Management ondersteuner DBOA(604676)

Werken voor Nederland; Den Haag; On-site; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Job summary

Het Ministerie van Defensie zoekt een managementondersteuner voor de directie DBOA. Je verricht secretariële en administratieve ondersteuning voor de minister bij afwezigheid van de secretaresse en bent flexibel inzetbaar voor toegewezen taken.

Je werkt nauw samen met bestuuradviseurs, de adjudant, communicatieadviseurs en kamerbewaarders. De functie maakt deel uit van de afdeling B&O en vereist secretariële opleiding, uitstekende Nederlandse taalbeheersing en (waar nodig) Engels.

Qualifications

• Secretariële opleiding vereist.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Goeie beheersing van vreemde talen (Engels).
• Ervaring met secretariële ondersteuning van ambtelijke of politieke top.

Responsibilities

• Secretarieel, organisatorisch en administratief ondersteunen van de minister, bij afwezigheid van de secretaresse.
• Zorgdragen voor coördinatie met de coördinerend adviseur en procedures.
• Ondersteunen van ad-hoc verzoeken en financiёle afhandeling, visa-aanvragen en archivering.
• Beheren van informatiestromen en contacten met bezoekers.

Skills

Secretariële ondersteuning

Nederlands taalvaardigheid

Engels basiskennis

Education

Secretariële opleiding

HBO werk- en denkniveau

Job description

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 09 - Burgerschaal IBBAD 09

Vakgebied Orde / vrede / veiligheid

Dienstverband Tijdelijke aanstelling

Functiegroep Burger

Functieomschrijving

De managementondersteuner binnen de directie DBOA is belast met het verrichten van secretariële ondersteuning en dienstverlening voor bijvoorbeeld de minister bij afwezigheid van de secretaresse. Daarnaast is de managementondersteuner flexibel inzetbaar en verricht specifiek toebedeelde taken en kan directie breed ingezet worden voor secretariële/administratieve ondersteuning. Vanwege de vervanging dien je op woensdag, donderdag en vrijdag inzetbaar te zijn.

Binnen het team werk je intensief samen met bestuursadviseurs, de adjudant, communicatieadviseurs, chauffeurs en de kamerbewaarder. Ieder draagt vanuit zijn of haar eigen verantwoordelijkheid bij aan één gezamenlijk doel: het optimaal ondersteunen van de minister, staatssecretaris, secretaris-generaal en plaatsvervangend secretaris-generaal. Samen zorg je voor een professioneel, soepel en effectief functionerend team.

De managementondersteuner voert de werkzaamheden uit binnen de afdeling B&O. Deze afdeling bestaat uit managementondersteuners, chauffeurs, kamerbewaarders, (senior) adviseurs protocol en evenementen, een adviseur bedrijfsvoering en een facilitair medewerker.

Werkzaamheden:

• 1. Ondersteunt secretarieel, organisatorisch en administratief door:
• - het secretarieel (administratief) rekening houdend met gestelde prioriteiten en naar aard en inhoud verschillende onderwerpen in een politiek en ambtelijk zeer gevoelige en complexe dynamische context;
• - Functionaris werkt nauw samen met de coördinerend adviseur met betrekking tot procedures, werkwijze en processen rondom een bewindspersoon;
• - het administratieve proces van uitnodigingen gericht aan de minister in samenwerking met de adviseurs;
• - het ondersteunen van de adjudanten op het gebied van financiële afhandeling, aanvragen visa voor buitenlandse dienstreizen;
• - her archiveren van verslagen van de (Rijks)Ministerraad.
• - het coördineren van de afhandeling van naar aard en inhoud verscheidene en uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken;
• - het coördineren van complexe informatiestromen;
• - het fungeren als ‘buffer’ in een zeer gevoelige en complexe politieke en maatschappelijke context naar de interne organisatie en externe omgeving;
• - het maken van inschattingen van het politiek en maatschappelijk afbreukrisico, belang en urgentie, leggen van verbanden en afweging consequenties van handelen, bewaken voortgang en afhandeling, signaleren en rappelleren;
• - het verstrekken van informatie van algemeen inhoudelijke en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen;
• - het administratief, logistiek en organisatorisch ondersteunen;
• - het ontvangen en te woord staan van bezoekers;
• - het aanleggen en bijhouden van werkdossiers;
• - het zorgdragen voor de samenstelling van (management)overzichten.

Vereist:

• Secretariële opleiding;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Goede beheersing van vreemde talen (naar behoefte: Engels).

Gewenst:

• HBO werk- en denkniveau.

Ervaring vereist:

• Ervaring met secretariële ondersteuning van ambtelijke of politieke top.

Competenties:

• Analyseren
• Besluitvaardig
• Communiceren
• Integer
• Klantgericht
• Organisatiegericht
• Plannen en organiseren
• Samenwerken
• Stressbestendig

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 09-Burgerschaal IBBAD 09

Salarisomschrijving Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek.

Maandsalaris €3.762,00-€5.411,00

Dienstverband Tijdelijke aanstelling

Contractduur 2 jaar

Minimaal aantal uren per week 38

Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeidsvoorwaarden

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
• De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
• Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
• Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit .
• Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.

De Directie Bestuursondersteuning en Advies (DBOA) is onderdeel van het kerndepartement en heeft tot doel de omstandigheden te scheppen in, met en voor de organisatie waarin de politieke en ambtelijke leiding van Defensie kan sturen en verantwoordelijkheden kan dragen om te beschermen wat ons dierbaar is. In een veilige en inclusieve omgeving staat DBOA voor integraliteit, verbinding, tijdigheid, kwaliteit en tegenspraak en is DBOA benaderbaar, flexibel en betrokken. DBOA bestaat uit een directeur DBOA, een plaatsvervangend directeur DBOA, een afdelingshoofd Bedrijfsvoering & Ondersteuning (B&O) die de twee afdelingen Advies & Parlement/Stukkenstroom en Bedrijfsvoering & Ondersteuning aansturen.