Management ondersteuner DMLVD(598538)

Werken voor Nederland; Den Haag; On-site; EUR 35,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB-budget

Flexibele werktijden

75% ouderschapsverlof

ABP-pensioen

Reiskostenvergoeding OV

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een gedreven managementondersteuner die proactief agenda's beheert, correspondentie en verslaglegging verzorgt en als spil fungeert tussen directie en interne/externen. Je coördineert bijeenkomsten, denkt mee over digitalisering en organiseert evenementen.

De rol biedt ruimte voor initiatief in een dynamische directie en vereist sterke organisatorische vaardigheden, met uitstekende beheersing van Outlook, Excel, Word en PowerPoint.

Qualifications

• Secretariële/administratieve procedures en voorschriften.
• Reguliere documentatie- en archiveringstechnieken.
• Inzicht in ambtelijke en politieke belangen en bestuurlijke verhoudingen.
• Vaardigheden in het verzamelen en inzichtelijk maken van managementinformatie.

Responsibilities

• Effectief en zelfstandig beheren van agenda’s en afspraken.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties.
• Signaleren en anticiperen op behoeften van de directie en afdelingen.
• Proactief meedenken en organiseren van maandelijkse directiebrede evenementen en jaarlijkse uitjes.
• Meedenken over het digitaliseren van het secretariaat.

Skills

Proactief

Klantgericht

Plannen & organiseren

Organisatiegericht

Samenwerken

Integer

Leervermogen

Tools

Outlook

Excel

Word

PowerPoint

Job description

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 07 - Burgerschaal IBBAD 07

Vakgebied Orde / vrede / veiligheid

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Functiegroep Burger

Functieomschrijving

Ben jij een echte aanpakker met een proactieve houding? Kun jij moeiteloos schakelen tussen verschillende taken en fungeer je graag als het verbindende element binnen een organisatie? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wie zoeken wij? Een gedreven managementondersteuner die klantgericht denkt en handelt, en als spin in het web de directie optimaal ondersteunt. Jij bent proactief en denkt graag mee en kijkt verder dan de dag van vandaag. Jij hebt de juiste basisvaardigheden onder de knie, zoals agendabeheer, correspondentie, verslaglegging en het organiseren van bijeenkomsten.

Wat ga je doen?

• Effectief en zelfstandig beheren van agenda’s en afspraken
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties
• Signaleren en anticiperen op behoeften van de directie en de afdelingen
• Proactief meedenken en organiseren van de maandelijkse directiebrede evenementen en de jaarlijkse uitjes.
• Meedenken over het digitaliseren van het secretariaat

Wat bieden wij?

Een uitdagende rol binnen een dynamische directie waar jouw inzet écht het verschil maakt. Ruimte voor eigen initiatief en ontwikkeling, en een team waarin samenwerking centraal staat.

Je hebt kennis en of ervaring van de volgende zaken?

• Management ondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften.
• Reguliere documentatie- en archiveringstechnieken
• Inzicht in ambtelijke en politieke belangen en gevoeligheden in primaire processen, bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen.
• Vaardigheden in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het samenstellen van managementinformatie.
• Secretarieel (administratief) beheer, in coördineren van complexe informatiestromen en processen en in het daarbij afwegen van consequenties, belangen, prioriteiten e.d.
• Voldoende beheersing van programma's zoals Outlook, Excel, Word en Powerpoint en andere standaard kantoorapplicaties en (automatiserings-)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en projectmanagement.
• kennis- en affiniteit met eigen werkzaamheden en Defensie.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Competenties

• Proactief
• Klantgericht
• Plannen en organiseren
• Organisatiegericht
• Samenwerken
• Integer
• Leervermogen

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 07-Burgerschaal IBBAD 07

Salarisomschrijving Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek.

Maandsalaris €3.096,00-€4.289,00

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Contractduur 2 jaar

Minimaal aantal uren per week 38

Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeidsvoorwaarden

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
• De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
• Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
• Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit .
• Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.

Wil jij bijdragen aan de secretariële ondersteuning en structurering van de Directie MLVD? Wij zoeken een managementondersteuner (s7) die onze directie secretarieel komt ondersteunen. Binnen de directie ondersteun je de directeur en plaatsvervangend directeur bij o.a. het agendabeheer, stukkenstroom, reizen en voorbereiding van overleggen met diverse stakeholders.

Onze directie bevindt zich in het beleidsmatige hart van het departement: het Directoraat-Generaal Beleid (DGB). Het DGB ontwikkelt beleid, strategie en plannen voor een moderne en toekomstbestendig Defensie. Door integraal en uitvoerbaar beleid te maken, geeft het DGB richting aan en schept het de randvoorwaarden voor de krijgsmacht. Het beleid is de schakel tussen politiek en uitvoering. Op basis van zorgvuldige afwegingen legt het DGB duidelijke keuzes voor aan de politieke leiding. DGB is primair verantwoordelijk het opstellen van kamerbrieven en rapportages richting de Tweede Kamer. Het is een organisatie waarin burgers en militairen nauw met elkaar samenwerken, zodat beleid en operatie optimaal wordt geborgd. De Directie Materieel, Leefomgeving, Vastgoed en Duurzaamheid (DMLVD) opereert defensie-breed, interdepartementaal en is beleidsmatig de vooruitgeschoven pion richting andere departementen en regionale besturen. Daarmee vervult het een brugfunctie tussen Defensie en haar omgeving. DMLVD is een van de zeven directies van het DGB.

DMLVD heeft tot doel het realiseren van integraal en uitvoerbaar beleid, inclusief kaders en normen, ten dienste van de krijgsmacht voor de functiegebieden materieel, leefomgeving, vastgoed en duurzaamheid in brede zin.

Voor meer informatie over deze vacature:

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure: