Inkoopmedewerker

Interprovinciaal Overleg; Utrecht; Hybrid; EUR 35,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB budget 22,37%

ABP-pensioen

Laptop + telefoonregeling

OV-vergoeding (eersteklas)

Job summary

Interprovinciaal Overleg (IPO) zoekt een operationeel Inkoopmedewerker die zorgt voor een vlekkeloos administratief inkoopproces en tijdige verwerking van documenten. Je werkt op kantoor in Utrecht met hybride mogelijkheden en onderhoudt een georganiseerde inbox.

Je taken omvatten het opstellen van brieven/contracten, ondersteunen van inkopadviseurs bij aanbestedingen en het meedenken over procesverbeteringen in de administratieve workflow. Relevante ervaring in administratieve inkoop is gewenst.

Qualifications

• Mbo+/hbo-werk- en denkniveau.
• Affiniteit en interesse in publiek inkopen.
• Ervaring met administratieve werkzaamheden is een pre.
• Digitale vaardigheden en het vermogen om nieuwe systemen snel eigen te maken.

Responsibilities

• Verzorgt de volledige administratieve afhandeling van inkoopopdrachten.
• Stelt brieven en contracten op voor het inkoopproces.
• Bewakt een gestructureerde inbox en prioriteert verzoeken.
• Ondersteunt inkopadviseurs bij aanbestedingen, rapportages en contractbeheer.
• Houdt inkoopdocumentatie en formats up-to-date.

Skills

Nauwkeurigheid

Organisatie

Communicatieve vaardigheden

Digitale vaardigheden

Teamwork

Education

MBO+/HBO werk- en denkniveau

Tools

Office 365

Inkoopsoftware

Job description

Wat ga je doen?

Als operationeel Inkoopmedewerker ben jij de stabiele factor en een onmisbare schakel binnen ons inkoopteam. Jij zorgt ervoor dat het operationele inkoopproces op rolletjes loopt en dat de administratie er altijd netjes en up-to-date uitziet.

Komt er een stroom aan berichten binnen? Geen probleem: jij raakt niet van stuk door een volle inbox en weet moeiteloos hoofd- van bijzaken te onderscheiden. Dankzij jouw nauwkeurigheid verwerk je de administratie procesmatig en tijdig in ons systeem, zodat de opdrachtbrieven correct verzonden kunnen worden.

Ben je wat langer werkzaam binnen ons team, dan pak je ook de enkelvoudige offerte-uitvragen op en bespreek je de inhoudelijke details met de interne klant.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Het verzorgen van de volledige administratieve afhandeling van inkoopopdrachten.
• Het opstellen van brieven en contracten voor het inkoopproces.
• Het bewaken van een gestructureerde inbox en het zelfstandig prioriteren van binnenkomende verzoeken.
• Het ondersteunen van inkoopadviseurs bij aanbestedingen, rapportages en contractbeheer.
• Het actueel houden van inkoopformats, documentatie en gegevens in de inkoopadministratie.
• Het meedenken over procesverbeteringen binnen de administratieve workflow.
• Het oppakken van enkelvoudige offerte-uitvragen.
• Het oppakken van minicompetitie-uitvragen.

Hoe ziet jouw dag eruit?

Vandaag is het maandag en werken jij en je collega’s van Inkoop samen op kantoor in Utrecht. Je zoekt een plekje in de buurt van de pantry, zodat je makkelijk een koffietje kunt halen, en checkt ondertussen even snel je mailbox. Om 10.00 uur is het tijd voor de gezamenlijke inkoopdagstart. Samen bespreken jullie wat er speelt, welke trajecten lopen en of iemand ergens tegenaan loopt. Moet de juridische afdeling nog ergens bij worden betrokken of kan de contractmanager met een vraag meedenken? Na de dagstart is iedereen weer helemaal bijgepraat en kun jij lekker aan de slag.

Rond lunchtijd is het tijd om samen met collega’s op pad te gaan. Als je een beetje op tijd vertrekt, heb je nog kans op een plekje in de rij bij de Italiaan of Vietnamees. Toch wel de favorieten van het team. In de middag verstuur je opdrachtbrieven naar leveranciers en heb je een afspraak met een interne klant over een enkelvoudige offerte-uitvraag. Ook ondersteun je een inkoopadviseur bij een aanbesteding. Je helpt bij het opstellen van documenten, werkt informatie uit en controleert of alles compleet en correct is. Tussendoor beantwoord je vragen van collega’s over de voortgang van lopende inkooptrajecten.

