Medewerker Onderwijsbureau

Werken voor Nederland; Den Helder; Sur place; EUR 33 000 - 43 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Ontwikkeling binnen onderwijsomgeving

Team met collegiale samenwerking

Dynamische werkomgeving

Veel contact met studenten en docenten

Résumé du poste

Ministerie van Defensie zoekt een Medewerker Onderwijsbureau in Den Helder die de administratieve afhandeling van studie- en cijfergegevens verzorgt en studenten en docenten ondersteunt.

Je werkt nauw samen met onderwijsprofessionals, beheert SIS-gegevens en draagt bij aan de kwaliteit van onderwijsadministratie. Je hebt MBO-4 administratie, kennis van OSIRIS/EduFlex en bent klantgericht en servicegericht.

Qualifications

• Afgeronde MBO 4 opleiding in administratie.
• Ervaring met administratieve werkzaamheden in onderwijs of soortgelijke omgeving.
• Ervaring met of affiniteit voor onderwijsystemen zoals OSIRIS en EduFlex.
• Vaardig in Excel of bereid dit snel te leren.
• Goede beheersing van Nederlands en Engels (schriftelijk en mondeling).
• Bereidheid tot veiligheidsonderzoek."

Responsabilités

• Je werkzaamheden bestaan voornamelijk uit klantcontact en het verwerken en invoeren van cijfer- en studiegegevens in onderwijssystemen.
• Beantwoorden van vragen van studenten, docenten en interne afdelingen (telefonisch, per e-mail en persoonlijk).
• Het invoeren, registreren en beheren van student- en cijfergegevens in SIS.
• Het verwerken en onderhouden van resultaten in cijferregistratie- en studentvolgsystemen.
• Het signaleren en oplossen van onvolledige of onjuiste gegevens.
• Het opstellen van overzichten, lijsten en rapportages over studievoortgang.
• Het onderhouden van contact met interne en externe docenten en onderwijsinstellingen over behaalde resultaten.
• Het ondersteunen bij tentamenorganisatie en examenvergaderingen.
• Het verrichten van diverse administratieve en ondersteunende werkzaamheden binnen het onderwijsbureau.

Connaissances

Klantgericht

Communicatief

Analytisch

Administratief

Stressbestendig

Teamwork

Formation

MBO 4 administratie

Outils

OSIRIS

EduFlex

Excel

Description du poste

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06

Vakgebied Onderwijs / opleiding

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Functiegroep Burger

Functieomschrijving

Wil je vanuit de ondersteuning een bijdrage leveren aan de onderwijsontwikkeling van toekomstige officieren? Ben jij nauwkeurig, klantgericht en administratief goed onderlegd? Heb je affiniteit met onderwijs en systemen en vind je het leuk om veel contact te hebben met studenten en docenten? Dan zijn wij op zoek naar jou!

De geopolitieke realiteit brengt voor Defensie een aantal grote uitdagingen met zich mee. Een daarvan is dat er behoefte is aan goed opgeleide en getrainde officieren. Dat verlangt onder meer effectief functionerend onderwijs op de onderdelen van de Nederlandse Defensie Academie (NLDA). Vandaar dat Faculteit Militaire Wetenschappen (FMW) van NLDA zich nu wil versterken met een medewerker Onderwijsbureau.

Als Medewerker Onderwijsbureau ben je de spil in de uitvoering van onze onderwijsprocessen. Je zorgt ervoor dat de cijfer en voortgangsadministratie vlekkeloos verloopt, dat de kwaliteit van de onderwijsinformatie gewaarborgd is en dat studenten en partners tijdig en correct geïnformeerd worden. Met jouw expertise draag je bij aan de optimale inzet en ondersteuning van de onderwijsprocessen en onderwijsadministratie binnen het FMW.

Wat ga je doen?

• Je werkzaamheden bestaan voornamelijk uit klantcontact en het verwerken en invoeren van cijfer- en studiegegevens in verschillende onderwijssystemen. Je zorgt ervoor dat de onderwijsadministratie correct, volledig en actueel is.
• Het beantwoorden van vragen van studenten, docenten en interne afdelingen (telefonisch, per e-mail en persoonlijk);
• Het invoeren, registreren en beheren van student- en cijfergegevens in het studenteninformatiesysteem (SIS);
• Het verwerken en onderhouden van resultaten in cijferregistratie- en studentenvolgsystemen;
• Het signaleren en oplossen van onvolledige of onjuiste gegevens;
• Het opstellen van overzichten, (cijfer)lijsten en rapportages over studievoortgang;
• Het onderhouden van contact met interne en externe docenten en (externe) onderwijsinstellingen over behaalde resultaten;
• Het ondersteunen bij tentamenorganisatie en examenvergaderingen;
• Het verrichten van diverse administratieve en ondersteunende werkzaamheden binnen het onderwijsbureau.

Wie zoeken we?

