De Rijksoverheid zoekt: Directiesecretaresse voor Directeur / MT lid AIVD

Rijksoverheid; Zoetermeer; On-site; EUR 37,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB

OV-vergoeding

Job summary

De Rijksoverheid, gevestigd in Zoetermeer, zoekt een managementondersteuner die managers en de directie ondersteunt bij dagelijkse werkzaamheden en vergaderingen. Je zorgt voor agendabeheer, voorbereide overleggen, actie- en besluitenlijsten en bewaakt de voortgang.

Je werkt met gevoelige informatie en vormt/ordent zeer geheime dossiers op een professionele manier.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau, met minimaal een mbo 4-diploma in secretariële richting.
• Minimaal drie jaar werkervaring als managementondersteuner voor het Managementteam.
• Inhoudelijke kennis van en inzicht in ambtelijk en politiek-gevoelige beleidsonderwerpen en –processen.

Responsibilities

• Je bereidt overleggen voor, maakt actie- en besluitenlijsten tijdens overleggen en bent een spin in het web voor de directie en afdelingen/teams.
• Agendabeheer en beheer van de emailinbox.
• Omgaan met zeer geheime dossiers op een professionele manier vormen en organiseren.
• Flexibel in ziekte of verlof van andere secretaresses op andere afdelingen en wisselen van directie wanneer de situatie daarom vraagt.

Skills

Organisatiesensitief

Prioriteiten stellen

Klantgericht

Integer

Flexibel

Education

HBO werk- en denkniveau

MBO-4 diploma secretariële richting

Job description

Op deze pagina:

• Dit ga je doen


• Dit krijg je


• Dit bieden we nog meer


• Dit vragen wij


• Hier kom je te werken


• Bijzonderheden


• Over de functiegroep


• Stel gerust je vraag

Dit ga je doen

Wil jij ondersteuning bieden aan managers die dagelijks bezig zijn met de veiligheid van Nederland? Kun jij werkzaamheden uit handen nemen, zodat zij zich nog beter kunnen focussen? Dan is deze echt iets voor jou!

Wat ga je doen?

Als managementondersteuner binnen de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) ondersteun je managers en daarmee de directie die onderzoek doet naar dreigingen in Nederland. Het is van groot belang dat deze managers zich goed kunnen concentreren op de inhoud. Doordat jij hen ondersteunt, kunnen zij nog beter hun werk doen.

In deze functie kun je in de volle breedte jouw vak uitoefenen. Jij bereidt overleggen voor, maakt actie- en besluitenlijsten tijdens overleggen en bent een spin in het web voor de directie en afdelingen/teams. Daarnaast valt agendabeheer onder jouw takenpakket en beheer je de e-mailinbox waardoor jij regelmatig gevoelige informatie onder ogen krijgt. Jij weet als geen ander hoe je op een professionele manier (zeer) geheime dossiers vormt en organiseert.

Bij ziekte of verlof van andere secretaresses op andere afdelingen ben je flexibel. Je vindt het prima om te wisselen van directie wanneer de situatie daarom vraagt. Zo blijf je jezelf bovendien uitdagen en zie je daarnaast veel van onze dienst.

Dit krijgen

• Schaal 8 €3,333 - €4,457 (bruto)


• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd


• 1 jaar


• 32 - 36 uur


• Het salaris is gebaseerd op een volledige werkweek. Daarnaast is aan het werken bij de AIVD een toeslag verbonden. Deze toeslag bedraagt bij indiensttreding € 178,86 en loopt op tot maximaal € 541,69 bruto per maand bij een volledige werkweek.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof, of verlof juist omzetten in budget. Of je kunt het besteden aan fiscaal vriendelijke doelen, zoals het aflossen van je studieschuld of het aanschaffen van een fiets. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

Voor de functie van directiesecretaresse zijn wij op zoek naar iemand die organisatiesensitief is en goed kan werken in een zeer complexe omgeving. Je kunt goed prioriteiten stellen en de voortgang van werkzaamheden bewaken. Klantgericht en benaderbaar zijn termen die jou goed omschrijven. Daarnaast is het van belang voor deze functie dat jij flexibel omgaat met verandering en te allen tijde integer bent.

