Managementsecretaresse (Zwolle, NL)

Vitens; Zwolle; On-site; EUR 44,000 - 53,000; Full time

Benefits offered by this job

FAB budget

Thuiswerken mogelijk

31,5 vakantiedagen

Adviesbudget €1000

Job summary

Vitens zoekt een proactieve managementsecretaresse voor ondersteuning van het management binnen Finance & Group Control, Business & Project Control, Interne Beheersing & Verbetering en Audit & Advies. Je werkt op de Zwolse locaties en draagt dagelijks bij aan een efficiënte samenwerking tussen teams.

Met 32-40 uur per week biedt Vitens een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden en ruimte voor professionele groei, met aandacht voor structuur en brede ondersteuning van diverse

Qualifications

• Minimaal 5 jaar ervaring in een secretariële of ondersteunende rol.
• Tijdens werkzaamheden effectief kunnen schakelen tussen teams en afdelingen.
• Goede beheersing van MS Office; bereidheid AI toe te passen.
• Relevante opleiding op secretariaat of administratieve ondersteuning is een pré.

Responsibilities

• Beheren van de agenda’s van de directeur Finance & Group Control en managers.
• Organiseren en plannen van vergaderingen, opleidingen en sollicitatiegesprekken.
• Verzorgen van organisatorische en secretariële ondersteuning binnen de betrokken organisatieonderdelen.
• Samenwerken met andere managementsecretaresses en zorgen voor onderlinge vervanging.
• Verzorgen en beheren van digitale communicatie via SharePoint.
• Bewaken van afspraken, acties en deadlines en zorgen voor opvolging.
• Signaleren van behoeften om ondersteuning en werkprocessen te verbeteren.

Skills

Organiseren

Verantwoordelijk

Communicatief

Zelfstandig werken

Prioriteiten stellen

Education

Secretariaat/Administratieve opleidingen

Tools

MS Office

AI-kennis

Job description

Functietitel: Managementsecretaresse
Recruiter: Mirjam Boer
Vacature-ID: 4629

Ben jij een proactieve en gestructureerde professional die houdt van een dynamische werkomgeving? Als managementsecretaresse bij Vitens ondersteun je het management van verschillende organisatieonderdelen en speel je een belangrijke rol binnen de organisatie. Je valt organisatorisch onder Finance & Group Control, maar jouw ondersteuning is breder en richt zich ook op Business & Project Control, Interne Beheersing & Verbetering, Bestuursondersteuning en Audit & Advies. Met jouw organisatorische talent zorg je voor een efficiënte en soepele samenwerking.

Voor onze organisatieonderdelen in Zwolle zijn wij op zoek naar een nieuwe collega. Geen dag is hetzelfde en je draagt bij aan iets belangrijks: iedere dag 1 miljard liter drinkwater van topkwaliteit winnen, zuiveren en leveren.

Waar jij mee aan de slag gaat

Als managementsecretaresse ben je verantwoordelijk voor de organisatorische en secretariële ondersteuning binnen de betrokken organisatieonderdelen. Je ondersteunt het management bij uiteenlopende werkzaamheden en zorgt voor structuur, overzicht en goede afstemming.

Belangrijke taken:

• Beheren van de agenda’s van de directeur Finance & Group Control en de managers binnen de betrokken organisatieonderdelen.
• Organiseren en plannen van vergaderingen, opleidingen, sollicitatiegesprekken en bijeenkomsten.
• Verzorgen van organisatorische en secretariële ondersteuning binnen de betrokken organisatieonderdelen.
• Samenwerken en afstemmen met andere managementsecretaresses en bijdragen aan onderlinge vervanging.
• Verzorgen en beheren van digitale communicatie rondom afdelingszaken via SharePoint.
• Bewaken van afspraken, acties en deadlines en zorgen voor een goede opvolging.
• Signaleren van behoeften en mogelijkheden om de ondersteuning en werkprocessen verder te verbeteren.

Je werkt voor verschillende teams en afdelingen. Dat vraagt om flexibiliteit, goede afstemming en het vermogen om prioriteiten te stellen. Je zorgt ervoor dat de ondersteuning evenwichtig wordt ingezet en aansluit bij de behoeften en prioriteiten van de verschillende organisatieonderdelen. Daarnaast werk je nauw samen met de andere managementsecretaresses binnen Vitens. Je stemt werkzaamheden met elkaar af, deelt kennis en ervaring en zorgt samen voor continuïteit van de ondersteuning, bijvoorbeeld door elkaar waar nodig te vervangen.

Wat breng jij mee?

We vinden motivatie en leergierigheid belangrijker dan een perfect cv. Als jij energie krijgt van organiseren, verantwoordelijkheid nemen en dingen geregeld krijgen, dan leren wij je de rest graag. Je durft vragen te stellen, pakt werk op en vindt het leuk om jezelf te ontwikkelen binnen een professionele omgeving.

Verder rekenen we op jouw:

• Mbo werk- en denkniveau.
• Bij voorkeur minimaal 5 jaar ervaring in een secretariële of ondersteunende rol.
• Ervaring met MS Office en kennis van AI, of de bereidheid je hierin te ontwikkelen en AI toe te passen in je werkzaamheden.
• Een relevante opleiding op het gebied van secretariaat of administratieve ondersteuning is een pré.

Je bent communicatief vaardig, werkt nauwkeurig en weet goed om te gaan met vertrouwelijke informatie. Omdat je meerdere teams en afdelingen ondersteunt, kun je gemakkelijk schakelen tussen verschillende werkzaamheden en belangen. Je bent servicegericht, zelfstandig en weet wanneer je initiatief moet nemen of juist moet afstemmen.

Het werk kent pieken en dalen. In drukke periodes blijf jij rustig, stel je prioriteiten en houd je overzicht. In rustigere momenten neem je zelf initiatief: je pakt werk op, denkt mee over verbeteringen en benut de ruimte om jezelf of anderen verder te ontwikkelen.

Zo zorgen wij voor jou

Als managementsecretaresse versterk je ons 32-40 uur per week. Hiervoor kun je onder andere rekenen op de volgende arbeidsvoorwaarden:

• Tot € 4316,00 bruto per maand (schaal 7). Daarnaast ontvang je een Flexibel Arbeidsvoorwaardenbudget (FAB) van 15,49% boven op je salaris (conform cao 2026). Dit budget bevat onder andere je vakantiegeld en eindejaarsuitkering.
• Mogelijkheid tot thuiswerken.
• 31,5 vakantiedagen.
• € 1.000 adviesbudget.

En er is meer. Wil je een overzicht van al onze arbeidsvoorwaarden? Ga naar www.werkenbijvitens.nl/arbeidsvoorwaarden.

Onze toekomst, jouw toekomst

Meewerken aan het toekomstbestendig maken van ons drinkwatervoorziening? Dan ontvangen wij graag je sollicitatie voor 17 november.

Samen elke druppel duurzaam

Wij hebben als grootste drinkwaterbedrijf het doel om voor 2030 elke druppel duurzaam te maken. Benieuwd hoe wij dit willen realiseren? Kijk dan even op Over Vitens | Vitens.

Vitens is belangrijk voor de basisvoorzieningen in onze maatschappij. Daarom vragen wij altijd een screening aan voordat we iemand aannemen. Onderdeel van deze screening is het aanleveren van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).

Salarisomschrijving

-

Dienstverband

32-40 uur per week

Type vacature

Intern

Vaardigheden

• Er is geen minimale opleiding vereist
• Je beheerst Nederlands