Office manager - Meppel

Moore MKW; Ommen; On-site; EUR 33,000 - 54,000; Part time

Benefits offered by this job

Bruto maandsalaris €3.000–€4.800

30 vakantiedagen (fulltime basis)

Reiskostenvergoeding €0,25/km

Internetvergoeding €50,-/maand

iPhone en laptop

Professional Programma

Sportitems/kleding €75,-/jaar

OpenUp welzijnsplatform

Job summary

Moore MKW Meppel zoekt een kantoormanager die zorgt voor een vlekkeloze ondersteuning van de vestiging en coördineert facilitaire en administratieve processen. Je bent het aanspreekpunt voor klanten en interne afdelingen zoals IT en HR, stuurt het secretariële team aan en bewaakt kantoorprocessen met aandacht voor privacy en discrete omgang.

Je rapporteert aan de vestigingsleiding, plant bijeenkomsten, beheert voorraad en huisvesting, en draagt bij aan een professionele, no-nonsense cultuur op

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau en minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
• 24–32 uur per week op kantoor Meppel beschikbaar.
• Goede beheersing van Microsoft 365.
• Positieve en energieke houding; gezicht naar klanten en collega’s.
• Structureren, coördineren en organiseren; sterke organisatorische vaardigheden.
• Leidinggeven aan een klein secretariaats-team.
• Integer en discreet omgaan met privacygevoelige informatie.

Responsibilities

• Hoogwaardige secretariële en administratieve ondersteuning aan directie en collega's.
• Afhandelen van correspondentie en facilitaire taken zoals voorraadbeheer en huisvesting.
• HR-gerelateerde administratie en ondersteuning richting IT en Facilities.
• Bijeenkomsten/evenementen plannen en coördineren; faciliteiten en catering regelen.
• Kantoorprocessen bewaken en verbeterpunten signaleren.

Skills

Organisatievermogen

Coördinatie

Teamleiding

Education

HBO werk- en denkniveau

Minimaal 5 jaar relevante ervaring

Tools

Microsoft 365

Job description

Ben jij een organisatietalent met een passie voor algehele ondersteuning op onze vestiging Meppel? Moore MKW zoekt een enthousiaste Office manager! Je biedt onder andere hoogwaardige secretariële en administratieve ondersteuning, coördineert vestigingszaken, ondersteunt collega’s in hun werk met onze klanten en bent het aanspreekpunt bij contact met andere locaties en business supportafdelingen zoals IT en HR.

Wat doe je als office manager?

Je krijgt energie van organiseren, bereidt vergaderingen voor en handelt correspondentie af. Als aanspreekpunt voor interne en externe contacten heb je een helikopterview over de vestiging en de regio en zie je het belang in van goede communicatie. In de samenwerking met de collega’s kan je blind op elkaar vertrouwen en zorg jij dat alles tot in de puntjes geregeld wordt. Verder zorg jij voor de aansturing en coaching van de twee huidige secretariaat collega’s.

Verder ben je verantwoordelijk voor:

• Het bieden van hoogwaardige secretariële en administratieve ondersteuning aan de directie en collega’s op de vestiging, met als doel een efficiënte en effectieve (samen)werking van de locatie te waarborgen.
• Afhandelen van inkomende en uitgaande correspondentie en zorgen voor facilitaire zaken zoals voorraadbeheer en huisvesting.
• Zorgen voor alle HR gerelateerde administratie, vragen en ondersteuning richting de business support afdelingen, zoals IT en Facility.
• Plannen, organiseren en coördineren van bijeenkomsten en evenementen, zowel professioneel als gestructureerd. Je coördineert faciliteiten, catering en andere logistieke aspecten. Je zorgt voor een goede voorbereiding en opvolging.
• Bewaken van kantoorprocessen en signaleren van algehele verbeterpunten.

Bij Moore MKW Meppel maak je deel uit van een hecht team waar ervaren professionals en jong talent samenwerken, elkaar inspireren en van elkaar leren. Er wordt intensief samengewerkt, maar ook veel gelachen. De sfeer is open, toegankelijk en betrokken, waardoor je je snel thuis voelt en makkelijk bij collega’s kunt aankloppen.

Wat Meppel kenmerkt, is de no-nonsense mentaliteit. Collega’s zijn nuchter, denken graag met elkaar mee en de drempel om elkaar op te zoeken is laag. Er is veel vertrouwen in elkaar en iedereen krijgt de ruimte om mee te denken en zijn of haar mening te geven. Die open cultuur zorgt voor een fijne dynamiek op kantoor.

Wie ben jij en wat breng je mee?

• Je hebt HBO werk- en denkniveau, met minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie als office manager, management assistent of executive assistent.
• Je bent voor 24-32 uur per week beschikbaar, op ons kantoor in Meppel.
• Je beschikt over goede beheersing van Microsoft 365.
• Je hebt een positieve en energieke houding en je bent het gezicht en aanspreekpunt naar klanten en collega’s op de vestiging.
• Je wordt blij van structureren, coördineren en organiseren, gericht op jouw eigen werk en voor anderen.
• Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en beschikt over uitstekende organisatorische vaardigheden.
• Je krijgt energie van het leidinggeven aan een klein team van collega’s in het secretariële team.
• Je werkt integer en discreet en weet goed om te gaan met privacygevoelige informatie.

Wat bieden wij jou?

• Een bruto maandsalaris tussen €3.000 en €4.800, exclusief 8% vakantiegeld op basis van een fulltime (40 uur) dienstverband en afhankelijk van ervaring.
• 30 vakantiedagen (op fulltime basis), waarbij je de optie hebt om 10 dagen bij te kopen. Zo heb je genoeg tijd om ook buiten werk te genieten van vrije tijd.
• Je ontvangt een reiskostenvergoeding van €0,25 per kilometer voor woon-werkverkeer en voor ritten naar klanten en/of kantoor-kantoor ontvang je €0,34 per kilometer.
• Een iPhone en een laptop vanuit ons om je werk uit te kunnen voeren, plus een internetvergoeding van €50,- netto per maand (op fulltime basis).
• Aandacht voor persoonlijke ontwikkeling: samen met jouw buddy leer jij alles binnen onze organisatie en wij melden je automatisch aan voor ons Professional Programma.
• Jaarlijks kan je via onze eigen webshop sportitems of -kleding bestellen voor €75,- om jouw vitaliteit te bevorderen.
• Wij werken samen met OpenUp; het platform om jouw mentale welzijn te bevorderen door middel van webinars, praktische tips en professionele ondersteuning.

Lees hier alles over onze arbeidsvoorwaarden en wat wij voor jou kunnen betekenen. Samen gaan we voor jouw werkgeluk!