Managementassistent thema Energie

Provincie Drenthe; Assen; On-site; EUR 31,000 - 44,000; Full time

Benefits offered by this job

Drenthe Vitaal

ABP pensioen 70%

IKB 22,37%

PBDI €6000/5 jaar

Verlofkoop/ spaardagen

Job summary

Provincie Drenthe zoekt een managementassistent ter ondersteuning van het thema Energie. Je ontzorgt de manager door proactief werk te signaleren, de agenda en mailbox zelfstandig te beheren, stukken vooraf te regelen en voortgang te bewaken.

Je organiseert vergaderingen en evenementen en fungeert als eerste aanspreekpunt voor medewerkers en externen. Je ondersteunt bij personeelszaken, beheert de SharePoint-pagina en adressenlijsten, en werkt nauw samen met andere managementassistenten binnen

Qualifications

• MBO 4 werk- en denkniveau.
• Ruime ervaring in het ondersteunen van leidinggevende binnen een complexe organisatiestructuur.
• Affiniteit met werken binnen de overheid (ervaring is een pre).
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal.
• Digitaal vaardig.

Responsibilities

• Beheren van de agenda en mailbox van de manager.
• Voorbereiden van overleggen en bewaken van voortgang van afspraken.
• Organiseren van vergaderingen en evenementen; plannen en lokaties verzorgen.
• Registreren, verwerken en archiveren van documenten.
• Eerste aanspreekpunt voor medewerkers en externe partijen.
• Ondersteunen bij personeelszaken zoals sollicitatiegesprekken en jubileum/afscheid.
• Beheren van de SharePoint-pagina en adressenlijsten.
• Samenwerken met andere managementassistenten.

Skills

Organisatievermogen

Stressbestendigheid

Klantgerichtheid

Proactief

Education

MBO-4 werk- en denkniveau

Tools

SharePoint

Job description

Wat doe je als managementassistent?

Als managementassistent ondersteun jij het thema Energie binnen de Provincie Drenthe. Door jouw betrokkenheid in het team krijg jij inhoudelijk mee wat er binnen het team speelt. Jij zorgt ervoor dat de manager die jij ondersteunt, wordt ontzorgd. Jij ziet het werk liggen, neemt dit waar mogelijk uit handen en handelt proactief. Je beheert zelfstandig de agenda en mailbox van de manager, doet suggesties, prioriteert, filtert en onderneemt direct actie waar nodig. Je bereidt overleggen voor, stelt stukken beschikbaar en bewaakt de voortgang van afspraken. Ook organiseer je vergaderingen en evenementen: je plant, maakt de agenda, nodigt deelnemers uit en regelt locatie en faciliteiten. Daarnaast registreer, verwerk en archiveer je documenten en fungeer je als eerste aanspreekpunt voor medewerkers en externe partijen. Je ondersteunt bij personeelszaken, zoals het plannen van sollicitatiegesprekken en het organiseren van jubilea en afscheid. Verder beheer je de SharePointpagina van het team, houd je adressenlijsten actueel en spring je bij op inhoudelijke dossiers waar extra ondersteuning nodig is. Je werkt samen met andere managementassistenten en vervangt elkaar indien nodig. Het team waarin je komt te werken is een open en betrokken groep, die gaat voor resultaat, maar waar ook ruimte is voor humor en gezelligheid. Niet voor niets noemen we onszelf het gezelligste team van de provincie Drenthe! Wil je meer weten over ons het Team Energie? Bekijk dan het filmpje.

Wie ben jij

Jij bent een echt organisatietalent. Stressbestendigheid en snel schakelen zit in jouw DNA.

Je hebt een klantgerichte en proactieve instelling, maar bent ook zeker in staat om grenzen aan te geven en te bewaken. Je bent integer, weet situaties goed in te schatten door assertief te zijn en bent terughoudend wanneer de situatie daar om vraagt.

Wat Breng Je Mee

• Mbo 4 werk- en denkniveau.


• Ruime ervaring in het ondersteunen van leidinggevende binnen een complexe organisatiestructuur.


• Affiniteit met werken binnen de overheid (ervaring is een pre).


• Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal.


• Digitaal vaardig.

Dit krijg je van ons

Werken Bij De Provincie Drenthe Betekent Bijdragen Aan Een Mooi En Leefbaar Drenthe. Jij Krijgt Van Ons De Kans Om Je Verder Te Ontwikkelen In Een Professionele En Ondersteunende Omgeving. Daarnaast Bieden We Een Aantrekkelijk Pakket Aan Arbeidsvoorwaarden, Zoals

• Een arbeidsovereenkomst van 24 per week voor de duur van één jaar met uitzicht op een vaste aanstelling.


• Een salaris binnen schaal 7 (Realisator/ondersteuner functieprofiel cao Provinciale sector), tussen € 2.818,24 en € 3.948,17 o.b.v. 36 uur, afhankelijk van ervaring en achtergrond.


• Een individueel keuzebudget (IKB) van 22,37% boven op je maandsalaris.


• Een persoonlijk ontwikkelbudget (PBDI) van € 6.000, - per 5 jaar om jouw groei en inzetbaarheid te stimuleren.


• De mogelijkheid om verlofdagen bij te kopen of spaarverlof op te bouwen.


• Voordelige pensioenopbouw bij ABP, waarbij wij als werkgever 70% bijdragen.


• Drenthe Vitaal: een programma waarin we samen met jou investeren in jouw duurzame inzetbaarheid.

Iedereen doet ertoe in Drenthe

Bij de provincie Drenthe geloven we dat diversiteit ons sterker maakt. We verwelkomen kandidaten met verschillende achtergronden, ervaringen en perspectieven. Bij ons heb je de ruimte om jezelf te kunnen zijn: iedereen doet mee en iedereen doet ertoe in Drenthe.

Het overleggen van een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) maakt onderdeel uit van de sollicitatieprocedure.

Kom bij ons werken

Heb je inhoudelijke vragen over deze vacature? Neem contact op met Riëtte Wollerich, Themamanager Energie via 0592 - 36 55 55. Voor vragen over de procedure kun je een mailbericht sturen naar [email protected].