Medewerker Onderwijs- en Studentenbureau

Academie voor Geesteswetenschappen; Utrecht; Hybrid; EUR 33,005 - 39,534; Part time

Benefits offered by this job

Salaris tot €3.250 bruto

Drie dagen per week

Hybride werken: kantoor Utrecht + home

Job summary

Academie voor Geesteswetenschappen zoekt een toegewijde ICT/administratieve collega voor het Onderwijs- en Studentenbureau (OSB) in Utrecht. Je werkt drie dagen per week op kantoor en deels vanuit huis en ondersteunt studenten en docenten met informatiesystemen zoals Eduframe, Canvas en PLEK.

Je houdt van organiseren, communicatie en digitaal vaardig zijn; AI-ervaring is welkom en je hebt een proactieve houding om processen te verbeteren en informatie tijdig bij studenten te brengen.

Qualifications

• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd en hebt een proactieve, oplossingsgerichte aanpak.
• Je communiceert helder en vriendelijk in correct Nederlands en houdt rekening met huisstijl.
• Je werkt graag in een team en hebt oog voor dienstverlening naar studenten en docenten.

Responsibilities

• Eduframe (SIS) en Canvas (LMS) bijwerken in de jaarlijkse curriculumcyclus.
• WordPress-pagina’s aanmaken en formulieren doorzetten.
• Zoeken naar efficiënte werkwijzen en sjablonen voor herhaald werk.
• Online activiteiten en webinars ondersteunen en instructies delen in PLEK.
• Bijdragen aan systeeminrichting en in- en uitschrijving controleren.
• Monitoring van studievoortgang en cijferinvoer door docenten.
• Contactpunt voor studenten bij vragen en coördinatie van rooster en jaarplanning.

Skills

Nauwkeurig werken

Organiseren

Communicatief

Teamspeler

Tools

Eduframe

Canvas

PLEK

WordPress

Job description

De Academie voor Geesteswetenschappen is een compacte, bijzondere leergemeenschap waar spiritualiteit en wetenschap samenkomen. We verzorgen (beroeps)onderwijs op post-hbo-niveau rond zingeving, spiritualiteit en geestelijke begeleiding.

Als niet-bekostigde, particuliere onderwijsinstelling werken we zonder overheidssubsidie en met korte lijnen. Dat vraagt om collega's die zelfstandig en ondernemend zijn, maar het geeft ook veel ruimte: we maken onze eigen keuzes, werken in een klein team en kunnen snel schakelen.

Werken bij ons betekent: samenwerken met bevlogen collega's, direct invloed op wat je doet, en een omgeving waar aandacht voor innerlijke groei vanzelfsprekend is. Hieronder vind je onze openstaande vacatures.

Vind jij het leuk om onzestudenten en docenten adequate informatie te geven en samen met je collega's een sterk team te vormen? Heb jij naastpassie voor hedendaagse digitale systemen ook oprechte betrokkenheid bij ziel, zorg en zingeving?

Het Onderwijs- en Studentenbureau (OSB) is het hart van de dagelijkse organisatie van de Academie. In een team van drie zorgen jullie samen voor de studentenadministratie, de onderwijsplanning en het dagelijks contact met studenten en docenten. Jullie werken alle drie in dezelfde systemen en verdelen de taken in onderling overleg, zodat iedereen breed inzetbaar is en er altijd continuïteit is. Dat gezamenlijke werk is de ruggengraat van de Academie.

Elk teamlid heeft een eigen aandachtsgebied. Bij je collega’s is dat bijvoorbeeld het gastteam of diplomeringen. Bij jou is dat je de digitale aspecten van het werk weet te verbeteren en te verbinden. Je doet hetzelfde werk als je collega’s, maar je bent net dat tikje meer digitaal onderlegd, en dat maakt dat jij die aspecten net wat verder brengt.

We zijn aan het overstappen op professionele systemen: een studentinformatiesysteem (Eduframe), een digitale leeromgeving (Canvas) en ons portaal PLEK, de digitale huiskamer waar docenten, studenten en OSB elkaar laagdrempelig bereiken. Het digitale werk komt daarin in een vast ritme terug. In januari start het roosteren voor het volgende collegejaar. Aan het einde van het collegejaar maak je de opleidingen met hun docenten aan in het studentinformatiesysteem en zet je de lesmaterialen klaar in de leeromgeving. Daarnaast maak je de online inschrijfformulieren voor nieuwe eerstejaars aan of werk je ze bij. Daarbuiten is het bijhouden en verbeteren.

Je hoeft geen doorgewinterde ICT’er te zijn. Je bent wel de collega die bovengemiddeld digitaal vaardig is, aan wie docenten hun vraag over een e-mailaccount of Canvas stellen, en voor wie AI niet nieuw is en met gemak op het portaal handige weetjes plaatst in een leuke opmaak.

Verantwoordelijkheden

• Eduframe (SIS) en Canvas (LMS) bijwerken in de jaarlijkse cyclus van het curriculum, waarin de opleidingen, modules en roosters worden vastgelegd. Je collega’s helpen mee, jij bent de drager van die cyclus
• WordPress-website pagina’s aanmaken, bijwerken, formulieren aanmaken, specifieke data doorzetten en controleren of dat juist is gedaan
• Beoordelen of terugkerend handwerk anders kan, bijvoorbeeld met gepersonaliseerde sjablonen en slimmere werkwijzen
• Het OSB ondersteunen bij online activiteiten en webinars en bij het gebruik van de systemen, en werkinstructies delen in het PLEK-portaal
• Meedenken en meedoen over de verdere inrichting van de systemen die we gebruiken
• Aanmeldingen en inschrijvingen beoordelen op correcte status en verwerking
• Studievoortgang van studenten en cijferinvoer van docenten monitoren
• Aanspreekpunt voor studenten bij praktische en administratieve vragen
• Het jaarrooster opstellen, waarbij we zowel externe hulp als AI betrekken, en gedurende het jaar de wijzigingen doorvoeren
• Jaarplanning en onderwijsagenda bijhouden en bewaken
• Aanwezigheid monitoren, uitval signaleren en in overleg met studiecoördinatoren zorgen dat informatie op tijd bij studenten terechtkomt
• De telefoon aannemen en vragen van studenten, docenten en externe contacten afhandelen
• Af en toe aanwezig zijn bij bijzondere (online) bijeenkomsten, om feeling te houden met docenten en studenten en om te ondersteunen
• Afgestemd communiceren met en tussen docenten, studiecoördinatoren en studenten
• Actiepunten uit teamoverleggen opvolgen en bewaken

Kwalificaties

• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd, en krijgt energie van contact maken, organiseren en plannen.
• Je bent digitaal vaardig en nieuwsgierig. Je werkt vlot met Excel, vindt gemakkelijk je weg in nieuwe systemen en hebt meer dan beginnerservaring met AI. Je komt met oplossingen die het werk vereenvoudigen, zodat we menselijk contact voorop kunnen blijven zetten.
• Je bent een verantwoordelijke en prettige teamspeler met een open, dialogische houding: je stemt af, vangt op, denkt mee en luistert eerst.
• Je vindt het leuk om uit te wisselen met onze volwassen studenten en docenten, per telefoon, videocall en mail. Je communiceert helder en vriendelijk in correct Nederlands, en je schrijft op een manier die past bij waar we voor staan: studeren, werken en leven vanuit de hele mens. Je hebt oog voor onze huisstijl en houdt je eraan.
• Je hebt zelf ook iets met spiritualiteit. Onze studenten werken aan zingeving en persoonlijke verdieping, en dat merk je in de manier waarop we hier met elkaar omgaan. Je hoeft die achtergrond niet beroepsmatig te hebben, maar het moet je raken.

Wat wij bieden

• Een veelzijdige functie op een werkplek waar spiritualiteit en wetenschap samenkomen.
• Ruimte om onze digitale systemen tot hun recht te laten komen. We zijn net overgestapt, dus er valt nog veel te bouwen en jij hebt daar directe invloed op.
• Je werkt verspreid over drie dagen per week, deels op kantoor in Utrecht en deels vanuit huis. Incidenteel vragen we je voor een evenement op woensdagavond (vanaf 17:00) of zaterdag, zoals een diploma-uitreiking, op roulatiebasis met je collega’s.
• Samenwerken met bevlogen en betrokken collega’s in een compact en toegankelijk team.
• Een salaris van maximaal 3.250 euro bruto op basis van een 40-urige werkweek, reiskostenvergoeding, vakantiedagen, teamdagen en inspiratiebijeenkomsten.

Dit is een doorlopende vacature: zolang we de juiste kandidaat nog niet hebben gevonden, plaatsen we nieuwe gespreksdata.