Medewerker Bestuurssecretariaat

Kenonz; Raalte; On-site; EUR 26,000 - 36,000; Full time

Job summary

Gemeente Raalte zoekt een Medewerker Bestuurssecretariaat die als stevige, rustige spil achter de burgemeester en wethouder fungeert. Je regelt agenda’s, bewaakt overzicht en bereidt afspraken inhoudelijk en praktisch voor.

Je handelt e-mailverkeer zorgvuldig af, organiseert bijeenkomsten en evenementen, en stemt af met collega’s en externe contacten zodat informatie tijdig boven tafel komt. Ruimte voor flexibiliteit in taken en uren.

Qualifications

• Ervaring met agendabeheer en planning.
• Professioneel omgaan met interne en externe partijen.
• Accuraat en proactief in informatieverzameling.
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatie.

Responsibilities

• Agendabeheer en planning.
• Voorbereiden van afspraken.
• Eerste aanspreekpunt.
• Correct en zorgvuldig e-mailverkeer.
• Organiseren van bijeenkomsten en evenementen.
• Meedenken over doorontwikkeling.

Skills

Agenda beheer

Planning

Communicatie

E-mail afhandeling

Evenementen organisatie

Job description

Als Medewerker Bestuurssecretariaat bij Gemeente Raalte ben jij de stevige, rustige spil achter de burgemeester en een (aan jou toegekende) wethouder. Jij houdt de regie op agenda’s, bewaakt overzicht en zorgt dat afspraken inhoudelijk en praktisch goed voorbereid zijn. Je handelt e-mailverkeer correct en zorgvuldig af, organiseert bijeenkomsten en evenementen en stemt soepel af met collega’s en externe contacten om de juiste informatie op tijd boven tafel te krijgen. Met jouw vooruitdenken zet je net die extra stap in de voorbereiding, zodat bestuurders goed geïnformeerd en professioneel voor de dag komen en deadlines beheersbaar blijven. Omdat het college (deels) wisselt en het bestuurssecretariaat de werkzaamheden verder optimaliseert, is jouw ervaring extra waardevol en kun je meebewegen als taken en planning verschuiven.

Je start met het neerzetten van structuur en betrouwbare ondersteuning. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Agendabeheer en planning: beheren van agenda’s, afstemmen van prioriteiten en bewaken van de lange termijnplanning.
• Voorbereiden van afspraken: proactief verzamelen van informatie bij collega’s en externe contacten en zorgen voor een complete voorbereiding.
• Eerste aanspreekpunt: professioneel schakelen met interne en externe partijen en representatief optreden namens de bestuurder(s).
• Correct en zorgvuldig e-mailverkeer: filteren, uitzetten, opvolgen en bewaken van acties en termijnen.
• Organiseren van bijeenkomsten en evenementen: coördineren van logistiek, uitnodigingen en afstemming met betrokkenen.
• Meedenken over doorontwikkeling: bijdragen aan het slimmer organiseren en verdelen van werkzaamheden binnen het bestuurssecretariaat.

Je komt terecht in een relatief jong team binnen een organisatie waar mensen graag werken omdat er positiviteit is, omdat er samen wordt gewerkt en omdat er ook echt wordt aangepakt. Gemeente Raalte heeft de drive om vooruit te willen en het lef om buiten de lijntjes te kleuren als dat helpt. In jouw vakgebied is er juist nu een interessante ontwikkeling: de overgang van oud naar nieuw college vraagt om extra politieke sensitiviteit, strakke procesbegeleiding en een bestuurssecretariaat dat onder veranderende bestuurlijke verhoudingen stabiel blijft leveren. Jij helpt die basis neer te zetten en verder te versterken, met ruimte voor flexibiliteit in taken, uren en planning.