Management Assistent voor Managing Director Unit ISP

TNO; Den Haag; On-site; EUR 35,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

Maandsalaris 3.095–4.179 EUR

Vakantiegeld 8%

13e maand 8.33%

Flexbudget 5.58% + €180

Ontwikkeling en opleidingen

Thuiswerken mogelijk

Pensioenregeling

33 vakantiedagen

Job summary

TNO zoekt een ervaren Management Assistant voor de Managing Director van de ISP-unit. Je regelt een complexe agenda, bewaakt voortgang en zorgt dat afspraken en acties soepel verlopen.

Je bent een belangrijke verbindende schakel tussen directeur, ISP-collega’s, andere onderdelen van TNO en externe relaties. Je bouwt actief een netwerk op en behoudt overzicht in drukke periodes.

Qualifications

• Ervaren in management- of directieondersteuning.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en prioriteitenmanagement.
• Proactief en doelgericht in uitvoering van afspraken.

Responsibilities

• Beheren van de complexe agenda van de Managing Director.
• Organiseren van overleggen, bijeenkomsten en werkbezoeken en voorbereiden.
• Zorgdragen voor tijdige informatie en voortgangsbewaking.
• Onderhouden netwerk binnen TNO en met externe partners.
• Zorgdragen voor discrete en vertrouwelijke communicatie.

Skills

Management-ondersteuning ervaring

Proactief handelen

Prioriteiten voelen

Netwerken bouwen

Nederlandse communicatie

Engels communicatie

Microsoft 365

Discreet

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft 365

Job description

Over deze vacatureDe unit ISP werkt op het snijvlak van technologie, strategie, beleid en maatschappelijke impact. Thema’s als AI, digitalisering, digitale weerbaarheid, innovatie en samenwerking met overheid, bedrijfsleven en kennispartners spelen daarin een belangrijke rol. Dat maakt ISP een dynamische omgeving: inhoudelijk sterk, bestuurlijk relevant en voortdurend in beweging. Als Management Assistant van de Managing Director sta je dicht op die dynamiek. Je krijgt veel mee van wat er speelt binnen de unit en helpt om daar structuur, rust en voortgang in aan te brengen. Je bent een vertrouwde sparringpartner in de dagelijkse organisatie: scherp op planning, zorgvuldig met informatie, sensitief in contact en voorkomend waar dat nodig is.

Wat ga je doen?

Je ondersteunt de Managing Director in de volle breedte van zijn werkzaamheden. Je voert regie op een complexe agenda, bewaakt voortgang en zorgt dat afspraken, acties en besluitvorming soepel verlopen. Je organiseert overleggen, bijeenkomsten en werkbezoeken, bereidt deze voor en zorgt dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is. De rol vraagt structuur én daadkracht. Enerzijds een stevig fundament: een agenda die klopt, afspraken die staan, stukken die op orde zijn en een organisatie waarin niets tussen wal en schip valt. Anderzijds initiatief en doorzettingsvermogen: je wacht niet af, maar zet zaken in gang, houdt actief vinger aan de pols bij lopende acties en zorgt dat toezeggingen ook echt worden nagekomen. Je stuurt bij waar het nodig is, ook als daar wat aandringen bij komt kijken.

Je bent daarnaast een belangrijke schakel tussen de directeur, collega's binnen ISP, andere onderdelen van TNO en externe relaties. Je onderhoudt en bouwt actief een netwerk op, ook bij partners zoals de ministeries, en investeert uit eigen beweging in goede werkrelaties. Je houdt overzicht, signaleert wat aandacht vraagt en brengt structuur aan waar veel tegelijk gebeurt.

Kortom: jij zorgt ervoor dat de Managing Director zich kan richten op de inhoud en de koers van de organisatie, omdat jij zorgt dat de omgeving daaromheen staat als een huis.

Wat wij van jou verwachten

Je bent een ervaren Management Assistant, Directiesecretaresse, Executive Assistant of vergelijkbare professional die stevig in het vak staat. Je begrijpt wat nodig is om een directieomgeving goed te ondersteunen en voelt je thuis in een organisatie waar veel tegelijk gebeurt. Een hbo-diploma is niet noodzakelijk. We vinden het belangrijker dat je beschikt over hbo werk- en denkniveau en vanuit ervaring weet wat professionele managementondersteuning vraagt. Voor de juiste kandidaat is er alle ruimte voor ontwikkeling, van gerichte opleidingen tot een breder ontwikkeltraject.