• Een hbo werk- en denkniveau, met in ieder geval een mbo 4 diploma in een secretariele richting


• Minimaal drie jaar werkervaring als managementondersteuner voor het Managementteam.


• Inhoudelijke kennis van en inzicht in ambtelijk en politiek-gevoelige beleidsonderwerpen en –processen.


• Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in zowel Nederlands als Engels.


• Ervaring in het opstellen en bijhouden van werkdossiers.

• Flexibel in je werktijden en bereid op vaste dagen aanwezig te zijn, waaronder op vrijdagen.


• Leergierig en in staat om je professioneel te positioneren.

Vanwege de aard van onze werkzaamheden behoort thuiswerken niet tot de mogelijkheden. Wij werken volledig op kantoor in Zoetermeer.

De AIVD omarmt diversiteit en inclusie en wil graag dat medewerkers zich thuis voelen. Verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten zijn een verrijking voor onze organisatie. Bij ons is iedereen die aan de voorwaarden voor een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) voldoet welkom, ongeacht culturele achtergrond, arbeidsvermogen, leeftijd, gender of seksuele voorkeur. Samen werken we aan de veiligheid van Nederland.

Hier kom je te werken

Meer over jouw toekomstige plek in de organisatie

De directiestaf Bedrijfsvoering ondersteunt de directie bij het bepalen van strategie en het maken van beleid. Daarnaast zorgt de staf voor kwaliteit- en procesmanagement en ondersteunt bij communicatie richting medewerkers. De afdeling adviseert de directeur en unithoofden en vertegenwoordigt de directie Bedrijfsvoering bij interne en externe overleggen. Ten slotte is de afdeling verantwoordelijk voor afdelingsoverstijgende projecten op het gebied van bedrijfsvoering, bijvoorbeeld op het gebied van huisvesting. De medewerkers zijn zorgvuldig, organisatiesensitief en toegewijd. Zo leveren ze een belangrijke bijdrage aan de effectiviteit van ons werk én aan de veiligheid van Nederland.

Bijzonderheden

• Na de sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om te solliciteren.


• Een veiligheidsonderzoek op niveau A, psychologische onderzoeken, het opvragen van referenties en online screening zijn onderdeel van de sollicitatieprocedure.


• Om in aanmerking te komen voor een functie bij de AIVD moet je de Nederlandse nationaliteit hebben en (in principe) de afgelopen 10 jaar in Nederland hebben gewoond. Ook aan je eventuele partner en andere mensen in je omgeving worden bepaalde eisen gesteld.


• Houd er rekening mee dat de selectieprocedure, inclusief het veiligheidsonderzoek, ongeveer 6 maanden in beslag kan nemen.


• De AIVD gebruikt een digitale manier om te solliciteren. Houd er rekening mee dat het invullen van het sollicitatieformulier mogelijk technische problemen met zich meebrengt. Wacht dus niet tot het laatste moment met solliciteren.

Over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Over Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst

De Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) beschermt de democratie tegen nationale en internationale dreigingen, zodat we in vrijheid kunnen leven. Als je bij de AIVD werkt ben je verbindend, wendbaar, gewetensvol en moedig. Bij de AIVD doe je werk dat er toe doet: elke minuut van de dag.

We waken, vaak onzichtbaar, over Nederland en zijn bevolking. We doen daarvoor onderzoek in binnen- en buitenland. De AIVD doet wat nodig is om te voorkomen dat staten, organisaties of personen onze rechtsstaat tegenwerken, ondergraven of aanvallen. Ons werk doen we niet alleen. De AIVD heeft zijn eigen rol in het netwerk van overheidsorganisaties die de veiligheid van Nederland beschermen.

De AIVD is onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De taken van de AIVD zijn vastgelegd in de Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten (Wiv 2017).

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid