Managementassistent

Jouwzorgbaan; Utrecht; On-site; EUR 34,000 - 45,000; Full time

Job summary

UMC Utrecht zoekt een management assistent geriatrie die als onmisbare schakel fungeert in het secretariaat en directe ondersteuning biedt aan het afdelingshoofd en staf.

Je werkt zelfstandig, organiseert de dagelijkse gang van zaken en denkt mee over werkprocessen, met aandacht voor vertrouwelijke informatie en hoogwaardige dienstverlening.

Qualifications

• Ruime secretariële ervaring, bij voorkeur in academische of zorgomgeving.
• Communicatief sterk, servicegericht en nauwkeurig.
• Stressbestendig en kan prioriteiten stellen.
• Vertrouwelijke informatie kan omgaan.
• Goede mondelinge en schriftelijke NL/ENG vaardigheden.

Responsibilities

• Beheert complexe agenda’s en mailboxen van afdelingshoofd en staf.
• Organiseert vergaderingen, bijeenkomsten en opleidingsactiviteiten.
• Behandelt correspondentie en telefoontjes zelfstandig af.
• Bewaakt acties, deadlines en verslaglegging.
• Ondersteunt bij P&O- en opleidingstaken en denkt mee over workflows.
• Verwerkt secretariële taken samen met andere management assistenten.

Skills

Secretariële ervaring

Taalvaardigheid NL/EN

Microsoft Office

Tools

Microsoft Outlook

Excel

Word

Job description

Wil jij een sleutelrol spelen binnen onze afdeling? Als management assistent geriatrie zorg je voor een soepel lopend secretariaat en bied je directe ondersteuning aan het afdelingshoofd en de staf van de geriatrie.

Dit ga je doen

Als management assistent ben jij hét aanspreekpunt voor het afdelingshoofd en de staf van de geriatrie. Je werkt zelfstandig, denkt vooruit en zorgt dat de dagelijkse gang van zaken goed georganiseerd verloopt. Je werkzaamheden zijn afwisselend en vragen om zelfstandigheid en verantwoordelijkheidsgevoel.

Je:

• beheert complexe agenda’s en mailboxen van het afdelingshoofd en de stafleden;
• organiseert vergaderingen, bijeenkomsten en opleidingsactiviteiten;
• handelt correspondentie en telefoontjes zelfstandig af;
• bewaakt acties, deadlines en verslaglegging;
• ondersteunt bij P&O-taken en opleidingstaken;
• denkt actief mee over het verbeteren van werkprocessen;
• voert algemene secretariële werkzaamheden uit in samenwerking met collega-management assistentes.

Je bent de onmisbare schakel binnen de afdeling en draagt bij aan een goed georganiseerde en collegiale werkomgeving.

Hier ga je werken

De afdeling Geriatrie is een innovatieve, dynamische afdeling, waar patiëntenzorg, opleiding en onderwijs, en onderzoek samenkomen.

De afdeling Geriatrie bestaat uit een klinische afdeling, een polikliniek en een uitgebreid consultatief team. Wij werken nauw samen met de andere specialismen in het ziekenhuis om de zorg voor de oudere patiënt met complexe problematiek in het UMC Utrecht continu te verbeteren. De vakgroep geriatrie verzorgt de opleiding tot klinisch geriater, internist ouderengeneeskunde en klinisch farmacoloog, en biedt daarnaast stages aan voor verschillende andere opleidingen. Daarnaast is de vakgroep nauw betrokken bij het onderwijs binnen de opleiding geneeskunde. De afdeling doet veel onderzoek, waarbij de focus op hartfalen en vaatkalk ligt.

Binnen de functie werk je samen met stafartsen, artsen in opleiding tot specialist (AIOS), verpleegkundig specialisten, verpleegkundigen, psychologen, studenten, onderzoekers en een team van management assistenten van andere vakgroepen en beleidsmedewerkers van de opleiding. Collega's weten elkaar goed te vinden en samenwerking staat centraal. De sfeer is professioneel, open en collegiaal.

Dit neem je mee

Je bent een ervaren en betrokken management assistent die graag zelfstandig werkt en overzicht houdt.

Daarnaast:

• heb je ruime secretariële ervaring, bij voorkeur in een academische of zorgomgeving;
• ben je communicatief sterk, servicegericht en nauwkeurig;
• ben je stressbestendig en kun je goed prioriteiten stellen;
• heb je een hoog verantwoordelijkheidsgevoel en een proactieve houding;
• kun je goed omgaan met vertrouwelijke informatie;
• heb je ervaring met Microsoft Office (Word, Outlook en Excel);
• beheers je de Nederlandse en Engelse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk.

Wil je meer weten over deze functie of de afdeling? Neem gerust contact op met Prof. dr. Mariëlle Emmelot-Vonk (afdelingshoofd geriatrie), bij voorkeur te bereiken via [e-mail], eventueel via 088-7558280.

De vacature staat gelijktijdig intern en extern gepubliceerd, waarbij de voorkeur bij gelijke geschiktheid uitgaat naar een interne kandidaat.