Managementassistent

Basalt; Den Haag; Sur place; EUR 31 000 - 44 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

Eindejaarsuitkering

Reiskostenvergoeding

Tablet- en fietsenplan

Résumé du poste

Den Haag – 20 uur – per 1 januari 2027. Basalt zoekt een managementassistent die twee teammanagers binnen de Divisie Kinderrevalidatie ondersteunt. Je beheert complexe agenda’s, plant vergaderingen, verzorgt voorbereiding en bewaakt de mailbox.

Daarnaast coördineer je interne en externe communicatie, stel je documenten en notities op, beheer je archief in Teams/SharePoint en regel je praktische zaken zoals reizen en teamdagen. Je werkt nauwkeurig, proactief en in overleg met je team.

Qualifications

• Een mbo-diploma managementassistent/Directiesecretaresse op niveau 4.
• Ruime ervaring in een soortgelijke functie en met het beheren van het managementarchief en documentenbeheer.
• Gestructureerde en systematische werkwijze; accuraat en overzichtbewakend.
• Goede beheersing van Microsoft Office en I-Babs; nieuw systeem wennen geen probleem.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal; helder mondeling en schriftelijk.
• Zelfstandig werken, maar ook een collegiale teamspeler; beschikbaar op dinsdagen.
• Representatieve en professionele uitstraling.

Responsabilités

• Agendabeheer en prioriteren van afspraken voor teammanagers.
• Voorbereiden, notuleren en opvolgen van acties uit vergaderingen.
• Coördineren van communicatie tussen managers.
• Relatiebeheer met (externe) samenwerkingspartners.
• Opstellen van inhoudelijke documenten en notities.
• Afhandelen van administratieve zaken.
• Regelen van praktische zaken zoals teamdag, koffie en relatiegeschenken.
• Beheren en bewaken van archivering in Teams/SharePoint.

Connaissances

Agenda beheer

Communicatie

Teamplayer

Formation

MBO-diploma managementassistent/directiesecretaresse (niveau 4)

Outils

Microsoft Office

I-Babs

Description du poste

Den Haag – 20 uur – per 1 januari 2027

Ben jij een managementassistent in hart- en nieren? Ben je proactief, accuraat, weet je van aanpakken en zorg jij ervoor dat alles op rolletjes loopt in de agenda van de manager? Dan zoeken wij jou!

Wat ga je doen bij Basalt?

Als managementassistent binnen de nieuwe organisatiestructuur ondersteun je twee teammanagers binnen de Divisie Kinderrevalidatie. Jij weet als geen ander hoe je omgaat met complexe agenda’s en je zorgt ervoor dat vergaderingen handig zijn gepland en goed zijn voorbereid. Je houdt de mailbox op orde en regelt de praktische zaken voor de teammanagers.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het agendabeheeren prioriteren van afsprakenvan teammanagers;
• Het voorbereiden van, notuleren in, en opvolgen van acties uit vergaderingen;
• Het coördineren van communicatie tussen de managers;
• Relatiebeheer met (externe) samenwerkingspartners;
• Het opstellen van inhoudelijke documenten en notities;
• Het afhandelen van administratieve zaken;
• Regelen van praktische zaken, zoals: bloemetje voor medewerkers bestellen, koffie regelen voor gesprekken, plannen en organiseren van bijvoorbeeld een teamdag;
• Beheren, ordenen en bewaken van de archivering in de Teams/Sharepoint omgeving.

De werkdagen en werktijden zijn in overleg met jouw teammanager. Je bent bereid om de werkzaamheden van andere managementassistentes waar te nemen bij afwezigheid en je weet je eigen taken bij verlof ook goed over te dragen.

Waar kom je te werken?

Van onze 13 locaties kom je te werken op locatie Den Haag (Vrederustlaan en KDC De Witte Vogel). Vanaf 1 januari 2027 werkt Basalt met een nieuwe organisatiestructuur, waarin de kinderrevalidatie van onze locaties in Den Haag, Leiden, Delft, Gouda en Zoetermeer samen één divisie vormt. De divisies worden duaal aangestuurd, door een Divisiemanager Bedrijfsvoering en een Divisiemanager Medisch.

Wie ben jij?

Je bent een initiatiefrijke managementassistent met aandacht voor communicatie, relaties en processen. Je bent een doorzetter, die door middel van tact en luistervaardigheden feilloos prioriteert, informatie vergaar t en afspraken realiseert. Je bent in staat om de urgentie van verzoeken goed in te schatten en weet, waar nodig, met overtuigingskracht de juiste afwegingen te maken in de ondersteuning van de manager. Je gaat zorgvuldig en integer om met vertrouwelijke informatie en gegevens van strategisch belang. Met jouw professionele en representatieve uitstraling ben je een prettige gesprekspartner voor jouw collega’s en de externe contacten. Hiernaast neem je mee:

• Een mbo-diploma managementassistent/ directiesecretaresse op niveau 4;
• Ruime ervaring in een soortgelijke functie en met het beheren van het managementarchief en documentenbeheer;
• Een gestructureerde en systematische werkwijze. Je kunt goed overzicht bewaken en bent accuraat;
• Goede beheersing van verschillende programma’s, zoals Microsoft Office en I-Babs. Het werken met nieuwe systemen ga je niet uit de weg;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal. Je kunt helder communiceren, zowel mondeling als schriftelijk;
• Zelfstandig werken is jou niet vreemd. Maar je bent een collegiale teamspeler die goed kan samenwerken en bijdraagt aan een positieve werksfeer;
• Je bent bij voorkeur beschikbaar op de dinsdagen.

Wat bieden wij?

Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband;

Salaris volgens de Cao Ziekenhuizen, minimaal € 2.750,- en maximaal € 3.959,- bruto per maand op basis van 36 uur (FWG 40, functieprofiel Secretaresse B);

Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een eindejaarsuitkering, reiskostenvergoeding en een tablet- en fietsenplan.

Wil je meer weten?

Voor inhoudelijke vragen over de functie kun je terecht bij Marieke Hoek (06-11928572) of Inez van der Ham (070-3593713).

Heb je vragen over de sollicitatieprocedure? Bekijk onze website of bel team Werving en Selectie via 070-3593589.

Enthousiast geworden?

• Je kunt solliciteren tot en met 25 oktober. Je ontvangt automatisch een bevestiging;
• Interne kandidaten genieten bij gelijke geschiktheid de voorkeur;
• Door omstandigheden kunnen wij de vacature eerder sluiten. Solliciteer dus direct!

Met nieuwe collega’s kunnen we meer impact maken. Dat is de kracht van Basalt.

• Patiëntendoelgroep: Kinderrevalidatie