Office Manager

Werkmandejong; Veenendaal; On-site; EUR 39,000 - 49,000; Full time

Benefits offered by this job

Salary range €3,500–€4,400

Flexible 24–32 uur

28 vakantiedagen

Pensioen & reiskostenvergoeding

Lunch, parkeren & telefoon

Ontwikkelingsbudget

Teamuitjes & vrijdagborrels

Job summary

Synergia zoekt een gedreven Office Manager voor ons kantoor in Veenendaal. Je regelt gastvrijheid, office- en facilitymanagement, organiseert bijeenkomsten zoals aandeelhoudersvergaderingen en teamuitjes, en verzorgt notulen en agenda's.

Je werkt zelfstandig, proactief en houdt overzicht, zodat collega's kunnen rekenen op een soepele dagelijkse gang van zaken. Je hebt minimaal mbo-4 niveau, enkele jaren ervaring in officemanagement, beheerst Nederlands vloeiend en bent handig met Microsoft 365.

Qualifications

• Minimaal mbo-4 werk- en denkniveau.
• Een paar jaar ervaring met officemanagement of directe ondersteuning.
• Goede organisatorische vaardigheden en nauwkeurigheid.
• Je werkt zelfstandig en handelt proactief.
• Je bent communicatief sterk en kunt schakelen tussen mensen.

Responsibilities

• Gastvrijheid & ontvangst: eerste aanspreekpunt voor bezoekers en externen.
• Office- & facilitymanagement: zorgen voor orde, lunch, voorraad en leverancierscontact.
• Eventmanagement: organiseren van bijeenkomsten, aandeelhoudersvergaderingen en teamuitjes.
• Agenda & notuleren: notulen, afspraken en deadlines bijhouden.
• Verbetering & initiatief: zelfstandig verbeteren van processen en materialen.

Skills

Organisatie

Communicatie

Proactief

Zelfstandig werken

Samenwerken

Education

MBO-4 werk- en denkniveau

Tools

Microsoft 365

Office & facilities software

Job description

Geen dag is hetzelfde. De ene ochtend ontvang je gasten en regel je een lunch, later bereid je een aandeelhoudersbijeenkomst voor of zorg je dat een teamactiviteit tot in de puntjes is georganiseerd. Je bent degene die ervoor zorgt dat alles op kantoor goed geregeld is en collega’s weten dat ze op je kunnen rekenen. Je houdt overzicht, pakt zelfstandig zaken op en schakelt makkelijk tussen werkzaamheden. Daarnaast hou jij je bezig met:

• Gastvrijheid & ontvangst: je bent het eerste aanspreekpunt en zorgt voor een warm welkom voor bezoekers, en externe contacten.
• Office- & facilitymanagement: Je zorgt voor een fijne werkplek waar alles goed georganiseerd is: van de lunch en kantoorvoorraad tot vergaderruimtes en het contact met leveranciers.
• Eventmanagement: je organiseert uiteenlopende bijeenkomsten, aandeelhoudersvergaderingen, klantendiners en teamuitjes. Denk aan een bijeenkomst in Space Expo, passend bij een investering in de satellietsector, of een teamuitje naar Spanje, Oostenrijk of de Ardennen. Van de uitnodigingen en locatie tot het programma en de catering: jij zorgt dat alles klopt.
• Agenda & notuleren: je maakt notulen van fonds- en aandeelhoudersvergaderingen en zorgt dat afspraken en actiepunten goed worden vastgelegd en opgevolgd. Daarnaast beheer je agenda’s, plan je afspraken en bewaak je belangrijke deadlines.
• Verbetering & initiatief: je ziet waar het slimmer of beter kan en pakt zelfstandig projecten op, zoals het verbeteren van de digitale mappenstructuur of nieuw presentatiemateriaal.

En er is meer mogelijk. Lijkt financiële administratie je interessant? Dan kun je de Financial Controller, ondersteunen en je hierin verder ontwikkelen. Geen vereiste, maar wel een mooie kans als je graag iets nieuws wilt leren.

Wat wij bieden:

Wat ga je doen:

Geen dag is hetzelfde. De ene ochtend ontvang je gasten en regel je een lunch, later bereid je een aandeelhoudersbijeenkomst voor of zorg je dat een teamactiviteit tot in de puntjes is georganiseerd. Je bent degene die ervoor zorgt dat alles op kantoor goed geregeld is en collega’s weten dat ze op je kunnen rekenen. Je houdt overzicht, pakt zelfstandig zaken op en schakelt makkelijk tussen werkzaamheden. Daarnaast hou jij je bezig met:

• Gastvrijheid & ontvangst: je bent het eerste aanspreekpunt en zorgt voor een warm welkom voor bezoekers, en externe contacten.


• Office- & facilitymanagement: Je zorgt voor een fijne werkplek waar alles goed georganiseerd is: van de lunch en kantoorvoorraad tot vergaderruimtes en het contact met leveranciers.


• Eventmanagement: je organiseert uiteenlopende bijeenkomsten, aandeelhoudersvergaderingen, klantendiners en teamuitjes. Denk aan een bijeenkomst in Space Expo, passend bij een investering in de satellietsector, of een teamuitje naar Spanje, Oostenrijk of de Ardennen. Van de uitnodigingen en locatie tot het programma en de catering: jij zorgt dat alles klopt.


• Agenda & notuleren: je maakt notulen van fonds- en aandeelhoudersvergaderingen en zorgt dat afspraken en actiepunten goed worden vastgelegd en opgevolgd. Daarnaast beheer je agenda’s, plan je afspraken en bewaak je belangrijke deadlines.


• Verbetering & initiatief: je ziet waar het slimmer of beter kan en pakt zelfstandig projecten op, zoals het verbeteren van de digitale mappenstructuur of nieuw presentatiemateriaal.

En er is meer mogelijk. Lijkt financiële administratie je interessant? Dan kun je de Financial Controller, ondersteunen en je hierin verder ontwikkelen. Geen vereiste, maar wel een mooie kans als je graag iets nieuws wilt leren.

Wat wij bieden:

Je krijgt een brede en afwisselende rol met veel ruimte voor eigen initiatief binnen een ondernemende organisatie. Je krijgt de vrijheid om jouw werkweek samen met het team vorm te geven en jezelf verder te ontwikkelen. Daarnaast kan je rekenen op:

• Een salaris van € 3.500 tot € 4.400 bruto per maand op fulltime basis, met ruimte om verder te groeien;


• Een functie van 24 tot 32 uur per week, met ruimte om de werkdagen en werktijden flexibel in te delen;


• 28 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband;


• Een premievrij pensioen en een passende reiskosten- of mobiliteitsvergoeding.


• Een gezamenlijke lunch, gratis parkeren en een telefoonabonnement;


• Budget en ruimte voor professionele ontwikkeling, bijvoorbeeld met een cursus in boekhouding of eventmanagement;


• Een gezellige werksfeer met teamactiviteiten, bedrijfsuitjes en vrijdagmiddagborrels.

Goed om te weten: onze recruiter Robin is momenteel met vakantie. Sollicitaties worden vanaf 21 september weer opgepakt. Je ontvangt daarna zo snel mogelijk een reactie.

Over het bedrijf:

Synergia is een Nederlandse investeringsmaatschappij in Veenendaal. Vanuit verschillende investeringsfondsen helpt het team ondernemingen verder te groeien. Dat zorgt voor een interessante omgeving waarin je steeds met andere bedrijven, ondernemers en investeerders te maken krijgt.

Je komt terecht in een hecht team van ongeveer veertien collega's: twaalf investment professionals, een Financial Controller en jij als Office Manager. De sfeer is professioneel en informeel. Collega's zijn toegankelijk, lunchen samen en zijn graag op kantoor. Juist doordat Synergia een compact team is, is jouw bijdrage direct zichtbaar. Je krijgt vertrouwen, ruimte voor eigen initiatief en veel vrijheid om de rol passend te maken bij wat jij kunt en wilt leren.

Vereisten:

Sociaal sterk, georganiseerd en scherp op details: dat past bij jou. Je krijgt energie van regelen, ondersteunen en schakelen en vindt het leuk om ervoor te zorgen dat alles goed loopt.

Daarnaast breng je mee:

• Minimaal mbo-4 werk- en denkniveau;


• Een paar jaar ervaring met officemanagement, directieondersteuning, facility management of een vergelijkbare rol;


• Een proactieve en nauwkeurige werkhouding en oprechte aandacht voor het ontzorgen van collega’s;


• Je staat stevig in je schoenen, durft collega's aan te spreken en schakelt gemakkelijk met verschillende mensen;


• Je werkt zelfstandig, gaat discreet om met vertrouwelijke informatie en houdt overzicht wanneer er veel tegelijk gebeurt;


• Je beheerst het Nederlands vloeiend en kunt je goed redden in het Engels;


• Goede digitale vaardigheden en ervaring met Microsoft 365.