Medewerker Planning en Programmering

Rijksoverheid; Utrecht; Presencial; EUR 35.000 - 47.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Koninklijke Landmacht zoekt een medewerker P&P om cursisten te organiseren, inschrijvingen en wachtlijsten te beheren en administratieve processen nauwkeurig af te handelen. Je werkt met eenheid en cursisten, en draagt bij aan een efficiënte opleidingslogistiek in het ISA-gebied.

Je hebt ervaring in administratieve werkzaamheden, werkt nauwkeurig en kunt zelfstandig prioriteiten stellen. Een collegiale teamspirit en klantgerichte communicatie zijn gewenst.

Formación

• Ervaring met administratieve werkzaamheden.
• Verantwoordelijk voor nauwkeurig en gestructureerd beheer van inschrijvingen en deelnemersadministratie.
• Je communiceert duidelijk en klantgericht met cursisten en eenheden.

Responsabilidades

• Het verwerken van inschrijvingen en toewijzen van cursisten aan opleidingen.
• Het beheren van wachtlijsten en optimaal benutten van beschikbare opleidingsplaatsen.
• Het verwerken van wijzigingen, afmeldingen en annuleringen.
• Het opstellen en versturen van meldingsinstructies.
• Het registreren van opkomst en opleidingsresultaten.
• Het beantwoorden van vragen over opleidingen en inschrijvingen.
• Het bewaken van juistheid en volledigheid van de deelnemersadministratie.
• Verzorgen van certificaten- en administratieve afhandeling.

Conocimientos

Administratieve werkzaamheden

Nauwkeurig werken

Overzicht houden

Communicatie

Digital vaardig

Herramientas

Microsoft Word

Excel

Outlook

Descripción del empleo

Dit ga je doen

Wat ga je doen?

Als medewerker P&P ben je een belangrijke schakel in het opleidingsproces van de ISA. Jij zorgt ervoor dat de beschikbare opleidingsplaatsen op een zorgvuldige manier worden toegewezen en dat cursisten goed voorbereid aan hun opleiding kunnen beginnen.
Je beheert inschrijvingen en wachtlijsten, verwerkt wijzigingen en houdt de deelnemersadministratie actueel. Daarbij heb je regelmatig contact met militaire eenheden, cursisten en collega's binnen de ISA.
Je werk vraagt meer dan alleen het verwerken van gegevens. Stel dat een cursist onverwacht uitvalt, terwijl er andere kandidaten op de wachtlijst staan. Jij onderzoekt welke mogelijkheden er zijn, stemt waar nodig af en zorgt ervoor dat de vrijgekomen opleidingsplaats zo goed mogelijk wordt benut.
Door jouw werk beschikken de instructieclusters over actuele deelnemersinformatie, weten cursisten waar ze aan toe zijn en kunnen opleidingsplaatsen effectief worden benut. Daarmee lever je een directe bijdrage aan het opleiden van militairen en andere professionals binnen het inlichtingen- en veiligheidsdomein.
Je krijgt de ruimte om je werkzaamheden zelfstandig te organiseren en mee te denken over verbeteringen. Want naast zorgvuldig werken vinden we het minstens zo belangrijk dat we blijven kijken hoe het beter kan.

Werkzaamheden

Je houdt je onder andere bezig met:

• Het verwerken van inschrijvingen en toewijzen van cursisten aan opleidingen.
• Het beheren van wachtlijsten en optimaal benutten van beschikbare opleidingsplaatsen.
• Het verwerken van wijzigingen, afmeldingen en annuleringen.
• Het opstellen en versturen van meldingsinstructies, zodat cursisten goed voorbereid aan hun opleiding beginnen.
• Het registreren van opkomst en opleidingsresultaten.
• Het beantwoorden van vragen van cursisten, eenheden en collega's over opleidingen en inschrijvingen.
• Het bewaken van de juistheid en volledigheid van de deelnemersadministratie.
• Verzorgen van certificaten- en administratieve afhandeling van geslaagde cursisten

Dit krijg je

• Schaal 6
  €3.169 - €4.179 (bruto)
• Vaste aanstelling
• 36 - 40 uur
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris. Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:

• Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer.
• Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum.
• Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering.
• Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering.
• Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets.
• De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
• Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.

Dit vragen wij

Wie zoeken wij?

Ben jij iemand die graag overzicht houdt, nauwkeurig werkt en voldoening haalt uit het goed organiseren van zaken? Vind je het leuk om problemen op te lossen en mensen verder te helpen? En ben je niet bang om de telefoon op te pakken? Dan maken we graag kennis met je.

We zoeken een collega die verantwoordelijkheid neemt voor het eigen werk, initiatief toont en niet snel van zijn stuk raakt wanneer plannen veranderen. Je denkt in mogelijkheden, communiceert gemakkelijk en weet ook wanneer het verstandig is om met collega's te overleggen.

