Managementondersteuner directie Erfgoed en Kunsten

Ministry of Education, Culture and Science; Den Haag; On-site; EUR 33,000 - 41,000; Part time

Benefits offered by this job

IKB budget

Studiefaciliteiten

Bedrijfsfitness

OV-vergoeding woon-werk

Ouderschapsverlof

Job summary

Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zoekt een managementondersteuner voor de directie Erfgoed en Kunsten. Je beheert de agenda van een MT-lid, coördineert vergaderingen en zorgt voor tijdige en volledige vergaderstukken via iBabs.

Je werkt in een team van vier collega’s en draagt bij aan facilitair beheer zoals zaalreserveringen, bezoekersregistratie en drukwerk. Je combineert klantgerichtheid met proactief en gestructureerd werken in een dynamische overheidssituatie.

Qualifications

• Relevante MBO-opleiding (MBO-3)
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, in woord en geschrift
• Digitale vaardigheden: Outlook, Word, MS Teams; snel leren iBabs en Proza
• Ervaring als secretaresse en management-ondersteuner
• Ervaring bij de rijksoverheid is een pré
• Creatief, oplossingsgericht en een teamspeler

Responsibilities

• Beheer en bewaak de agenda van een MT-lid
• Signaleer knelpunten en help bij plannen met externe partijen
• Verzamel en verzorg vergaderstukken via iBabs
• Regel vergaderlocaties, catering en bezoekersregistratie
• Beheer mail- en poststroom
• Werk samen met 4-collega’s in één dienstpostbus

Skills

Klantgerichte communicatie

Samenwerken

Proactief handelen

Education

MBO-3 opleiding

Tools

Outlook

Word

MS Teams

iBabs

Proza

Job description

Dit ga je doen

Als managementondersteuner bij de directie Erfgoed en Kunsten zorg je voor een overzichtelijke en actuele agenda van een van de MT-leden.

Wat doe je op een dag?

Je beheert en bewaakt de agenda van een MT-lid. Je signaleert tijdig eventuele knelpunten. Soms is het best een puzzeltje om iets in te plannen, omdat de MT-leden veel met externe partijen (gemeenten, provincies, andere ministeries, maar bv. ook culturele instellingen of musea) te maken hebben. En iedereen heeft natuurlijk een volle agenda. Complex agendabeheer is dus wel aan jou besteed! Overzicht houden en vooruitdenken zijn erg van belang.

Naast agendabeheer ben je veel bezig met het verzamelen van de juiste vergaderstukken. Die moeten tijdig beschikbaar en volledig zijn voor alle aanwezigen bij een overleg. Dat doen we meestal via ons digitale vergadersysteem iBabs. Daarnaast heb je verantwoordelijkheden op het facilitaire vlak: reserveren van vergaderzalen, aanmelden van bezoekers, regelen van catering, afhandelen van telefoontjes, voorbereiden van drukmateriaal, e-mail en post- en stukkenstroom.

Om je werk goed te kunnen doen is het belangrijk dat je weet wat er speelt binnen de directie. Hiervoor heb je wekelijks overleg met een MT-lid, sluit je aan bij directie-en afdelingsbijeenkomsten en sociale activiteiten. Je kent de medewerkers van de directie en je weet met welke onderwerpen zij bezig zijn.

Je doet dit allemaal niet alleen. Je werkt binnen een team met 4 collega’s. Op hen kun je terugvallen en zij op jou. Jullie werken vanuit één dienstpostbus en nemen, indien nodig, de werkzaamheden van elkaar over.

Om deze functie goed te kunnen vervullen, ben je van nature een energiek persoon die gemakkelijk contact maakt, vlot en helder communiceert, en graag samenwerkt. Je bent klantgericht en flexibel, want de dag loopt vaak anders dan je van te voren had gedacht. Je handelt zelfstandig en je hebt een proactieve houding: je signaleert knelpunten tijdig. Jouw werkwijze is efficiënt, effectief en je bent accuraat. Je kunt je snel inwerken en weet precies hoe je structuur aanbrengt in een leuke dynamische werkomgeving.

Dit krijg je

• Schaal 6 €2.943 - €3.660 (bruto)
• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
• 1 jaar
• 32 - 36 uur
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

• Individueel keuzebudget (IKB) – geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen.
• Studiefaciliteiten
• Bedrijfsfitness
• Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
• De mogelijkheid om belangrijke feestdagen te vieren zonder dat je een vrije dag hoeft op te nemen (bijv. Hemelvaartsdag en/of 2e pinksterdag).

