Managementondersteuner

Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat; Den Haag; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

144 vakantie-uren per jaar

OV-vergoeding/ km-vergoeding

Mobiele telefoon en laptop

Thuiswerkbudget

Pensioen ABP

Job summary

Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat zoekt een managementondersteuner voor de directie Maritieme Zaken in Den Haag. Je regelt agenda’s en zorgt voor een soepele documentenstroom, vergaderingen en bijeenkomsten, ook met internationale contacten.

Je werkt in een internationale omgeving, schakelt bij onverwachte wijzigingen snel en houdt prioriteiten scherp in het oog. Een ondersteunende rol met aandacht voor kwaliteit en proactieve samenwerking wacht op jou.

Qualifications

• Minimaal mbo-niveau 4 diploma, bij voorkeur managementondersteuner/managementassistent.
• Ervaring in een vergelijkbare functie met complex agendabeheer en het organiseren van internationale vergaderingen.
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatie in het Nederlands en basis Engels.
• Kennis van werkwijzen, methodieken en systemen voor managementondersteuning.
• Vaardig met Office-programma's zoals Word, Excel en PowerPoint.

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda's en bieden organisatorische en logistieke ondersteuning aan MT-leden.
• Afnemen van prioriteiten, verwerken van post en mailverkeer, bewaakten van voortgang van acties.
• Organiseren van (internationale) vergaderingen en bijeenkomsten, inclusief IMO/CCR-overleggen.
• Ondersteunen bij CM en Travelpoint en beheren van documentenstroom; dossiers aanmaken voor commissiedebatten in de Tweede Kamer.
• Boekingen van vergaderzalen en afhandelen van wijzigingen in planningen.

Skills

Agenda beheer

Organiseren vergaderingen

Documentenstroom

Tijdsbeheer

Engels (basis)

MS Office

Communicatie (NL)

Education

MBO niveau 4 diploma (managementondersteuner)

Tools

Content Manager CM

Travelpoint

MS Office (Word, Excel, PowerPoint)

Job description

Werk jij graag in een internationale en dynamische omgeving waarin geen dag hetzelfde is? Als managementondersteuner bij de directie Maritieme Zaken zorg jij ervoor dat de directie soepel kan werken. Je organiseert, plant en houdt overzicht, zodat de directie haar werk goed kan uitvoeren. Krijg jij energie van regelen, schakelen en ontzorgen? Dan maken we graag kennis met je.

Hoe jij bijdraagt

Binnen de directie Maritieme Zaken ben jij een belangrijke schakel in de dagelijkse ondersteuning van de directie. Je werkt in een internationale omgeving met veel verschillende contacten, afspraken en belangen.

Je houdt overzicht, bewaakt de voortgang van werkzaamheden en zorgt ervoor dat afspraken en acties worden opgevolgd. Daarbij schakel je veel met collega's, MT-leden en externe contacten, ook uit het buitenland. Je ondersteunt de directie bij agendabeheer, de documentenstroom en de organisatie van bijeenkomsten en vergaderingen.

In deze veelzijdige rol krijg je regelmatig te maken met onverwachte wijzigingen. Jij weet dan snel te schakelen, stelt prioriteiten en neemt initiatief om zaken zelfstandig op te lossen. Dankzij jouw nauwkeurigheid, flexibiliteit en proactieve houding blijven werkzaamheden soepel verlopen.

Jouw werkzaamheden

• Je beheert complexe agenda's en biedt organisatorische en logistieke ondersteuning aan MT-leden.
• Je prioriteert afspraken, verwerkt post- en mailverkeer en bewaakt de voortgang van acties.
• Je organiseert (internationale) vergaderingen en bijeenkomsten, waaronder overleggen binnen de International Maritime Organization (IMO) en Centrale Commissie voor de Rijnvaart (CCR).
• Je ondersteunt collega's bij het gebruik van Content Manager (CM) en Travelpoint en draagt bij aan een goede verwerking van de documentenstroom. Je maakt dossiers aan voor commissiedebatten in de Tweede Kamer.
• Je ondersteunt bij complexe afspraken, het boeken van vergaderzalen en het oplossen van onverwachte wijzigingen in planningen.

Jouw team

Je werkt samen met vier andere managementondersteuners in een pool. Samen ondersteunen jullie 1 directeur en 5 MT-leden. Jullie delen kennis, sparren met elkaar en nemen werkzaamheden van elkaar over wanneer dat nodig is. Flexibiliteit en samenwerken zijn daarbij vanzelfsprekend. Binnen de directie heerst een open sfeer waarin collega's voor elkaar klaarstaan en waar hard werken en werkplezier hand in hand gaan.

Arbeidsvoorwaarden & Contract

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• 12 maanden
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

Bij ons werk je aan mooie en betekenisvolle projecten voor heel Nederland, in een organisatie die jouw ontwikkeling serieus neemt en je waardeert als professional. Dat zie je ook terug in de arbeidsvoorwaarden.

Arbeidsvoorwaarden:

• 144 vakantie-uren per jaar (bij 36 uur per week)
• volledige OV-vergoeding of een km-vergoeding van € 0,07 of € 0,23 p/km ( zie voorwaarden )
• mobiele telefoon en laptop
• budget van € 750 voor inrichting thuiswerkplek + thuiswerkvergoeding van € 2,45 p/dag
• pensioenregeling via ABP

Een omgeving die jou ondersteunt en kansen biedt:

• hybride werken is mogelijk, afgestemd op jouw werkzaamheden en in samenspraak met je leidinggevende
• persoonlijke groei – opleidingen en loopbaanbegeleiding

Stel je arbeidsvoorwaarden zelf samen, passend bij jouw leven:

• Individueel Keuzebudget (IKB) gebruik je IKB-budget van 16,5% van je salaris voor bijvoorbeeld de aflossing van je studieschuld, een (elektrische) fiets inclusief accessoires, bedrijfsfitness, verduurzaming van je woning of andere fiscaalvriendelijke doelen
• flexibele verlofregelingen (zorg-, ouderschaps-, adoptie- en pleegzorgverlof)

Bekijk hier de volledige CAO van het Rijk.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal een mbo-niveau 4 diploma, bij voorkeur in de richting van managementassistent of managementondersteuner.
• Je hebt ervaring in een vergelijkbare functie, bijvoorbeeld met complex agendabeheer en het organiseren van complexe internationale vergaderingen.
• Je communiceert (mondeling en schriftelijk) uitstekend in het Nederlands en kunt e-mails en telefoongesprekken in het Engels afhandelen.
• Je hebt kennis van werkwijzen, methodieken en systemen voor managementondersteuning.
• Je kunt goed werken met Office-programma's zoals Word, Excel en PowerPoint.

Aan competenties breng je mee

• Samenwerken: je werkt samen met verschillende collega's en belanghebbenden binnen en buiten de directie. Je stemt werkzaamheden goed af en zorgt ervoor dat afspraken, acties en ondersteuning goed op elkaar aansluiten.
• Proactief handelen: je ziet wat er nodig is, neemt initiatief en zoekt zelfstandig naar oplossingen wanneer agenda’s wijzigen of onverwachte situaties ontstaan. Daarbij ben je flexibel en pak je ook werkzaamheden op die buiten je directe takenpakket vallen wanneer de situatie daarom vraagt.
• Plannen en organiseren: je houdt overzicht over complexe agenda’s, afspraken, vergaderingen en acties. Je stelt prioriteiten en zorgt dat werkzaamheden tijdig en zorgvuldig worden uitgevoerd.

Over Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat

Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat

Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) zet in op een veilig, bereikbaar en leefbaar Nederland. Daarom werkt het ministerie aan krachtige verbindingen over de weg, spoor, het water en door de lucht. En IenW beschermt tegen wateroverlast, zorgt voor de kwaliteit van lucht, water en bodem, en werkt aan het realiseren van een circulaire economie. Lees hier meer.

Digitalisering en datagedreven werken spelen een steeds grotere rol in ons werk. Binnen het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) zetten we daarom actief in op het versterken van I-vakmanschap: de kennis, vaardigheden en houding om technologie en informatievoorziening slim, verantwoord en met impact in te zetten.

Talent als basis, diversiteit als kracht

Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat bouwt aan een inclusieve organisatie. Een organisatie die ruimte biedt aan iedereen. Een organisatie waarin mensen zich betrokken en gewaardeerd voelen; niet ondanks, maar dankzij verschillen. Een organisatie waarin we samen werken aan een mooier Nederland. Daarom nodigen we iedereen (m/v/x) die aan het profiel van deze vacature voldoet, of gaat voldoen, uit om te solliciteren.

Directoraat-generaal Luchtvaart en Maritieme Zaken

Zet je je graag in voor een veilige wereld in de lucht of op het water, op zowel nationaal als internationaal vlak? Het directoraat-generaal Luchtvaart en Maritieme Zaken (DGLM) werkt aan een goed functionerend beleid voor zeevaart, havens, binnenvaart, luchtvaart en luchthavens. Met meer dan 300 collega’s werken we aan een mooier Nederland op dossiers zoals maritieme en luchtvaartveiligheid, luchtruimherziening, binnenwateren en goederenstromen. Actuele onderwerpen zijn CO2-vermindering en geluidsdichtheid in het dichtbevolkte Nederland.

DGLM bestaat uit 4 directies: de directie Luchtvaart, directie Maritieme Zaken, programmadirectie Omgeving Luchthaven Schiphol en programmadirectie Luchtruimvernieuwing.

Directie Maritieme Zaken

De directie Maritieme Zaken maakt deel uit van het directoraat-generaal Luchtvaart en Maritieme Zaken (DGLM). De directie bestaat uit zo’n 90 FTE en is recent gegroeid van drie afdelingen (Binnenvaart en Vaarwegen, Zeevaart en Zeehavens en Maritieme veiligheid) naar vijf afdelingen, met de uitbreiding van de afdelingen Duurzame Scheepvaart en Multimodaal Goederenvervoer en Buisleidingen. Naast het maritieme beleid is de directie daarmee ook IenW-breed beleidsverantwoordelijk voor een efficiënt en digitaal georganiseerd transportsysteem van wegtransport, binnenvaart, spoorgoederenvervoer en buisleidingen. Onze opgaves houden zich niet aan de indeling van onze afdelingen. We kijken dan ook verder dan ons afdelings- en directiebelang. Wij vinden dat onze directie zich kenmerkt door collegialiteit, samen aanpakken en plezier maken, uitdagende klussen en in een goede sfeer samen aan de slag zijn. De directie heeft een internationaal karakter. Veel medewerkers zijn regelmatig in het buitenland voor overleg in en met internationale organisaties en hebben regelmatig contact met collega’s uit andere landen over maritiem beleid en wetgeving.

Bijzonderheden

• Bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten.
• Je standplaats is Den Haag.
• De gesprekken vinden plaats in eek 43 of 44.
• Om bij ons te werken, moet je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen overhandigen, ook als je een interdepartementale transfer maakt. De kosten voor het aanvragen van een VOG worden door ons vergoed.
• Je wordt ingeschaald op basis van ervaring.
• Het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces, dit doen we altijd in overleg met jou.
• Het maken van een casus en (online) screening via onder meer databanken kan deel uitmaken van het sollicitatieproces.

Over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie over de sollicitatieprocedure

Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en gaje direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieveorganisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werkleuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.