Operations coördinator

VastgoedFotograaf.nl; Haarlem; On-site; EUR 36,000 - 43,000; Full time

Benefits offered by this job

Fulltime 40 uur

Vast jaarcontract

€ 3.500 bruto/maand

8% vakantiegeld

Reiskostenvergoeding

Laptop en telefoon van de zaak

Opleidingen en cursussen

25 vakantiedagen

Werkplek in De Koepel Haarlem

Job summary

VastgoedFotograaf.nl in Haarlem zoekt een betrokken coördinator die het overzicht houdt van aanvraag tot oplevering en facturatie. Je schakelt tussen klanten, fotografen en editors en bewaakt deadlines om leveringen tijdig te leveren via ons portaal.

Je werkt zelfstandig aan verbeteringen en maakt gebruik van onze eigen software en AI. Het betreft een fulltime positie van 40 uur met een jaarcontract en uitzicht op vast, salaris €3.500 bruto per maand + 8% vakantiegeld en reiskosten.

Qualifications

• Ervaring en opleiding zijn mooi meegenomen, maar niet verplicht; je wordt intern ingewerkt.
• Verantwoordelijkheid nemen, overzicht en prioriteiten stellen.
• Gastvrij en klantgericht, aan de telefoon voel je je thuis.
• Commercieel gevoel en relatieopbouw met klanten.
• Overzicht bij veel tegelijk spelen; niets laten liggen.
• Digitaal handig, snel leren van onze software en AI.

Responsibilities

• Aanvragen aannemen en shoots inplannen, snel terugbellen.
• Offertes opstellen en versturen, en klantvragen afhandelen.
• Team aansturen: fotograaf, editors en tekenaars; contact houden, deadlines bewaken.
• Materialen na shoots verwerken en beschikbaar maken voor editors.
• Werk controleren en opleveren via ons portaal.
• Klanten nabellen, feedback verwerken en zorgen voor herhaalopdrachten.
• Facturen en betalingen bewaken; boekhouding blijft bij onze boekhouder.
• Slimmer werken door eigen software en AI toe te passen.

Skills

Gastvrijheid

Klantgericht

Commercieel inzicht

Overzicht houden

Nauwkeurig

Digitaal vaardig

Taalvaardigheid NL/ENG

Education

Opleiding gewenst (niet verplicht)

Job description

Wij zijn Vastgoedfotograaf.nl, vanuit De Koepel in Haarlem. Voor makelaars, beleggers en eigenaren maken we foto's, video, 360 tours, dronebeelden, plattegronden en NEN 2580 metingen, van woningen tot grote kantoorpanden. Alles loopt via ons eigen portaal, met fotografen in het veld en vaste editors en tekenaars in binnen en buitenland.

Onze klanten verwachten snelheid, kwaliteit en goede service. Met steeds meer opdrachten, fotografen op locatie en editors en tekenaars in binnen- en buitenland zoeken we iemand die het overzicht houdt. Jij regelt dat alles soepel verloopt: van de eerste aanvraag tot de oplevering en factuur. Je hebt direct contact met klanten, stuurt het team aan en lost problemen op voordat ze groter worden. En je kijkt verder dan de dagelijkse planning. Zie je hoe iets slimmer, sneller of beter kan? Dan krijg je de ruimte om dat zelf te verbeteren.

We zijn een jong bedrijf met grote ambities. Dat betekent korte lijnen, veel vrijheid en soms flink aanpakken. Je krijgt de ruimte om mee te denken, dingen te verbeteren en verantwoordelijkheid te nemen. We zoeken mensen die het leuk vinden om samen iets op te bouwen en voor langere tijd mee willen groeien.

Wat je gaat doen

• Aanvragen aannemen en shoots inplannen. Komt er een aanvraag binnen, dan bel jij binnen een paar minuten terug.
• Offertes opstellen en versturen, en klantvragen in de inbox zelf afhandelen.
• Ons team aansturen: de fotograaf in het veld en onze editors en tekenaars. Jij houdt contact, zet opdrachten klaar, bewaakt deadlines en belt na als iets blijft liggen.
• Na elke shoot het materiaal verwerken: bestanden van de fotograaf overzetten, uitzoeken en klaarzetten voor onze editors.
• Het werk controleren voordat het naar de klant gaat, en opleveren via ons portaal.
• Klanten nabellen, feedback verwerken en zorgen dat ze terugkomen.
• Facturen en betalingen bewaken, zodat alles op tijd betaald wordt. De boekhouding zelf doet onze boekhouder.
• Alles beter en slimmer maken. Ons bedrijf draait op eigen software en veel AI. Jij kijkt waar de tijd heen gaat, komt met oplossingen en stroomlijnt het werk, niet alleen managen maar echt verbeteren.

Geen eindeloos typwerk: het saaie administratieve deel is al grotendeels geautomatiseerd. Jouw werk zit in schakelen, controleren en de klant snel helpen.

Wie we zoeken

Ervaring en een opleiding zijn mooi meegenomen, maar niet verplicht. We werken je zelf in, en snel. Wat we wel zoeken:

• Je neemt verantwoordelijkheid. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en zorgt dat afspraken worden nagekomen. Je wacht niet totdat iemand je vertelt wat je moet doen, maar ziet zelf wat nodig is.
• Je bent gastvrij en klantgericht, aan de telefoon voel je je thuis.
• Je hebt commercieel gevoel. Je begrijpt wat klanten belangrijk vinden, herkent kansen en vindt het leuk om relaties op te bouwen. Een tevreden klant die terugkomt, daar haal jij voldoening uit.
• Je houdt overzicht als er tien dingen tegelijk spelen, en je laat niets liggen.
• Je bent nauwkeurig: een fout in een plattegrond of factuur zie jij als eerste.
• Je bent digitaal handig. Nieuwe software heb je snel onder de knie en je vindt het leuk om uit te zoeken hoe werk slimmer kan. We gebruiken veel eigen software en AI, dus nieuwsgierigheid naar technologie komt goed van pas.
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands, en redt je prima in het Engels, want ons team zit ook in het buitenland.

We houden van een open plek waar iedereen met ideeën kan komen. Zie je iets wat beter kan, dan horen we dat graag, en dan proberen we het gewoon.

Wat we bieden

• Een fulltime baan van 40 uur, met een jaarcontract en uitzicht op vast.
• € 3.500 bruto per maand, plus 8% vakantiegeld. Groei je mee, dan groeit je salaris mee.
• Reiskostenvergoeding.
• Telefoon en laptop van de zaak.
• Opleidingen en cursussen die je verder helpen, betalen wij.
• 25 vakantiedagen.
• Een werkplek in De Koepel in Haarlem, de oude koepelgevangenis, tussen andere ondernemers.
• Je krijgt de ruimte om jezelf te ontwikkelen en steeds meer verantwoordelijkheid te nemen. Naarmate ons bedrijf groeit, ontstaan er nieuwe mogelijkheden. We bespreken regelmatig hoe je functie en arbeidsvoorwaarden daarin kunnen meegroeien.