Dit vragen wij

• relevante MBO-opleiding (MBO-3);
• goede beheersing van de Nederlandse taal, in woord en geschrift;
• aantoonbaar digitaal vaardig: je kunt goed werken met de gebruikelijke kantoorapplicaties zoals Outlook en Word en MS Teams, en als je nog niet bekend bent met digitale systemen als iBabs en Proza (ons stukkenstroomsysteem) ben je in staat om hier snel mee te leren werken;
• je hebt ervaring als secretaresse, management-ondersteuner;
• ervaring bij de (rijks)overheid is een pré;
• je bent creatief, oplossings- en resultaatgericht en vooral: als persoon een toevoeging aan ons team!

Meer over Afdeling Algemeen Beleid, team secretariaat

Over de directie Erfgoed en Kunsten (E&K): Iedereen heeft elke dag te maken met kunst en cultuur, door de muziek die je luistert, de oude kerk waar je langs loopt of de voorstelling waar je voor repeteert. De directie E&K zorgt voor de voorwaarden voor een gezonde, interessante en toegankelijke culturele sector van hoge kwaliteit in Europees Nederland en in Caribisch Nederland.

Uiteraard is de politieke opdracht leidend in ons werk. We maken het beleid samen met gemeenten en provincies en met de mensen die in de culturele sector werken. Het beleid van de directie is heel breed en heel divers. We richten ons op: monumentenzorg, archeologie, erfgoed en leefomgeving, musea, immaterieel erfgoed, beeldende kunst en podiumkunsten. En voor al die sectoren maken we beleid gericht op cultuureducatie en -participatie, diversiteit en inclusie, internationaal cultuurbeleid, duurzaamheid en arbeidsmarkt en ondernemerschap van de culturele sector.

We doen dit samen met ruim 60 leuke en zeer gemotiveerde collega’s. Al dat werk wordt verricht vanuit teams die aangestuurd worden door MT-leden. Sommige teams werken directie-overstijgend; de opgaven worden samen met de zusterdirectie Media en Creatieve Industrie (M&C) opgepakt. Ook kent het beleid een internationale component. Verder is er een afdeling Financiën en Control, die ook werkt voor de directie Media en Creatieve Industrie.

De directie E&K heeft een informele, open organisatiecultuur met korte lijnen. We zijn een creatieve directie met sterke collegiale banden. We gaan uit van eigen verantwoordelijkheid, maar denken graag met elkaar mee. Iedereen werkt met regelmaat thuis, maar we willen vooral op kantoor samenwerken om de synergie te benutten en de collegiale band te versterken.

Afdeling Algemeen Beleid, team secretariaat Over Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) werk je aan een slim, vaardig en creatief Nederland. Waar mensen zichzelf kunnen en mogen zijn, waar iedereen mee kan doen en waar je de vrijheid hebt om jezelf te ontwikkelen en te uiten. Bij ons werk je aan gelijke kansen, zodat al het talent in Nederland kan bloeien. Van de handigste handen tot de knapste koppen. OCW wil dat iedereen een actieve en unieke bijdrage kan leveren aan onze samenleving. Zodat deze open, vrij en vitaal blijft. Nu en later. Elke dag werken we samen aan de toekomst van Nederland. Ieder vanuit expertise en eigenheid. Met oog voor vandaag en aandacht voor morgen. Onze bewindspersonen bepalen hierin de koers. En wij zorgen voor een stevige basis waarop we voort kunnen bouwen. Naast jouw talenten, ervaring en motivatie maken ook verschillende aspecten van jouw identiteit onze organisatie rijker, innovatiever en leuker. Talent als basis, diversiteit als kracht.

Bijzonderheden

Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zet zich actief in om een inclusieve werkomgeving te creëren. Samen werken wij aan een organisatie waar iedere medewerker zich betrokken en gewaardeerd voelt.

Algemeen

• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) en een arbeidsvoorwaardengesprek. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de sollicitatieprocedure.
• Wil je de vacature later nog eens teruglezen, bijvoorbeeld voor je sollicitatiegesprek? Vergeet dan niet om de tekst te downloaden en op te slaan.
• Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werk kandidaat of herplaatsingskandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.
• Geef vooral aan waarmee we jou kunnen assisteren bij een succesvolle kennismaking.

Over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid