Junior Administratief Inkoop (Procurement) medewerker

bouwens&; Amsterdam; On-site; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Job summary

bouwens& zoekt voor TCS Nederland een inkoop- en admin-procurement specialist in Amsterdam. Je zorgt ervoor dat niet-IT middelen tijdig worden besteld, documenten correct zijn en betalingen soepel verlopen.

Je werkt nauw samen met Admin en offshore procurement en verbetert continue processen. De functie vereist een HBO/WO-opleiding, uitstekende MS Office-vaardigheden en 2–3 jaar relevante ervaring, met Nederlands als moedertaal en goede Engelse beheersing.

Qualifications

• Je hebt een HBO/WO-opleiding afgerond, bij voorkeur in economie of bedrijfskunde.
• Goede kennis van MS Office, waaronder Word, Excel, PowerPoint en Project.
• Minimaal 2–3 jaar relevante werkervaring in procurement, inkoop, administratie of vendor management.
• Nederlands op moedertaalniveau en een goede beheersing van Engels.

Responsibilities

• Coördineren van Admin Procurement-werkzaamheden en monitoren van prestaties.
• Identificeren van tekortkomingen in inkoopprocessen en voorstellen doen voor verbeteringen.
• Selecteren van leveranciers, aanbestedingen coördineren en prijs/voorwaarden evalueren.
• Notuleren en vergaderingen organiseren met Admin Head en Group Leads.
• Ondersteunen bij AOP, budgetplanning en afwijkingsanalyse.
• Beheren van SWON-budgetten en rapportages up-to-date houden.

Skills

Procurement ervaring

Analytisch denken

Communicatieve vaardigheden

Education

HBO/WO in economie of bedrijfskunde

Tools

MS Office

Excel

PowerPoint

Project

Job description

Voor onze opdrachtgever, een internationaal IT-consultancy bedrijf, zorg je ervoor dat alle niet-IT-gerelateerde bedrijfsmiddelen en diensten tijdig worden besteld en geleverd en dat de benodigde ondersteunende documenten correct worden voorbereid, zodat betalingen aan leveranciers soepel kunnen worden verwerkt. Je ziet erop toe dat het inkoopproces wordt uitgevoerd volgens de Corporate Purchase Guidelines. Hierbij zorg je ervoor dat op een transparante en eerlijke manier de meest kosteneffectieve producten en diensten van de beste kwaliteit worden ingekocht voor TCS Nederland. Je werkt nauw samen met het lokale Admin-team en het offshore Procurement-team om best practices te delen en de inkoopfunctie voortdurend te evalueren en te verbeteren. Daarnaast ondersteun je de facilitaire organisatie bij het verbeteren en implementeren van effectieve inkoop- en leveranciersmanagementprocessen.

Verantwoordelijkheden en taken

Inkoop (Procurement)

• Coördineren van de werkzaamheden en monitoren van de prestaties van het Admin Procurement-team.
• Identificeren van tekortkomingen in inkoopprocessen en voorstellen doen voor procesverbeteringen.
• Selecteren van meerdere leveranciers, coördineren van aanbestedingsprocessen, opstellen van vergelijkende overzichten voor evaluatie en prijsonderhandelingen, en deelnemen aan onderhandelingen en vergaderingen met de Admin Head en Group Leads om de beste voorwaarden voor TCS te verkrijgen.
• Organiseren van vergaderingen van de Procurement Committee en opstellen van notulen (MoM's).
• Ondersteunen van de Location Head bij het opstellen van het AOP, budgetplanning en het vergelijken van werkelijke resultaten met prognoses, om afwijkingen te analyseren en maandelijkse/kwartaalanalyses te faciliteren.
• Ondersteunen bij het voorspellen en beheren van Admin- en gebouwgebonden SWON-budgetten.
• Werken met verschillende systemen en tools, waaronder Global HelpDesk Change Management, GPS (Global Procurement System), het PO-creatiesysteem, VMS (Vendor Management System), VCMS (Vendor Contract Management System) en IPMS (timesheets).
• GPS-aanvragen indienen met ondersteuning van het offshore-team en hiervoor de benodigde informatie in Excel-formaat aanleveren.
• Bijwerken van rapportages en documenten met betrekking tot Admin Procurement, zoals Admin R&R en scorecards.
• Ondersteunen bij de factuurverwerking: controleren of facturen correct zijn, benodigde bewijsstukken en documenten verzamelen voor verificatie door de Admin Head en eventuele problemen bespreken en oplossen met leveranciers en externe stakeholders.
• Opstellen van de PO-accruallijst ter beoordeling door de Admin Head.

Leveranciers- en contractmanagement

• Volledig verantwoordelijk zijn voor het Vendor Management-proces en periodiek het leveranciersbeoordelingsproces uitvoeren.
• Coördineren en monitoren van de prestaties van leveranciers en onderhouden van positieve relaties met interne en externe klanten en stakeholders.
• Ondersteunen bij het opstellen van leverancierscontracten, zoals leveringscontracten en onderhoudscontracten (AMC's), binnen het Admin-team.
• Bijwerken van procesbeschrijvingen en richtlijnen voor vendor- en contractmanagement naar aanleiding van wijzigingen in procedures en werkwijzen.

Overige verantwoordelijkheden

• Deelnemen aan vergaderingen met betrekking tot inkoop en opstellen van actieplannen ter verbetering.
• Bijdragen aan het opstellen van rapportages en documenten die door het management en de Corporate organisatie worden vereist.
• Deelnemen aan audits, waaronder financiële audits en interne Quality Management System-audits.
• Beoordelen van operationele handleidingen en procedures om te bepalen waar binnen de functie verbeteringen mogelijk zijn.
• Ondersteunen bij het interpreteren van administratieve en operationele beleidsregels en procedures voor interne klanten wanneer dat.
• Ondersteunen bij algemene administratieve werkzaamheden wanneer dit door de Location Head wordt gevraagd.

Functie-eisen

• Je hebt een hbo- of wo-opleiding afgerond, bij voorkeur in de richting van economie of bedrijfskunde.
• Je hebt goede kennis van MS Office, waaronder Word, Excel, PowerPoint en Project.
• Je hebt minimaal 2-3 jaar relevante werkervaring, bij voorkeur binnen procurement, inkoop, administratie of vendor management.
• Je beheerst Nederlands op moedertaalniveau en hebt een goede beheersing van Engels.