Medewerker inkoop

Werkenbijdeoverheid; Utrecht; Hybrid; EUR 36,000 - 51,000; Full time

Benefits offered by this job

Tijdelijke aanstelling met uitzicht op

Begeleiding en training

Job summary

Werkenbijdeoverheid zoekt een veelzijdige inkoper/koopondersteuner die verantwoordelijk is voor inkoop- en transportactiviteiten binnen de Defensieorganisatie. Je onderhoudt contacten met leveranciers, doet marktonderzoek en vraagt vrijblijvende prijsindicaties op terwijl je onderhandelt over prijzen en voorwaarden.

Daarnaast organiseer je nationale en internationale reizen voor leden van NMT’s en BIMS, bewaak je de voortgang van reisaanvragen en pas je wijzigingen tijdig toe.

Qualifications

• Minimaal MBO werk- en denkniveau, bij voorkeur met relevante ervaring in inkoop/logistiek.
• Kennis van SAP en Digi-inkoop is een pre.
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden in Nederlands en Engels.
• Kennis van DVVO-procedures is een voordeel.

Responsibilities

• Organiseren en coördineren van inkoop- en transportactiviteiten binnen BIMS en DOSCO.
• Onderhouden van leverancierscontacten, marktonderzoek en prijsindicaties opvragen.
• Beoordelen van aanvragen, bestellingen en overeenkomsten op juistheid en rechtmatigheid.
• Coördineren van nationale en internationale reizen voor leden en het inplannen van vervoer en accommodaties.

Skills

Teamspeler

Onderhandelen

Communicatieve vaardigheden

Kennis DVVO-procedures

Beheersing van Nederlands en Engels

Education

MBO werk- en denkniveau

Tools

SAP

SAP Digi-inkoop

Job description

In deze veelzijdige functie ben je verantwoordelijk voor het organiseren en coördineren van uiteenlopende inkoop- en transportactiviteiten binnen BIMS. Je zorgt ervoor dat de behoeften van de organisatie goed in kaart worden gebracht en vertaald worden naar passende oplossingen. Of het nu gaat om de aanschaf van sportkleding, wedstrijdmaterialen, kantoorartikelen, inventaris of het inkopen/inhuren van diensten.
Je onderhoudt contact met leveranciers, doet marktonderzoek, vraagt vrijblijvende prijsindicaties op en onderhandelt over prijzen en voorwaarden. Daarnaast beoordeel je aanvragen, bestellingen en overeenkomsten op juistheid, volledigheid en rechtmatigheid. Je stemt wensen en eisen af met gebruikers, teammanagers en leveranciers en zorgt ervoor dat het inkoopproces van aanvraag tot levering soepel verloopt. Bij inkooptrajecten met een waarde van €2.000 of meer werk je samen met de betrokken inkoopafdelingen en zorg je dat alle benodigde documentatie compleet is.

Naast de inkoopwerkzaamheden houd je bezig met het organiseren van nationale en internationale reizen voor leden van NMT’s en BIMS. Je inventariseert de vervoersbehoefte en regelt vervoer en eventuele hotelovernachtingen. Daarnaast houd je de voortgang van de reisaanvragen nauwlettend in de gaten. Verandert er iets of moet een reis worden geannuleerd? Dan zorg jij ervoor dat alles tijdig wordt aangepast en de betrokkenen goed geïnformeerd zijn.
Jouw werkweek is veelzijdig. Een voorbeeld van jouw werkweek is dat je maandag op kantoor aanwezig bent om met het team te overleggen en voorbereidingen te treffen voor de komende week. Op dinsdag en donderdag werk je vanuit huis of ga je op pad om contact te leggen met leveranciers of (sport)accommodaties zodat je een goed beeld krijgt van datgeen er wordt aangeboden. Op woensdag ga je op bezoek het Defensiekampioenschap waar je in aanloop afspraken hebt gemaakt met de uitbater. Hierbij leg je contact met de uitbater en ondersteun je het BIMS team op locatie waar nodig.

• Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
• 24 maanden
• Het salaris is gebaseerd op een 38 urige werkweek.

Dit bieden we nog meer

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris.Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:

• Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer.
• Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum.
• Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering.
• Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering.
• Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets.
• De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
• Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.

Dit vragen wij

Om in aanmerking te komen voor de functie beschik je over minimaal MBO werk- en denkniveau, bij voorkeur aangetoond door een afgeronde opleiding en ervaring binnen het inkoopvakgebied.

Daarnaast:

• Ben je een teamspeler met affiniteit voor sport en bereid om indien nodig buiten reguliere kantoortijden en soms in het weekend te werken.
• Werk je oplossingsgericht en beschik je over een positieve en innovatieve mindset.
• Beschik je over kennis van de markt voor sportproducten en -diensten, inkoopprocedures, selectievoorschriften en product- en materiaalspecificaties;
• Heb je bij voorkeur kennis van DVVO-procedures (procedures om vervoer aan te vragen) en ervaring met SAP en SAP Digi-inkoop;
• Beschik je over goede onderhandelingsvaardigheden;
• Is het een pre als je kennis van SAP Finad Raadplegen en Finad Integratie M&F, of ben je bereid deze te behalen;
• Heb je goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden in zowel het Nederlands als Engels en ben je in staat een relevant netwerk op te bouwen en te onderhouden;
• Werk je planmatig, resultaatgericht en doelgericht en ben je klantgericht, flexibel en initiatiefrijk;

Hier kom je te werken

De Divisie Facilitair, Logistiek en Beveiliging (DFLB) is een professionele organisatie, die waar en wanneer nodig facilitaire en logistieke diensten verleent aan haar opdrachtgevers binnen en ook buiten Defensie. Wij werken op een opdrachtgevergerichte, kostenbewuste, betrouwbare, flexibele en transparante wijze.
De werkzaamheden worden verricht binnen de DFLB die ressorteert onder het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO). De Divisie Facilitair, Logistiek en Beveiliging bestaat uit een Staf (Kabinet, Sectie Facilitair, Sectie Verplaatsings- en Transportmanagement, het Programmabureau, het Kazernecommando DOSCO-locaties en dedicated ondersteuning) en de navolgende bedrijven:
Paresto (cateraar), Facilitair Bedrijf Defensie (FBD), Servicepunt, Defensie Verkeers- en Vervoers Organisatie (DVVO), Media Centrum Defensie (MCD), Financieel Administratie en Beheer Kantoor (FABK), Bureau Internationale Militaire Sport (BIMS), Koninklijk Tehuis voor Oud-militairen en Museum Bronbeek (KTOMMB) en Defensie Bewakings- en Beveiligings Organisatie.

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.
Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).
Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.
De krijgsmacht beschermt wat ons dierbaar is. Het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) levert daar een essentiële bijdrage aan. Met meer dan 10.000 medewerkers ondersteunen wij de landmacht, luchtmacht, marine en marechaussee altijd en overal. Dit doen wij op defensielocaties, tijdens dagelijkse werkzaamheden, op oefening en tijdens inzet. Wij zorgen ervoor dat de krijgsmacht een voorsprong heeft in het gevecht!
Bij DOSCO draag je bij aan een sterke Defensieorganisatie. Wij zijn een de veelzijdigste onderdelen van Defensie. Van catering tot bewaking, van vastgoed tot logistiek, van facilitair tot inkoop, van HR tot medische zorg, achter elke militair schuilt een team van vakmensen die 24 uur per dag ondersteuning bieden. Je hoeft overigens geen militair te zijn om bij DOSCO te werken. Bij DOSCO draait het om vakmanschap, betrouwbaarheid en verbondenheid.

• Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
• Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.
• Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het ministerie van Defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.