Officemanager / Managementassistent

ONTAPE; Warmond; On-site; EUR 36,000 - 47,000; Full time

Job summary

ONTAPE zoekt een enthousiaste Office Manager voor een vaste, fulltime functie op onze locatie in de omgeving van Leiden.

Je werkt nauw samen met de Managing Director en fungeert als verbindende schakel tussen kantoor en productie. Je beheert HR-documentatie, facilitaire zaken en recruitmentondersteuning, en ontvangt internationale klanten op een representatieve manier.

Qualifications

• Een energieke, punctuele en proactieve werkhouding met sterk organisatievermogen.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden en het vermogen om te schakelen tussen directie, kantoor en productieomgeving.
• Een representatieve uitstraling en professionaliteit om discreet en servicegericht om te gaan met een exclusieve klantenkring.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels; voertaal op de werf is deels internationaal.
• Beschikbaarheid voor 32-40 uur per week op locatie.

Responsibilities

• Volledig ontzorgen van de directie en algemene office management taken oppakken.
• Intern personeelsevents en teambuilding organiseren en coördineren.
• HR-documentatie, contracts en personeelsdossiers opstellen en beheren.
• Recruitmentondersteuning, vacatures uitzetten en sollicitatiegesprekken plannen.
• Facilitaire, organisatorische en kantoorgerelateerde zaken beheren.
• Internationale klanten, leveranciers en gasten gastvrij ontvangen op de werf.
• Centraal aanspreekpunt zijn voor kantoor en werkvloer.

Skills

Organisatievermogen

Communicatieve vaardigheden

Representatieve uitstraling

Taalvaardigheid Nederlands & Engels

Job description

De werkgever is een unieke en toonaangevende speler binnen de Nederlandse jachtbouw, gevestigd op een strategische en goed bereikbare locatie in omgeving Leiden. Met een hecht team van circa 50 gepassioneerde medewerkers bouwt de organisatie volledig op maat gemaakte, high-end luxe tenderboten en chase boats (10 tot 20 meter) voor de absolute wereldtop. Als officiële partner van gerenommeerde megajachtbouwers levert zij unieke vaartuigen die vanaf de eerste schets tot aan de oplevering volledig in eigen huis worden ontwikkeld. Binnen deze exclusieve markt telt alleen de allerhoogste kwaliteit en geavanceerde innovatie, zoals het toepassen van hoogwaardige carbon composieten. De productielocatie zelf is indrukwekkend: een volledig gemoderniseerde, historische vliegtuighangar met karakteristieke houten bogen van 30 meter breed. Ondanks het miljoenenbudget van de projecten en de ultra-vermogende internationale klantenkring, is de cultuur op de werf nuchter, warm en no-nonsense. Men staat hier met beide benen op de grond, er heerst een sterk teamgevoel en de lijnen zijn uiterst kort.

Voor deze vaste positie zoeken we een enthousiaste en zelfstandige professional die bewust kiest voor een stabiele, fulltime rol op locatie en bij voorkeur een gezonde dosis levenservaring meebrengt.

Verder breng je het volgende mee:

• Een energieke, punctuele en proactieve werkhouding met een sterk organisatievermogen;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden en het vermogen om makkelijk te schakelen tussen directie, kantoor en de nuchtere productieomgeving;
• Een representatieve uitstraling en de professionaliteit om discreet en servicegericht om te gaan met een exclusieve klantenkring;
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, aangezien de voertaal op de werf deels internationaal is;
• Beschikbaarheid voor 32-40 uur per week om volledig op locatie te werken.

De werkzaamheden

In deze veelzijdige en centrale rol ben je als Office Manager de drijvende kracht achter de schermen. Je bent absoluut geen klassieke Executive Assistant, maar een proactieve regelaar die de organisatie ontzorgt en ervoor zorgt dat de dagelijkse operatie op rolletjes loopt. Je werkt heel nauw samen met de toegankelijke en betrokken Managing Director, die al vanaf de oprichting aan het roer staat. Daarnaast fungeer je als de verbindende schakel tussen het kantoor en de werkvloer, waar de vakmensen en bootbouwers de droomproducten realiseren. Je bent verantwoordelijk voor het algehele officemanagement, waarbij je tevens de rol van management assistant deelt. Je takenpakket is uiterst divers: van het opstellen van HR-documentatie tot het coördineren van facilitaire zaken en teambuildingactiviteiten. Ook ben je het visitekaartje van de organisatie; wanneer zeer vermogende klanten de werf bezoeken, weet jij hen op een uiterst representatieve en professionele wijze te ontvangen.

Je dagelijkse taken omvatten onder andere:

• Het volledig ontzorgen van de directie en het oppakken van algemene office management taken;
• Het organiseren en coördineren van interne personeelsevents, bijeenkomsten en de bekende teambbq's;
• Het opstellen en beheren van HR-documentatie, contracten en personeelsdossiers;
• Het ondersteunen van het recruitmentproces, waaronder het uitzetten van vacatures en het inplannen van sollicitatiegesprekken;
• Het beheren en regelen van alle facilitaire, organisatorische en kantoorgerelateerde zaken;
• Het representatief ontvangen van internationale klanten, leveranciers en gasten op de werf;
• Het fungeren als centraal aanspreekpunt voor zowel de kantoormedewerkers als de vakmensen op de werkvloer.

Is dit iets voor jou?

Je komt te werken in een inspirerende werkomgeving binnen een dynamische, internationale en groeiende onderneming waar echt vakmanschap centraal staat. De cultuur is nuchter, de collega's zijn gepassioneerd en er is volop ruimte voor persoonlijke ontwikkeling.

Daarnaast wordt er gezorgd voor de juiste randvoorwaarden, waaronder:

• Een aantrekkelijk salaris passend bij jouw ervaring tussen 3200,- en 4200,-;
• Prima secundaire arbeidsvoorwaarden conform de HISWA CAO;
• 25 vakantiedagen aangevuld met adv-dagen bij een fulltime dienstverband;
• Een unieke werkplek in een prachtig verbouwde, historische hangar aan het water;
• Directe samenwerking met een betrokken directie en een warm, nuchter team van vakspecialisten.