Je vindt het prettig om zelfstandig te werken, maar voelt je tegelijkertijd onderdeel van een team. En zie je dat iets slimmer of efficiënter kan? Dan horen we graag jouw ideeën.

Wat vragen we van je?

Wat we belangrijk vinden:

• Je hebt ervaring met administratieve werkzaamheden.
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en zorgvuldig.
• Je kunt zelfstandig werken, overzicht houden en prioriteiten stellen.
• Je communiceert duidelijk, vriendelijk en klantgericht. Zowel mondeling als schriftelijk
• Je kunt problemen analyseren en denkt actief mee over oplossingen.
• Je bent digitaal vaardig en kunt goed overweg met Microsoft Word, Excel en Outlook.
• Je leert gemakkelijk nieuwe systemen en werkwijzen.

Mooi meegenomen, maar niet noodzakelijk:

• Ervaring binnen Defensie of een opleidingsorganisatie.
• Ervaring met het verwerken van inschrijvingen of deelnemersadministratie

Hier kom je te werken

Meer over Koninklijke Landmacht

Waar Nederlandse militairen op het land actief zijn, ondersteunt het Operationeel Ondersteuningscommando Land (OOCL). Met mens en materieel. Bij operaties en oefeningen overal ter wereld. Met 5.000 medewerkers is dit de grootste eenheid van de landmacht. Het OOCL heeft specialistische kennis op het gebied van:

civiel-militaire samenwerking | explosievenopruiming | geneeskundige zorg | genie | inlichtingen | logistiek | verbindingen (informatie- en communicatiemiddelen) | vuursteun vanaf de grond

Het OOCL zorgt ook voor ondersteuning bij ceremonies, individuele uitzendingen, muziek en militaire rechtspraak. De eenheid doet haar werk voor de krijgsmacht, civiele autoriteiten en bij voldoende maatschappelijk belang, ook voor bedrijven en particulieren. De eenheden van het OOCL:

• 400 Geneeskundig Bataljon
• Explosieven Opruimingsdienst Defensie
• Ondersteuningsgroep CLAS
• 1 Civiel en Militair Interactiecommando
• Bevoorrading en Transport Commando
• Geneeskundig Commando
• Vuursteun Commando
• 101 Geniebataljon
• Command & Control Ondersteuningscommando
• Joint ISTAR Commando

Over Ministerie van Defensie

Defensie is niet zomaar een werkgever. Met een baan bij het ministerie van Defensie investeer je in je toekomst. Direct of indirect werk je aan vrede en veiligheid in Nederland en daarbuiten. Het ministerie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en het Commando Materieel en IT (COMMIT).

De Koninklijke Landmacht draagt op de grond bij aan vrijheid, veiligheid en welvaart in Nederland en daarbuiten. De Landmacht doet dit met professionele en goed getrainde militairen. Onder de zwaarste omstandigheden voeren zij wereldwijd gevechtsoperaties uit, bieden humanitaire hulp of ondersteunen bij rampen. Bij de Landmacht werken naast beroepsmilitairen veel niet-militaire medewerkers, de zogenaamde burgerfuncties. Als burger bij de Landmacht ondersteunt je de militairen vanuit jouw expertise. Zo draag je bij aan wereldwijde vrede en veiligheid.

Wie zijn wij?

De Intelligence & Security Academy (ISA) verzorgt opleidingen op het gebied van inlichtingen en veiligheid voor medewerkers van Defensie en (internationale) partners. Van het verzamelen van informatie tot het analyseren en gebruiken ervan: onze opleidingen dragen bij aan de kennis en vaardigheden die nodig zijn om militaire operaties te ondersteunen.

Om deze opleidingen mogelijk te maken, moet achter de schermen veel worden georganiseerd. Daar speelt Bureau Planning & Programmering (P&P) een essentiële rol in. Wij zorgen ervoor dat cursisten op de juiste opleidingen terechtkomen, beschikbare opleidingsplaatsen goed worden benut en het administratieve proces soepel verloopt. Zonder een goede deelnemersadministratie kunnen opleidingen niet optimaal worden uitgevoerd.

Binnen P&P werk je in een klein en betrokken team. We hebben ieder onze eigen verantwoordelijkheden, maar helpen elkaar wanneer dat nodig is. De lijnen zijn kort, de sfeer is informeel en er is zeker ruimte voor humor.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek (VGB) is onderdeel van het sollicitatieproces.
• Het is noodzakelijk dat je als burgersollicitant de Nederlandse nationaliteit hebt. Het kunnen overleggen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een voorwaarde voor de aanstelling. Daarnaast kan een veiligheidsonderzoek en referentiecheck deel uit maken van de selectieprocedure. Dit betreft een achtergrondcheck op onder meer strafblad en financiële zaken, die gemiddeld 8 weken in beslag neemt.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!