Directiesecretaresse Jeugd

Koraal; Sittard; On-site; EUR 34,000 - 48,000; Part time

Benefits offered by this job

Eindejaarsuitkering 8,33%

Collectieve zorgverzekering

Meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden

Fiscaal gunstig sporten

Job summary

Koraal zoekt een Management Assistent / Directiesecretaresse voor de regio Zuid-Limburg. Je werkt op meerdere locaties (Urmond, Simpelveld, Sittard) en ondersteunt de regiodirecteur en het managementteam met secretariële en administratieve taken.

Je beheert agenda's, organiseert en notuleert vergaderingen, bereidt stukken voor en bewaakt deadlines. Je fungeert als eerste aanspreekpunt en draagt bij aan een soepele organisatie en communicatie.

Qualifications

• Aantoonbare ervaring als management assistent/directiesecretaresse.
• Ervaring met notuleren.
• Vaardigheid in het organiseren en coördineren van bijeenkomsten en projecten.

Responsibilities

• Beheer van de agenda van de directeur en planning van bijeenkomsten.
• Notuleren en voorbereiden van vergaderstukken en vergaderruimtes.
• Coördineren en sturen van projecten en bewaak de voortgang.

Skills

Notuleren

Projectmatig werken

Communicatieve vaardigheden

Flexibiliteit

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft 365

Job description

Voor Koraal, zijn we op zoek naar een enthousiaste en gedreven Management Assistent / Directiesecretaresse.

Als directiesecretaresse ben jij hét visitekaartje van de organisatie, de grote regelaar én een onmisbare steun voor de regiodirecteur en het managementteam. Je werkt vanuit een centrale locatie in Zuid-Limburg en vervult een breed scala aan secretariële, organisatorische en administratieve taken. Dankzij jouw ondersteuning kunnen de regiodirecteur en het management team hun werk optimaal uitvoeren.

Het betreft een functie voor 28 uur - 32 uur per week.

Hoe zien je werkdagen eruit? Dat weet je nooit precies. Het ene moment beheer je de agenda van de directeur. Het volgende moment organiseer en coördineer je samen met collega’s een bijeenkomst of plan je vergaderingen waarbij je ook regelmatig notuleert. Je bereidt deze vergaderingen voor door het verzamelen van vergaderstukken en (achtergrond)informatie, het opstellen en verspreiden van de agenda, en het reserveren en voorbereiden van vergaderruimtes. Je denkt altijd vooruit, zoekt makkelijk de samenwerking op, biedt gevraagd en ongevraagd ondersteuning en advies, schakelt snel en bent positief assertief. Je fungeert als eerste aanspreekpunt bij klachten in de zorg en speelt hier waar mogelijk een rol als intermediair.

Daarnaast neem je zelfstandig acties op vanuit de mailbox van de directeur en verzorg je de afhandeling van correspondentie. Verder heb je regelmatig een project onder je hoede dat je in de uitvoering zult sturen en coördineren. Je bewaakt de voortgang. Hierbij stel je prioriteiten, bewaak je deadlines en zorg je ervoor dat alle werkzaamheden zo efficiënt en effectief mogelijk verlopen. Ook ben je verantwoordelijk voor het zorgvuldig verzamelen, administreren en centraal archiveren van informatie.

Je gaat werken op meerdere locaties (Urmond/Simpelveld en Sittard). Het secretariaat is een belangrijk aanspreekpunt voor de organisatie. De lijnen zijn kort; collega’s lopen regelmatig binnen met allerlei vragen, of voor een luisterend oor. Hierdoor ben je de spreekwoordelijke spin in het web van de organisatie.

Over de locatie

Gastenhof (regio) Limburg is een onderdeel van het orthopedagogisch behandelcentrum van Koraal. Vanuit de drie Limburgse Koraal regio’s biedt Gastenhof behandeling, zorg en ondersteuning aan jongeren in de leeftijd van 4 tot 21 jaar met een (licht) verstandelijke beperking, gecombineerd met complexe gedragsproblematiek en/of psychiatrische problematiek zowel poliklinisch, ambulant als klinisch.

Meer info vind je op onze website.

Het betreft een functie in Zuid-Limburg, met locaties Gastenhof Urmond, Gastenhof Simpelveld en de Polikliniek in Sittard. Graag vertellen wij je hier in een gesprek meer over.

Wat bieden wij?

Een uitdagende functie binnen een organisatie die volop in ontwikkeling is, met ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en flexibiliteit. Je komt in een klein team met fijne collega's.

• Salaris: inschaling conform CAO Gehandicaptenzorg in FWG 45 (afhankelijk van opleiding en werkervaring): min. €3.052,- en max. €4.262,- bruto/maand (op basis van 36 u/w).
• Goede arbeidsvoorwaarden: eindejaarsuitkering (8,33%), goede pensioenregeling en een collectieve zorgverzekering. We bieden daarnaast een meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden (o.a. fiscaal gunstig sporten, groene arbeidsvoorwaarden).
• Contract: we starten met een jaarcontract met vooruitzicht op een vast dienstverband.
• Contracturen: het betreft een functie voor 28 - 32 uur per week.
• Koraal Vitaal: op ons online platform voor medewerkers Koraal Vitaal vind je informatie over werkomstandigheden, balans werk&privé, vitaal&gezond en je loopbaan.
• Kennis: doelgroepgerichte scholing, deskundigheidsbevordering en een breed cursusaanbod.

Wie zoeken wij?

Je houdt van een dynamische werkomgeving. Strakke deadlines, een overvolle mailbox, een complexe agenda of onverwachte ad-hocvragen brengen jou niet van je stuk. Integendeel: jij zorgt voor rust en overzicht. Je weet wat prioriteit heeft, denkt een stap vooruit en pakt proactief op wat nodig is. Zo bied je de directeur de ondersteuning en structuur die nodig is om alles soepel te laten verlopen.

Je bent toegankelijk, nauwkeurig en schakelt makkelijk mee met wat de situatie vraagt. Collega’s werken graag met je samen. Niet alleen omdat je je afspraken nakomt, maar ook omdat je actief meedenkt over hoe dingen beter of slimmer kunnen. Je communiceert helder en professioneel, met gevoel voor timing én de juiste toon.

• Je beschikt over HBO werk- en denkniveau.
• Je hebt aantoonbare ervaring als management assistent / directiesecretaresse, bij voorkeur in de zorg of het onderwijs.
• Je hebt ervaring met notuleren.
• Je kunt goed projectmatig werken en weet wat er nodig is om bijeenkomsten effectief voor te bereiden.
• Je bent dienstverlenend, flexibel en hebt een hands-on mentaliteit, maar bewaakt ook je grenzen.
• Microsoft 365 heeft voor jou weinig geheimen.

Meer informatie

Wil je meer weten over deze vacature, neem dan telefonisch contact op met Marie-Claire Defauwes (Regiodirecteur Jeugd Zuid-Limburg) via: 06 - 41 37 88 89.