Je bent een klantgericht, communicatieve en analytische administratieve duizendpoot. Je herkent jezelf in de volgende competenties:

• Klantgericht: Je bent servicegericht en toegankelijk in het contact met studenten, docenten en collega’s.
• Communicatief vaardig: Je communiceert duidelijk en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk. Je kunt in jouw communicatie aansluiten bij verschillende doelgroepen.
• Samenwerken: Werkt nauw samen met collega’s binnen het onderwijsbureau en andere afdelingen. Deelt informatie, stemt werkzaamheden af en ondersteunt collega’s om gezamenlijk tot een correct en tijdig resultaat te komen.
• Initiatiefrijk en doorzettingsvermogen: Je bent proactief in het bedenken van plannen en oplossingen en houdt van uitdagingen.
• Nauwkeurig en resultaatgericht: Je hebt oog voor detail, werkt zorgvuldig en precies bij het invoeren en beheren van cijfer- en studentgegevens. Je signaleert fouten of ontbrekende informatie tijdig en zorgt voor correcte en betrouwbare administraties.
• Analytisch: Je herkent afwijkingen, onvolledigheden of knelpunten in informatie en processen. Je kunt gegevens controleren, verbanden leggen en passende acties ondernemen om de informatievoorziening op orde te houden.
• Administratief en digitaal vaardig: Je kunt goed overweg met geautomatiseerde systemen en administratieve processen. Je bent vaardig in het registreren, verwerken en bewerken van gegevens en maakt je nieuwe (onderwijs)systemen snel eigen.
• Stressbestendig en flexibel: Je blijft rustig en overzicht houden bij piekbelasting, deadlines en wisselende prioriteiten. Je kunt snel schakelen tussen werkzaamheden en bent bereid collega’s te ondersteunen wanneer dat nodig is.

Om succesvol te zijn in deze rol, beschik je tevens over:

• Afgeronde MBO 4 opleiding, bij voorkeur in de richting van administratie;
• Ervaring met administratieve werkzaamheden (m.b.t. de inrichting en het beheer van het studievolgsysteem), bij voorkeur binnen een onderwijsomgeving;
• Ervaring met of affiniteit voor geautomatiseerde (onderwijs)systemen zoals OSIRIS en EduFlex.
• Vaardig in Excel of bereid deze vaardigheid snel te leren.
• Een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (schriftelijk en mondeling).
• Enige kennis over de Defensieorganisatie is een pre maar niet vereist;
• Bereidheid om een veiligheidsonderzoek te ondergaan (standaard onderdeel van de selectieprocedure).

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06

Salarisomschrijving

Maandsalaris €2.918,00 - €3.847,00

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Contractduur 12 maanden

Minimaal aantal uren per week 38

Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeidsvoorwaarden

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris.Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:

• Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer.
• Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum.
• Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering.
• Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering.
• Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets.
• De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
• Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.

Bijzonderheden

Wat bieden wij?

Wil jij de administratieve duizendpoot zijn die ervoor zorgt dat de ondersteuning van onze opleidingen op rolletjes loopt? Dan is dit een mooie kans! Daarnaast bieden wij jou:

• Ruimte om je te ontwikkelen binnen een professionele onderwijsomgeving;
• Werken in een hecht team met een prettige en collegiale samenwerking;
• Een dynamische werkomgeving met maatschappelijke relevantie;
• Een afwisselende administratieve functie met veel contact met studenten en docenten.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

De krijgsmacht beschermt wat ons dierbaar is. Het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) levert daar een essentiële bijdrage aan. Met meer dan 10.000 medewerkers ondersteunen wij de landmacht, luchtmacht, marine en marechaussee altijd en overal. Dit doen wij op defensielocaties, tijdens dagelijkse werkzaamheden, op oefening en tijdens inzet. Wij zorgen ervoor dat de krijgsmacht een voorsprong heeft in het gevecht!

Bij DOSCO draag je bij aan een sterke Defensieorganisatie. Wij zijn een de veelzijdigste onderdelen van Defensie. Van catering tot bewaking, van vastgoed tot logistiek, van facilitair tot inkoop, van HR tot medische zorg, achter elke militair schuilt een team van vakmensen die 24 uur per dag ondersteuning bieden. Je hoeft overigens geen militair te zijn om bij DOSCO te werken. Bij DOSCO draait het om vakmanschap, betrouwbaarheid en verbondenheid.

Spreekt dit jou aan en sluit de vacature aan op jouw profiel? Solliciteer dan snel!

Waar ga je werken?

Je gaat als burgermedewerker aan de slag in Den Helder bij de Faculteit Militaire Wetenschappen (FMW). De Faculteit verzorgt wetenschappelijk onderzoek gericht op de Defensie organisatie en de krijgsmacht. Per jaar verzorgt de Faculteit 3 bacheloropleidingen (Krijgswetenschappen, Militaire Bedrijfswetenschappen en Militaire Systemen & Technologie) en 4 masteropleidingen, alsmede diverse trainingen, masterclasses en workshops voor in totaal ca 750 cadetten, adelborsten en andere studenten.

De FMW heeft locaties in Breda en Den Helder. Beide locaties hebben een onderwijsbureau FMW (OWB FMW). De OWB’s FMW verzorgen de totale programmering van het onderwijs FMW (en het onderwijsprogramma KIM) ; het inrichten en uitvoeren van de studentenadministratie FMW, de onderwijsondersteuning KIM, de digitale leeromgeving en het faciliteren en ondersteunen van de vice-decaan Onderwijs, examencommissies, opleidingsbesturen en coördinatoren. Beide OWB’s staan onder leiding van een Hoofd Onderwijsbureau FMW.

Je komt te werken op het Onderwijsbureau in Den Helder. De sfeer in het team is informeel en flexibel.

Voor meer informatie over deze vacature:

Mevrouw O.A. Marginean, Hfd Onderwijsbureau DHLDR

[e-mail]

0620122828

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Mevrouw D.K.L. Voormeeren, Adviseur Werving & Selectie

[e-mail]

0623711502