Management Assistent

TNO; Groningen; Hybrid; EUR 31,000 - 43,000; Full time

Benefits offered by this job

Vakantiegeld 8%

13e maand 8,33%

Flexbudget 5,58% + €180

Goede pensioenregeling

Job summary

TNO is op zoek naar een Management Assistent die strak de agenda en mailboxen van researchmanagers in de unit ICT, Strategy & Policy (ISP) beheert en bijeenkomsten organiseert. Je zorgt dat werkzaamheden tijdig en zorgvuldig verlopen en ondersteunt twee managers en hun teams.

Je werkt hybride en parttime is mogelijk. Een kans om bij te dragen aan een efficiënte operatie en een inspirerende werkplek bij TNO te ervaren.

Qualifications

• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau, bij voorkeur in de richting van managementassistentie of secretariële ondersteuning.
• Ervaring als managementassistent, personal assistant of secretariële medewerker.
• Goede communicatieve vaardigheden in zowel het Nederlands als Engels, mondeling en schriftelijk.
• Ervaring met Microsoft Office, waaronder Outlook en Word.
• De vaardigheid om snel nieuwe systemen en processen eigen te maken.

Responsibilities

• Beheren van agenda's en mailboxen.
• Plannen, voorbereiden en ondersteunen van overleggen.
• Beantwoorden van vragen over processen en systemen binnen TNO.
• Ondersteunen bij administratieve en organisatorische werkzaamheden.
• Regelen van facilitaire zaken, bijeenkomsten en evenementen.
• Verzorgen van onboardingactiviteiten voor nieuwe collega's.
• Verwerken van bestellingen en administratieve aanvragen.
• Controleren van correspondentie, offertes en documenten op correct Nederlands en Engels.

Skills

Proactief

Organisatorisch sterk

Communicatieve vaardigheden NL/EN

Education

MBO-4 Managementassistentie

Tools

Microsoft Office

Job description

Over deze vacatureBij TNO werken we elke dag aan slimme oplossingen voor de grote vraagstukken van morgen, van veilige technologie tot duurzame innovatie. Dat kan alleen als de basis op orde is. Binnen de unit ICT, Strategy & Policy (ISP) zorg jij daarvoor: jij bent de stabiele factor waar managers en onderzoekers op kunnen bouwen. Niet voor niets is TNO dit jaar opnieuw verkozen tot Meest Aantrekkelijke Non-Profit Werkgever van Nederland.Wat ga je doen?Als Management Assistent zorg jij ervoor dat alles op rolletjes loopt voor de researchmanagers en hun teams binnen de unit ICT, Strategy & Policy (ISP). Dankzij jouw ondersteuning kunnen zij zich volledig richten op hun onderzoek en projecten. Je beheert agenda's en mailboxen, organiseert bijeenkomsten, houdt overzicht en zorgt dat zaken tijdig en zorgvuldig worden afgehandeld.Je functie is afwisselend en dynamisch. Geen dag is hetzelfde. Je schakelt continu tussen uiteenlopende werkzaamheden en bepaalt grotendeels zelf hoe je je dag organiseert. Samen met je collega's van het secretariaat ondersteun je de afdelingen en managers binnen de ISP-unit. In deze rol ondersteun je twee managers en hun teams.Ook denk je mee met de locatiemanager om van de vestiging een fijne en inspirerende werkplek te maken. Je helpt bijvoorbeeld bij het organiseren van gezamenlijke activiteiten, zowel intern als bij lokale evenementen in de omgeving. Daarnaast lever je facilitaire ondersteuning bij crisismanagement, zoals het mee organiseren van trainingen voor teamleden.Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:Beheren van agenda's en mailboxen.Plannen, voorbereiden en ondersteunen van overleggen.Beantwoorden van vragen over processen en systemen binnen TNO.Ondersteunen bij administratieve en organisatorische werkzaamheden.Regelen van facilitaire zaken, bijeenkomsten en evenementen.Verzorgen van onboardingactiviteiten voor nieuwe collega's.Verwerken van bestellingen en administratieve aanvragen.Controleren van correspondentie, offertes en documenten op correct Nederlands en Engels.Daarnaast ben je een belangrijk aanspreekpunt voor medewerkers binnen de organisatie. Je denkt mee, signaleert verbeterkansen en neemt initiatief wanneer processen efficiënter ingericht kunnen worden.Je krijgt veel ruimte om je werk zelf in te richten. Zolang je goed rapporteert aan je manager, mag je zelf bepalen hoe je je verantwoordelijkheden oppakt.Goed om te weten: de managers die je ondersteunt werken verspreid over diverse TNO-locaties in Nederland. Jouw standplaats is Groningen. Hybride en parttime werken is mogelijk, al vragen we ook om flexibiliteit wanneer dat nodig is.Wat wij van jou verwachtenJe bent proactief, servicegericht en organisatorisch sterk. Je ziet wat er moet gebeuren, kunt goed prioriteiten stellen en schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden. Je communiceert helder, komt afspraken na en houdt ook in drukke situaties overzicht.Daarnaast beschik je over:Een afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau, bij voorkeur in de richting van managementassistentie of secretariële ondersteuning.Ervaring als managementassistent, personal assistant of secretarieel medewerker.Goede communicatieve vaardigheden in zowel het Nederlands als Engels, mondeling en schriftelijk.Ervaring met Microsoft Office, waaronder Outlook en Word.De vaardigheid om snel nieuwe systemen en processen eigen te maken.Wat wij jou biedenUitdagend én afwisselend werk met serieuze impact. En volop kansen, want bij TNO heb je grotendeels zelf de regie over je carrière. Naast een bruto (fulltime) maandsalaris tussen € 2.763,- en € 3.840,- (afhankelijk van je kennis en ervaring), vakantiegeld (8%), een 13de maand (8,33%) en een flexbudget (5,58% + € 180), krijg je alle mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen.Daarnaast kun je bij TNO een ‘menu’ aan arbeidsvoorwaarden samenstellen dat bij jouw persoonlijke situatie past. Wat je ook mag verwachten:Een uiterst professionele, innovatieve werkomgeving, met topexperts als collega’s.Mogelijkheid om cursussen, opleidingen en workshops te volgen en congressen te bezoeken, en coaching als je daar behoefte aan hebt.33 vakantiedagen plus een flexibele feestdag, die in te zetten is op een culturele, religieuze of anderszins belangrijke dag naar keuze (bij een fulltime dienstverband).Een werkgever die divers talent waardeert en stimuleert, met initiatieven als Jong TNO, verschillende expertise gildes, onze Rainbow Community en Round Tables over inclusiethema’s.Een uitgebreide en flexibele mobiliteitsregeling, inclusief volledige vergoeding van openbaar vervoer voor woon-werk en zakelijke reizen.Gezellige activiteiten met je team en andere TNO'ers. Zo leer je snel veel mensen kennen.Flexibele werktijden, de mogelijkheid om parttime (32 of 36 uur) te werken en de mogelijkheid om thuis te werken.Een goede pensioenregeling.Lees hier uit welke arbeidsvoorwaarden je verder kunt kiezen.TNO als werkgeverTNO is dit jaar opnieuw verkozen tot Meest Aantrekkelijke Non-Profit Werkgever van Nederland (Randstad Award, voor de vijfde keer). Lees er meer over op tno.nl.Onze mensen vormen het hart van TNO. Hun nieuwsgierigheid, expertise en ondernemerschap maken het mogelijk om impactvolle onderzoeken en innovaties te creëren voor duurzaam welzijn en welvaart van de samenleving. Daarom investeren wij in een inspirerende en inclusieve werkomgeving waarin collega’s kunnen excelleren, autonomie hebben en kunnen groeien.Jouw talent en ambitie krijgen bij TNO alle ruimte. Je werkt samen met experts (zowel binnen als buiten TNO), je hebt toegang tot geavanceerde technologie en de vrijheid om te onderzoeken, te experimenteren en te vernieuwen. Onze kracht ligt in onafhankelijkheid, betrouwbaarheid en samenwerking. Door samen te werken met bedrijven en overheden en door verschillende perspectieven te verbinden, versterken we onze innovatiekracht. En we creëren verantwoord en betekenisvol resultaat. We vinden elkaar in verwondering en vindingrijkheid, en we zijn gedreven om grenzen te verleggen.Bij TNO geloven we dat dit onze tijd is om de samenleving, de overheid en het bedrijfsleven sneller vooruit te helpen. Samen met gedreven collega’s zet je kennis om in concrete innovaties of ondernemingen die écht verschil maken. Door de kracht van wetenschap en ondernemerschap te bundelen. Druk jouw stempel op ónze tijd.Hoe ziet het proces eruit?Reageren kan tot en met 6 september 2026. De sollicitatieprocedure bestaat uit twee gespreksrondes. De eerste ronde staat gepland op 14 september. In een laatste gesprek bespreken we de arbeidsvoorwaarden die je zelf samenstelt. We streven ernaar de hele procedure binnen vier weken af te ronden.Een online assessment en referentiecheck kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.Als je bij ons komt werken vragen wij je ook een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen.Omdat je ook gaat werken voor opdrachtgevers in het defensie- en veiligheidsdomein is het noodzakelijk dat de AIVD een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) afgeeft. Daarom onderga je vooraf een veiligheidsonderzoek.(opent in nieuw venster) (verwijst naar een andere website).