Daarnaast:

• Heb je ruime ervaring in management- of directieondersteuning;
• Werk je zelfstandig, proactief en met een scherp gevoel voor prioriteiten;
• Neem je initiatief en zet je door tot zaken echt geregeld zijn;
• Leg je makkelijk contact en bouw je moeiteloos een netwerk op, binnen TNO en bij externe partners;
• Communiceer je uitstekend in het Nederlands en goed in het Engels;
• Ben je digitaal vaardig en gewend te werken met Microsoft 365;
• Ben je discreet, organisatiesensitief en een prettige sparringpartner voor collega's op verschillende niveaus.

Wat wij jou bieden

Uitdagend én afwisselend werk met serieuze impact. En volop kansen, want bij TNO heb je grotendeels zelf de regie over je carrière. Naast een bruto (fulltime) maandsalaris tussen € 3.095,- en € 4.179,- (afhankelijk van je kennis en ervaring), vakantiegeld (8%), een 13de maand (8,33%) en een flexbudget (5,58% + € 180), krijg je alle mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen.

Daarnaast kun je bij TNO een ‘menu’ aan arbeidsvoorwaarden samenstellen dat bij jouw persoonlijke situatie past.

Wat je ook mag verwachten

• Een uiterst professionele, innovatieve werkomgeving, met topexperts als collega’s.
• Mogelijkheid om cursussen, opleidingen en workshops te volgen en congressen te bezoeken, en coaching als je daar behoefte aan hebt.
• 33 vakantiedagen plus een flexibele feestdag, die in te zetten is op een culturele, religieuze of anderszins belangrijke dag naar keuze (bij een fulltime dienstverband).
• Een werkgever die divers talent waardeert en stimuleert, met initiatieven als Jong TNO, verschillende expertise gildes, onze Rainbow Community en Round Tables over inclusiethema’s.
• Een uitgebreide en flexibele mobiliteitsregeling, inclusief volledige vergoeding van openbaar vervoer voor woon-werk en zakelijke reizen.
• Gezellige activiteiten met je team en andere TNO'ers. Zo leer je snel veel mensen kennen.
• Flexibele werktijden, de mogelijkheid om parttime (32 of 36 uur) te werken en de mogelijkheid om thuis te werken.
• Een goede pensioenregeling.
• Lees hier uit welke arbeidsvoorwaarden je verder kunt kiezen.

TNO als werkgever

Onze mensen vormen het hart van TNO. Hun nieuwsgierigheid, expertise en ondernemerschap maken het mogelijk om impactvolle onderzoeken en innovaties te creëren voor duurzaam welzijn en welvaart van de samenleving. Daarom investeren wij in een inspirerende en inclusieve werkomgeving waarin collega’s kunnen excelleren, autonomie hebben en kunnen groeien. Jouw talent en ambitie krijgen bij TNO alle ruimte. Je werkt samen met experts (zowel binnen als buiten TNO), je hebt toegang tot geavanceerde technologie en de vrijheid om te onderzoeken, te experimenteren en te vernieuwen. Onze kracht ligt in onafhankelijkheid, betrouwbaarheid en samenwerking. Door samen te werken met bedrijven en overheden en door verschillende perspectieven te verbinden, versterken we onze innovatiekracht. We creëren verantwoord en betekenisvol resultaat. We vinden elkaar in verwondering en vindingrijkheid, en we zijn gedreven om grenzen te verleggen. Bij TNO geloven we dat dit onze tijd is om de samenleving, de overheid en het bedrijfsleven sneller vooruit te helpen. Samen met gedreven collega’s zet je kennis om in concrete innovaties of ondernemingen die écht verschil maken. Door de kracht van wetenschap en ondernemerschap te bundelen. Druk jouw stempel op ónze tijd.

Hoe ziet het proces eruit?

De sollicitatieprocedure bestaat uit twee gespreksrondes. De eerste ronde staat gepland op 12 oktober. De tweede ronde staat gepland op 19 oktober. In een laatste gesprek bespreken we de arbeidsvoorwaarden die je zelf samenstelt. We streven ernaar de hele procedure binnen vier weken af te ronden. Een online assessment en referentiecheck kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Als je bij ons komt werken vragen wij je ook een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen. Omdat je ook gaat werken voor opdrachtgevers in het defensie- en veiligheidsdomein is het noodzakelijk dat de AIVD een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) afgeeft. Daarom onderga je vooraf een veiligheidsonderzoek. Meer informatie daarover lees je hier.