Bureaumanager

ImpressiveGreenApple; Rotterdam; Hybrid; EUR 36,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

Vakantiegeld

Pensioenregeling

26 vakantiedagen (fulltime)

1 dag per week thuiswerken

Job summary

Speakers Academy in Rotterdam zoekt een Bureau Manager die de interne basis soepel laat verlopen. Je bewaakt afspraken en processen, coördineert HR, office- en facilitymanagement en draagt bij aan de merkrepresentatie.

De rol omvat samenwerking met de directeur/eigenaresse, procesverbeteringen en praktische ondersteuning bij evenementen. Een brede, zelfstandige positie met ruimte voor groei.

Qualifications

• Ervaring in een brede coördinerende rol, bij voorkeur office-/operationsmanagement.
• Ervaring met het organiseren, bewaken en verbeteren van werkprocessen.
• Organisatiesensitief, zelfstandig en proactief.
• Goede beheersing van Nederlands en Engels.

Responsibilities

• Coördineren van dagelijkse interne organisatie en processen.
• Bewaken en verbeteren van werkprocessen en interne afspraken.
• Ondersteunen van directeur/eigenaar en HR-/facility-taken.
• Voorbereiden en ondersteunen bij evenementen.
• Contacten met leveranciers en externe partijen.
• Zorgen voor kwaliteit en merkuitstraling.

Skills

Organisatievermogen

Communicatieve vaardigheden

Taakken NL-EN

Tools

Kantoorsoftware

Job description

Als Bureau Manager bij Speakers Academy zorg je dat de interne organisatie soepel en professioneel verloopt. Je bewaakt afspraken en processen, coördineert de ondersteunende organisatie en zorgt dat kwaliteit en uitstraling passen bij het sterke merk van Speakers Academy.

Over deze baan

Op het kantoor in Rotterdam werken ongeveer twintig collega's, waaronder consultants die organisaties adviseren over de inzet van sprekers en moderators. Jij zorgt voor een goed georganiseerde interne basis, zodat collega's hun werk optimaal kunnen doen en de directeur/eigenaresse ruimte houdt om zich te richten op klanten, netwerk en groei.

Je houdt overzicht, signaleert waar afspraken of processen aandacht nodig hebben en helpt collega's werken volgens duidelijke werkwijzen. Daarnaast coördineer je HR, office- en facilitymanagement en kwaliteitsbewaking. De rol is breed: van afstemming met de directeur en het verbeteren van processen tot een HR-vraagstuk of de representativiteit van het kantoor.

• Coördineren van de dagelijkse interne organisatie en ondersteunende processen.
• Bewaken en verbeteren van werkprocessen en interne afspraken.
• Collega's helpen volgens afgesproken werkwijzen te werken en hen hier waar nodig op aanspreken, zonder inhoudelijk leiding te geven.
• De directeur ondersteunen en ontzorgen bij organisatorische en praktische vraagstukken.
• Voorbereiden van en ondersteunen bij evenementen.
• Coördineren van HR-processen en personeelszaken.
• Verzorgen van office- en facilitymanagement en contacten met leveranciers en externe partijen.
• Bewaken van kwaliteit, representativiteit en merkuitstraling van organisatie en kantoor.

Dit verwacht de Speakers Academy van jou

• Je bent een ervaren, proactieve organisator die graag verantwoordelijkheid neemt. Je ziet wat nodig is, houdt overzicht en communiceert duidelijk en toegankelijk. Je schakelt makkelijk tussen verschillende persoonlijkheden en tussen organisatorische en praktische werkzaamheden. Kwaliteit en details vallen je op en als iets beter kan, pak je dat zelfstandig en praktisch op.
• Ervaring in een brede coördinerende rol, bijvoorbeeld binnen office-, praktijk-, bureau- of operationsmanagement.
• Ervaring met het organiseren, bewaken en verbeteren van werkprocessen.
• Organisatiesensitief, zelfstandig en proactief; je neemt vanzelfsprekend verantwoordelijkheid.
• Sterk gevoel voor kwaliteit, detail en representativiteit.
• Goede beheersing van Nederlands en Engels.

Samenvattend: doel van de functie

Je borgt structuur, continuïteit en kwaliteit binnen de interne organisatie. Door de dagelijkse bedrijfsvoering en ondersteunende processen goed te organiseren, afspraken te bewaken en werkwijzen te verbeteren, ontzorg je de directeur en haar partner. Zo ontstaat ruimte om extern te bouwen aan netwerk, groei en de internationale ontwikkeling van Speakers Academy, terwijl jij zorgt voor een betrouwbare interne basis en jezelf verder kunt ontwikkelen in deze brede rol.

Dit krijg je van Speakers Academy

• Een brede, centrale rol binnen een ondernemende organisatie met veel afwisseling.
• Nauwe samenwerking met de directeur/eigenaresse en ruimte om mee te bouwen aan de verdere ontwikkeling van Speakers Academy.
• Een inspirerende werkomgeving met bijzondere sprekers, experts en actuele thema's.
• Een marktconform salaris, vakantiegeld, pensioenregeling, 26 vakantiedagen op fulltime basis en als extra een vrije dag op je verjaardag.
• Een baan voor 32 uur per week, met de mogelijkheid om een dag per week thuis te werken.

Speakers Academy is al ruim dertig jaar een toonaangevende kennispartner op het gebied van sprekers en moderators. Vanuit Rotterdam adviseert het team organisaties over de spreker die past bij publiek, thema en doelstelling. De organisatie werkt met gerenommeerde sprekers en experts uit binnen- en buitenland en heeft inmiddels meer dan 50.000 klanten geholpen. De dienstverlening is persoonlijk, deskundig en op maat, met veel aandacht voor inhoud, kwaliteit en impact.

ImpressiveGreenApple verzorgt de werving en voorselectie. De procedure bestaat uit cv-selectie, een telefonisch interview en een eerste gesprek met een consultant van ImpressiveGreenApple. Bij een goede match volgen gesprekken bij Speakers Academy.