Je stapt alvast in de trein en reist eersteklas terug naar huis. Onderweg kun je nog even werken, lekker efficiënt! Je controleert of alle acties zijn opgepakt en zet alvast wat punten klaar voor morgen. Aangekomen op het eindstation klap je je laptop dicht en kijk je met een voldaan gevoel terug op een leuke en afwisselende werkdag.

Wat kun je van ons verwachten?

• Een dienstverband voor 32 tot 36 uur per week (0,89 tot 1 fte) van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren.
• Een salaris van minimaal € 3.167,68 en maximaal € 4.447,31 bruto per maand (afhankelijk van ervaring, salarisschaal 8 IPO – cao provincies) op basis van 36 uur per week.
• Naast je salaris een individueel keuzebudget (IKB) van 22,37%. Dit is inclusief o.a. 8% vakantiegeld en 8,3% eindejaarsuitkering. Het IKB kan maandelijks worden uitgekeerd of worden gespaard. Je kunt het IKB inzetten voor verschillende doelen, bijvoorbeeld het aflossen van een studieschuld bij DUO tot maximaal € 1.250,- per kalenderjaar, gedurende maximaal 6 jaar.
• Volledige eersteklas-OV-vergoeding voor woon-werkverkeer.
• Een moderne, open én flexibele werkomgeving op loopafstand van Den Haag Centraal station en Utrecht Centraal station.
• Een hybride werkomgeving: we werken deels vanuit huis en deels op kantoor in Utrecht en/of Den Haag.
• € 6.000,- Persoonlijk Budget voor Duurzame Inzetbaarheid per 5 jaar.
• Een ABP-pensioen.
• Een eigen laptop- en mobiele telefoonregeling.

Wat breng jij mee?

Je werkt nauwkeurig en proactief, bent georganiseerd en houdt gemakkelijk overzicht. Je vindt het prettig om processen zorgvuldig te ondersteunen en communiceert helder en prettig met collega’s en leveranciers. Ook wanneer er meerdere werkzaamheden tegelijk spelen, weet jij prioriteiten te stellen en blijf je flexibel en stressbestendig.

Verder heb je:

• Mbo+/hbo-werk- en -denkniveau.
• Affiniteit en interesse in het publieke inkoopvak.
• Ervaring met administratieve werkzaamheden is een pre.
• Digitale vaardigheden en het vermogen om je nieuwe systemen snel eigen te maken.

Het team

Team Inkoop maakt onderdeel uit van de afdeling Bedrijfsvoering. Dit enthousiaste team, waarin ruimte is voor humor, bestaat momenteel uit acht collega’s. Samen werken we aan het verder professionaliseren en harmoniseren van de inkoopfunctie voor twee verenigingsonderdelen. Eén gezamenlijke manier van inkopen ontwikkelen en de verschillen tussen de teams verkleinen: daar gaan we voor! We werken hybride en hebben een vaste kantoordag in Utrecht, maar zijn als team ook regelmatig te vinden in Den Haag. We zijn daar waar het werk is.

Dit zijn wij

Werken bij Vereniging het Interprovinciaal Overleg (IPO) betekent bijdragen aan iets groters! Als koepelorganisatie van de twaalf provincies werken we dagelijks aan oplossingen op regionaal, nationaal en Europees niveau die Nederland vooruithelpen. We ondersteunen provincies bij vraagstukken als netcongestie, woningbouw, natuur en stikstof. Bij onze inkoop werken we zorgvuldig en transparant en houden we rekening met de regels van de Aanbestedingswet. Dat doen we via drie organisatieonderdelen die elkaar versterken: het IPO in Den Haag, BIJ12 in Utrecht en het Huis van de Nederlandse Provincies (HNP) in Brussel. Je werkt samen met betrokken collega’s in een dynamisch netwerk van overheden en maatschappelijke organisaties, in een open sfeer met ruimte voor eigen initiatief.

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.

#Interprovinciaal Overleg