor dagelijkse operatie en systemen/processen achter de kantoororganisatie.
• Beheren van planning, telefoon, dossiers en data; zorgen voor tijdige antwoorden en juiste toewijzing.
• Zorgen dat Pipedrive up-to-date is en dossiers een volgende stap hebben; dashboards en automatiseringen beheren.

Skills

CRM-systemen

Pipedrive-ervaring

Automatisering

KPI & scorecards

Plannen & prioriteren

Communicatie

Tools

Pipedrive

Make

Zapier

Job description

Your role

Maarten van Vliet Makelaars groeit en daarmee groeit ook de operatie achter het kantoor.

Daarom zoeken we een Operations Manager die ervoor zorgt dat het kantoor iedere dag goed loopt. De planning klopt, de telefoon wordt opgenomen, dossiers hebben een duidelijke volgende stap en de cijfers liggen op tijd op tafel.

Je bent verantwoordelijk voor de dagelijkse operatie én voor de systemen en processen daarachter. Ongeveer 70% van je tijd zit in planning, telefoon, dossiers en data. De overige 30% richt je je op systemen, automatiseringen, KPI’s en het verbeteren van processen.

Dit is nadrukkelijk een doe-rol met eigenaarschap. Geen stafrol vanaf de zijlijn.

De groei van Maarten van Vliet Makelaars vraagt om iemand die overzicht houdt en verantwoordelijkheid neemt voor de dagelijkse operatie.

Je houdt je onder andere bezig met:

• telefoon, inbox en dagelijkse planning;
• het plannen van bezichtigingen, fotografie, video-opnames, inmetingen, styling en energielabels;
• zorgen dat vragen binnen één werkdag worden beantwoord of bij de juiste collega terechtkomen;
• het begeleiden van standaard verkoopdossiers van opdracht tot overdracht;
• bewaken dat stukken compleet zijn en deadlines worden gehaald;
• verkopers en kopers op de hoogte houden;
• zorgen dat Pipedrive actueel is en ieder dossier een volgende stap heeft;
• beheren van velden, pipelines, automatiseringen en dashboards;
• nieuwe collega’s goed inrichten in Pipedrive;
• contact onderhouden met de Pipedrive-partner en de bouwer van het toekomstige klantportaal;
• wekelijks de scorecard en KPI’s voorbereiden;
• maandcijfers aanleveren en afwijkingen signaleren;
• checklists, templates en processen vastleggen en actueel houden;
• zoeken naar manieren waarop processen slimmer en efficiënter kunnen.

Voor koopakte-concepten werk je samen met de senior transactiecoördinator.

Your profile

Je hebt ruime ervaring met het organiseren of aansturen van dagelijkse werkzaamheden binnen een commerciële omgeving. Je bent gewend om overzicht te houden, prioriteiten te stellen en collega’s aan te spreken wanneer iets niet goed loopt.

Ervaring binnen de makelaardij heeft de voorkeur. Ook een achtergrond binnen hypotheekadvies of het notariaat kan goed aansluiten, omdat je dan het proces en het belang van goede dossiers en deadlines al kent.

Een makelaarsdiploma is niet nodig.

Daarnaast:

• werk je vanzelfsprekend met CRM-systemen;
• is ervaring met Pipedrive een sterke plus;
• heb je gevoel voor automatiseringen en integraties, zoals Make, Zapier of andere koppelingen, of maak je jezelf dit snel eigen;
• kun je werken met KPI’s en een scorecard;
• zie je snel wanneer cijfers of processen afwijken;
• ben je betrouwbaar en vindingrijk;
• houd je overzicht wanneer het druk wordt;
• kun je zelfstandig besluiten nemen;
• vind je het prettig als dingen kloppen en goed zijn vastgelegd;
• kun je ook ervaren collega’s op een normale, duidelijke manier aanspreken;
• ben je fulltime beschikbaar en vijf dagen per week aanwezig op kantoor in Heemstede.

What we offer

Je krijgt een belangrijke positie binnen een kantoor dat volop in ontwikkeling is.

Maarten van Vliet Makelaars werkt in Kennemerland en Amsterdam en richt zich op woningen in het midden- en hogere segment. Het kantoor combineert persoonlijke makelaardij met veel aandacht voor marketing, video en technologie. De eigen website bevestigt onder meer de sterke focus op cinematische woningvideo’s en een eigen videograaf.

Je kunt rekenen op:

• veel eigenaarschap over de dagelijkse operatie;
• directe samenwerking met Maarten;
• een vast weekritme en kwartaalsessies;
• opleiding in Pipedrive en automatisering;
• betrokkenheid bij de verdere ontwikkeling van systemen en het klantportaal;
• een marktconform salaris, afhankelijk van ervaring;
• een fulltime contract;
• een vaste werkplek op kantoor in Heemstede.

Je rapporteert aan Maarten van Vliet en werkt dagelijks samen met de salesmanager, senior transactiecoördinator Liz en coördinator aankoop Paulien.

About us

Maarten van Vliet Makelaars is een NVM-makelaarskantoor in Heemstede, actief in Kennemerland en Amsterdam. Het kantoor begeleidt klanten bij aankoop, verkoop en taxatie en richt zich onder meer op het midden- en hogere woningsegment.

Het kantoor werkt sterk vanuit woningmarketing en video. Iedere woning krijgt een cinematische video en Maarten van Vliet Makelaars werkt hiervoor met een eigen videograaf.

Het team bestaat uit makelaars, binnendienst en marketing. Binnen deze rol word jij degene die ervoor zorgt dat de operatie en systemen achter die commerciële organisatie meegroeien.

Verhuis naar je toekomst. #FindYourFuture