Junior Frontoffice Medewerker Dynamisch Informatie Beheer

Ministerie van Defensie; Breda; On-site; EUR 35,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

Individueel Keuzebudget (IKB)

Maandelijks woon-werkbijdrage of OV-ab

OV-abonnement met onbeperkt reizen

Fitness net buiten de poort

Pensioenregeling ABP

Doorgroeimogelijkheden

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een Junior Frontoffice Medewerker Dynamisch Informatie Beheer in Breda. Je ondersteunt het team bij de ontsluiting en het beheren van documenten en informatiesystemen, inclusief gewaarmerkte stukken en klantvragen.

Je rol evolueert van reactief naar proactief: je zoekt zelf contact met klanten en adviseert over registratie, archieven en informatiebeheer. Ervaring is fijn maar geen vereiste; opleiding en trainingen worden aangeboden.

Qualifications

• MBO opleiding in administratief/secretarieel/juridisch vereist.
• SOD 1 (GO) of DIOR-modules zijn een plus; opleidingsmogelijkheden via Defensie.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal; Engels op basisniveau.
• Ervaring/affiniteit met documentaire informatie en archiefprocessen.
• Ervaring met Microsoft Office.
• Rijbewijs B is een pre.
• Kennis van Archiefwet en Archiefbesluit is gewenst.

Responsibilities

• Documenten registreren en archiveren, incl. gewaarmerkte stukken.
• Ontsluiting en verspreiding van inkomende en uitgaande documenten.
• Beantwoorden van klantvragen over Informatiebeheer, gericht op de Luchtmacht.
• Proactief contact zoeken met klanten en advies geven over registreren.
• Afwisselende werkzaamheden binnen DIB in Breda, inclusief toegang tot diverse systemen.

Skills

Nederlandse taal

Engels basaal

Communicatieve vaardigheden

Nauwkeurigheid

Discretie

Dienstverlenende instelling

Rijbewijs B

Education

MBO administratief/secretarieel/juridisch

SOD 1 (GO) of DIOR-modules

Tools

Microsoft Office

Job description

Junior Frontoffice Medewerker Dynamisch Informatie Beheer
Ministerie van Defensie — Breda — 38 uur

Dit ga je doen

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Je gaat werken bij het Commando Materieel en IT (COMMIT). COMMIT zet zich in om collega’s in binnen- en buitenland zo goed mogelijk te ondersteunen: met het beste materieel, de beste voorraden en de beste ICT. Zo kunnen zij hun taken zo effectief en doelmatig mogelijk blijven uitvoeren.

Je gaat het team DIB ondersteunen in de ontsluiting van ingekomen, uitgaande en interne documenten en documenten van bijzondere aard. Denk hierbij aan allerlei gewaarmerkte documenten. Je bent dus bezig met het vormen en beheren van (digitale) dossiers en het verstrekken van informatie daarover.

Bij Defensie bestaat ook een ander soort informatiestroom, de gerubriceerde informatie, welke een aparte behandeling heeft en in andere informatiesystemen wordt verwerkt. Deze documenten/informatie hebben allemaal te maken met de Koninklijke Luchtmacht.

In de praktijk zal je deze documenten dus registreren en vervolgens archiveren. Verder zal je op termijn gevraagd en ongevraagd de klant helpen die vragen heeft over Informatiebeheer. En met de klant worden de medewerkers van de Luchtmacht bedoeld.

Jouw rol zal steeds meer veranderen van een reactieve in een proactieve. Je zult in de nabije toekomst steeds vaker zelf contact zoeken met de klant en bijvoorbeeld adviseren over hoe men het registreren van documenten het best aan kan pakken.

De ene keer ben je aan het scannen en registreren van documenten, het andere moment beantwoord je vragen van de klant of zorg je voor verzending van bepaalde informatieobjecten. Kortom, een afwisselende functie in het zuiden van het land.

Dit krijg je

• Schaal 5; €3.169 - €3.996 (bruto)
• Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
• 38 uur. Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek van 38 uur. Je inschaling wordt gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond.

Dit bieden we nog meer

• Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.
• Bij Defensie bouw je elke maand 16,33% van het bruto salaris op in het Individueel Keuzebudget. Je kunt het gebruiken voor het kopen van extra verlofuren of voor fiscale doeleinden.
• Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.
• Sporten kun je gratis in een fitness net buiten de poort.
• Als deze functie je goed afgaat, dan zijn er binnen het team doorgroeimogelijkheden.

Dit vragen wij

Voor deze functie zijn we vooral op zoek naar iemand die enthousiast en gemotiveerd is om voor ons te komen werken. Ervaring is fijn maar zeker geen vereiste.

De ideale kandidaat heeft:

• MBO opleiding in de richting van administratief, secretarieel, juridisch of vergelijkbaar.
• SOD 1 (GO) of DIOR-modules zijn een pre. Als je deze niet hebt, dan krijg je de mogelijkheid om opleidingen via Defensie te volgen.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en kennis van de Engels taal op basis niveau, dit heb je nodig omdat sommige te verwerken documenten in het Engels geschreven zijn.
• Enige ervaring met procedures en terminologie op het gebied van de documentaire informatie.
• Ervaring/affiniteit in het gebruik van Microsoft Office.
• In het bezit van Rijbewijs B is een pre.
• Daarnaast heb je bij voorkeur kennis van de Archiefwet, het Archiefbesluit, de Wet Overheid op Orde en de Wet op de Persoonsregistratie en weet deze toe te passen.
• Je hebt goede contactuele vaardigheden en overtuigingskracht, zelfstandigheid, nauwkeurigheid, discretie en een dienstverlenende instelling.

Hier kom je te werken

Meer over Commando Materieel en IT

Het onderdeel waar je gaat werken is bij COMMIT, JIVC, Dynamisch Informatie Beheer, Team CLSK (Commando Luchtstrijdkrachten) in Breda.

Deze afdeling is verantwoordelijk voor het inrichten en uitvoeren van het Informatiebeheer voor heel Defensie. Het JIVC is dé leverancier van I(C)T-gerelateerde producten en diensten voor Defensie, zowel voor operationele, bestuurlijke als voor ondersteunende processen.

Onder de vlag van JIVC, de IT organisatie van Defensie als onderdeel van het Commando Materieel en IT (COMMIT), ga je binnen de afdeling Dynamisch Informatie Beheer aan de slag. Het team DIB CLSK bestaat uit 19 collega’s in alle leeftijdsgroepen. In de pauze gaat een groepje collega’s vaak even wandelen buiten de deur.

De standplaats is in Breda, dichtbij het centrum van het gezellige dorp Prinsenbeek. We zijn goed bereikbaar met het openbaar vervoer (namelijk 2 minuten lopen vanaf het station) en ook met de auto. Na een gedegen inwerkperiode is het ook mogelijk om af en toe vanuit huis te werken.

Bijzonderheden

• Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.
• Een veiligheidsonderzoek (VGB niveau B) en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).