Medewerker Organisatie en Ontwikkeling (604678)

Rijksoverheid; Den Haag; On-site; EUR 37,000 - 51,000; Full time

Benefits offered by this job

Individueel Keuzebudget (IKB)

Vergoeding woon-werkverkeer

OV-abonnement met onbeperkt reizen

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een professional voor de Bestuursstaf in Den Haag die BOF-procedures en Formatiebeheer fully afhandelt en administratieve processen optimaliseert. Je werkt zelfstandig én samen met HR-adviseurs en controllers aan dossiers, formatie-overzichten en archieven.

Je draagt bij aan procesverbeteringen, bewaakt deadlines en rapporteert over de omvang van de Bestuursstaf, inclusief complexiteit zoals reductietrajecten en verplaatsingen.

Qualifications

• Je brengt structuur aan in complexiteit en werkt nauw samen met HR-adviseurs en controllers.
• Ervaring met BOF-procedures en formatieverwerking is een plus.
• Inzicht in organisatieontwikkeling en administratieve ondersteuning is vereist.
• Je bent communicatief sterk en kunt effectief met diverse stakeholders schakelen.

Responsibilities

• Beheren en ondersteunen van BOF-procedures van dossier tot formulieren, in samenwerking met de Staf Adviseur HR&BV en Finance.
• Rapporteren en borgen van achtergrondinformatie en dossierinhoud.
• Ondersteunen bij inrichten en beheren van formatie-gerelateerde activiteiten en rapportages.
• Uitwerken van formatievragenstukken en vertalen naar administratieve acties.
• Actief fungeren als eerste aanspreekpunt voor formatievraagstukken en controleren op volledigheid.
• Onderhouden van contact met HR-adviseurs en controllers om dossiers tijdig te agenderen.

Job description

Dit ga je doen

In deze veelzijdige functie ondersteun je bij de ontwikkeling en realisatie van strategische adviesproducten op het gebied van organisatieontwikkeling.
Je bent naast een administratief steunpunt, ook een actieve facilitator binnen het team van organisatie ontwikkeling. Jouw takenpakket is breed, maar de kern liegt bij het stroomlijnen van complexe processen. Je ondersteunt de stafadviseurs bij het inrichten en beheren van activiteiten rondom het formatiebeheer. Dit betekent dat je verantwoordelijk bent voor het registreren, bewerken en rapporteren over de omvang van de Bestuursstaf, het bijhouden van formatiewijzigingen en het archiveren van cruciale brondocumenten.

De primaire focus in deze functie ligt op BOF en Formatiebeheer. Een essentieel onderdeel van jouw functie is de volledige afhandeling van de BOF-procedures. Als expert in BOF-procedures ben jij verantwoordelijk voor:

• Het volledige proces: van het aanmaken van een dossier tot het opstellen van de juiste formulieren in nauwe samenwerking met de Staf Adviseur HR&BV en Finance.
• Het verzamelen en borgen van alle essentiële achtergrondinformatie.
• Het proactief onderhouden van contact met HR-adviseurs en controllers om dossiers tijdig en correct ter agendering bij het BOF te krijgen.

Op het gebied van Formatiebeheer ben je de bewaker van de organisatiebezetting:

• Je ondersteunt de stafadviseurs bij het inrichten en beheren van alle formatie-gerelateerde activiteiten.
• Je bent de expert die rapporteert over de omvang van de Bestuursstaf, inclusief complexe zaken als reductietrajecten, verplaatsingen en (tijdelijke) formatieaanpassingen.
• Je stelt periodiek cruciale formatie- en sterkteoverzichten op en zorgt dat de brondocumenten van elke wijziging perfect zijn gearchiveerd.
• Je denkt mee over de toekomst: je doet proactieve voorstellen om het administratief formatiebeheer te optimaliseren.

Verder:

• Werk je zelfstandig en in samenwerking met de medewerker Organistiebeheer aan het ontwikkelen, uitwerken en uitvoeren van financiële- werkzaamheden en processen.
• Bewaakt je de voortgang van dossiers en actiepunten en signaleert tijdig wanneer aanvullende informatie of actie nodig is.
• Houd je overzicht over de planning en deadlines binnen het BOF Proces en formatiebeheer.
• Ondersteun je bij het uitwerken van formatievraagstukken en vertaal je gemaakte afspraken naar concrete acties en administratieve producten.
• Fungeer je als eerste aanspreekpunt voor formatievraagstukken.
• Controleer je gegevens en documenten op consistentie en volledigheid.
• Draag je bij aan het opstellen en actualiseren van werkinstructies, procesbeschrijvingen en hulpmiddelen voor de uitvoering van werkzaamheden.

Dit krijg je

• Schaal 7
  €3.297 - €4.568 (bruto)
• Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
• 2 jaar
• 38 uur
• Onder behoud van een 38-urige werkweek.

Dit bieden we nog meer

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Dit vragen wij

• Wij zoeken een professional die structuur aanbrengt in complexiteit;
• Je bent communicatief vaardig en vindt het prettig om nauw samen te werken met diverse stakeholders, zoals HR-adviseurs en controllers;
• Je beschikt over toepassingsgerichte kennis binnen het vakgebied van organisatieontwikkeling en ondersteuning;
• Je hebt inzicht in de organisatorische samenhang en begrijpt hoe jouw werk invloed heeft op de bredere bedrijfsverhoudingen;
• Je bent nauwkeurig in het werken met wet- en regelgeving en procedures;
• Je hebt affiniteit met (of aantoonbare ervaring met) formatiebeheer en het bijhouden van formatiewijzigingen.

Over Ministerie van Defensie

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
• De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
• Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
• Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.
• Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.