Medewerker Planning en Administratie Antonius Academie

St. Antonius Ziekenhuis; Utrecht; On-site; EUR 31,000 - 44,000; Part time

Job summary

St. Antonius Ziekenhuis zoekt een Administratief medewerker voor de Antonius Academie in Utrecht. Je combineert onderwijsplanning en administratieve taken met intensief contact met studenten en docenten.

Je stemt activiteiten, lokalen en materialen af en anticipeert op afloop- en wijzigingsmomenten. Je werkt op het secretariaat van de Academie met vijf collega’s en richt je op verpleegkundige vervolgopleidingen binnen de Langdurige Zorg.

Qualifications

• Uitstekende organisatorische vaardigheden en het kunnen beheren van meerdere planningstaken tegelijk.
• Ervaring met rooster- en planningsoftware is een pre.
• Goede communicatieve vaardigheden met studenten en docenten.
• Accuraat en gestructureerd in administratie en nauwkeurig werken.

Responsibilities

• Opstellen en publiceren van jaarplanningen, docentenplanningen en lesroosters.
• Signaleren en oplossen van roosterknelpunten en afstemmen met betrokkenen.
• Beantwoorden van vragen van studenten en docenten, telefonisch en per mail.
• Voorbereiden van introductiedagen, verzorgen van diploma's en controleren van inschrijvingen bij het College Zorgopleidingen.
• Reserveren van lokalen en onderwijsruimtes en regelen van benodigde materialen.

Skills

Overzicht houden

Planningsvaardigheden

Communicatief

Analytisch denken

Education

MBO-4 opleiding in administratieve richting

Tools

MS Office

Excel

Osiris

Xedule

Job description

Jij houdt van planningspuzzels én van mensen. Bij onze Antonius Academie komt het samen in deze functie.

Waarom kiezen voor deze baan?

• Ruimte en vertrouwen om zelfstandig je eigen opleidingsdomein te organiseren en mee te denken over verbeteringen.
• Een mooie combinatie van denkwerk en mensenwerk: uitdagende planningspuzzels, afwisseling en persoonlijk contact
• Een klein, betrokken team van vijf collega's waar je op elkaar kunt rekenen, samen oplossingen vindt en plezier hebt in je werk.

Wat ga je doen als Administratief medewerker?

Een docent die onverwacht niet beschikbaar is, een lokaal dat extra nodig blijkt te zijn of een wijziging in het opleidingsprogramma. Jij houdt het overzicht en zorgt dat alles weer op zijn plek valt.

Als Medewerker Planning en Administratie bij de Antonius Academie combineer je het maken en beheren van onderwijsplanningen met administratieve werkzaamheden en contact met studenten en docenten. Je stemt onderwijsactiviteiten, docenten, lokalen en materialen op elkaar af en houdt rekening met de verschillende afhankelijkheden. Verandert er iets? Dan kijk je vooruit, overzie je de gevolgen en zoek je naar een passende oplossing.

Naast het plannen en roosteren ben je een vertrouwd aanspreekpunt voor studenten en docenten. Je beantwoordt vragen, verwerkt inschrijvingen en zorgt dat de administratie rondom opleidingen en toets momenten goed geregeld is. Juist die combinatie van werkzaamheden maakt je werk veelzijdig.

Concreet houd je je bezig met:

• Het opstellen, bijhouden en publiceren van jaarplanningen, docentenplanningen en lesroosters.
• Het signaleren en oplossen van roosterknelpunten en het afstemmen van wijzigingen met betrokkenen.
• Het beantwoorden van vragen van studenten en docenten, telefonisch en per mail.
• Het voorbereiden van introductiedagen, verzorgen van diploma's en controleren van inschrijvingen bij het College Zorgopleidingen.
• Het reserveren van lokalen en onderwijsruimtes en regelen van benodigde materialen.

Binnen de Academie werken we met flexibel opleiden. Dat vraagt soms om aanpassingen in planningen en werkprocessen. Je denkt mee over verbeteringen en signaleert waar we onze systemen en werkwijzen nog slimmer kunnen gebruiken.

Jouw toekomstige werkplek

Je komt terecht bij de Antonius Academie in Utrecht, waar opleiden en ontwikkelen een belangrijke plaats innemen. Als topklinisch opleidingsziekenhuis leiden we niet alleen onze eigen zorgprofessionals op, maar bieden we ook opleidingen aan medewerkers van andere ziekenhuizen. Van verpleegkundige vervolgopleidingen tot opleidingen voor artsen en andere zorgprofessionals.

Je werkt op het secretariaat van de Academie, samen met vijf collega's. Ieder heeft een eigen opleidingsdomein waarvoor je de planning en administratie verzorgt. Jij richt je op de verpleegkundige vervolgopleidingen binnen de Langdurige Zorg.

Het is een betrokken en gezellig team waarin collega's elkaar helpen en werkzaamheden bij afwezigheid overnemen. Er wordt hard gewerkt, maar er is ook ruimte voor humor, overleg en nieuwe ideeën. Je krijgt de vrijheid om je eigen werkzaamheden te organiseren en kunt bij je collega's terecht om samen oplossingen te bedenken.

Dit bieden we jou

• Een salaris tussen € 2.750 - € 3.959,- bruto p/m (FWG-schaal 40 Cao Ziekenhuizen), op basis van 36 uur per week. Je salaris stemmen we af op je opleiding en werkervaring.
• Een jaarcontract voor 32 uur per week, met zicht op een vast dienstverband en na één jaar is 28 uur bespreekbaar.
• 8,33% eindejaarsuitkering in december en 8,33% vakantiegeld.
• Een pensioenregeling bij PFZW, waarbij St. Antonius 50% van de pensioenpremie betaalt.
• Jaarlijks 57 uur Persoonlijk Levensfasebudget bij een 36-urige werkweek, dat je kunt inzetten op een manier die past bij jouw levensfase.
• Fiscaal voordeel via ons Meerkeuzesysteem Arbeidsvoorwaarden. Hiermee kun je een deel van je brutoloon inzetten voor bijvoorbeeld een fiets, fitness en sport, studiekosten, extra reiskosten of een device.
• Veel ruimte om je vakinhoudelijk en persoonlijk te ontwikkelen via ons uitgebreide leerplatform met live trainingen en e-learnings.
• Via Epassi, Benefits at Work en Tickets for Good krijg je toegang tot activiteiten, workshops, evenementen en culturele uitjes, vaak tegen alleen administratiekosten.

Jouw talenten

Jij houdt van overzicht, ook wanneer er veel tegelijk speelt. Je ziet hoe verschillende planningen met elkaar samenhangen, denkt vooruit en merkt snel wanneer een wijziging gevolgen heeft voor andere afspraken. Je vindt het leuk om oplossingen te bedenken en krijgt er voldoening van als alles weer klopt.

Tegelijkertijd ben je nauwkeurig in je administratie en vind je het prettig om met mensen te werken. Je schakelt gemakkelijk tussen een roosterwijziging, een vraag van een student en administratieve werkzaamheden. Je communiceert helder, durft mensen aan te spreken op afspraken en weet met een vriendelijke, doortastende aanpak zaken voor elkaar te krijgen.

Daarnaast breng je mee:

• Een afgeronde mbo-4-opleiding, bij voorkeur in een administratieve richting.
• Aantoonbare werkervaring met het maken en beheren van planningen en roosters, bij voorkeur binnen een onderwijs- of opleidingsorganisatie.
• Een goed analytisch vermogen, je overziet afhankelijkheden, stelt prioriteiten en denkt in oplossingen.
• Ervaring met administratieve werkzaamheden en een nauwkeurige, gestructureerde manier van werken.
• Goede digitale vaardigheden en ervaring met MS Office, waaronder Excel. Kennis van Osiris en Xedule is een pré.
• Een servicegerichte instelling en het vermogen om zelfstandig én prettig samen te werken.

Voor deze functie is het belangrijk dat je op maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag beschikbaar bent.

Werken bij het St. Antonius - met gezonde ambitie

Bij het St. Antonius werk je aan (hoog)complexe zorg met het hart op de juiste plek. We zijn een topklinisch opleidingsziekenhuis waar patiëntenzorg, opleiding en onderzoek hand in hand gaan. Dankzij onze grootte maken we echte impact, maar blijven we wendbaar én persoonlijk.

Onze klinische speerpunten zijn hart & vaat, longen en kanker. Daarnaast zijn we één van de koplopers in Nederland op het gebied van waardegedreven zorg. Dat betekent dat we niet alleen kijken naar wat medisch mogelijk is, maar vooral naar wat écht het verschil maakt voor de individuele patiënt. Door de belangrijkste uitkomsten structureel te meten en samen te leren, ook met de andere Santeon-ziekenhuizen, maken we de zorg elke dag een stukje beter. Bij ons maakt iedere medewerker, ook jij, het verschil voor de patiënt.

Klaar voor jouw volgende stap?

Lijkt het je leuk om jouw planningservaring in te zetten binnen een opleidingsomgeving waar je ook veel contact hebt met mensen? Dan maken we graag kennis met je!

Heb je eerst nog vragen over deze vacature? Bel dan met Ellen Willering, Afdelingshoofd Verpleegkundige opleidingen, T 088–3208710. Zij vertelt je graag meer

Voor alle functies binnen het St. Antonius Ziekenhuis is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) verplicht.