Beleidsondersteuner Bureau MT

Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst; Zoetermeer; On-site; EUR 26,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB (Individueel Keuzebudget)

Studiefaciliteiten

Bedrijfsfitness

Volledige vergoeding OV-reiskosten

Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof

Job summary

Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst zoekt een beleidsondersteuner die de top van de organisatie ondersteunt bij vergaderingen en administratieve- en logistieke processen rond de dienstleiding en het MT.

Je beheert groepsmailboxen, agendeert stukken en zorgt voor tijdige terugvindbare vergaderdocumenten. Daarnaast voer je nauw overleg met secretariaat en werk je aan procesbeschrijvingen en werkinstructies.

Qualifications

• Je hebt een afgeronde MBO-opleiding niveau 4.
• Je hebt een scherpe blik en hands-on mentaliteit.
• Je kunt het werk zelfstandig uitvoeren.
• Je hebt ervaring met O3 en Excel.
• Ervaring met processen op dienstleidingniveau is een pré.

Responsibilities

• Ondersteunen van administratieve en logistieke voorbereiding van dienstleiding- en MT-vergaderingen.
• Beheren van groepsmailboxes en doorsturen/verdelen van berichten.
• Agenderen en terugvinden van vergaderstukken in systemen.
• Zorgen dat actiepunten opgepakt worden na vergaderingen.
• Regelen van logistieke zaken rondom vergaderingen.
• Nauw samenwerken met secretariaat van Dienstleiding en directiesecretariaten.
• Beheer van procesbeschrijvingen en werkinstructies.

Education

MBO-opleiding niveau 4

Tools

O3

Excel

Job description

Vind je het leuk om de vergaderingen van de top van de organisatie te ondersteunen? Ben je goed in plannen en overzicht behouden? Ken je je weg in zowel administratieve als facilitaire processen en in het beheren van O3? Wil je ervaring opdoen met het werk aan de top van de organisatie?

Wat ga je doen?
Als beleidsondersteuner ben je de rechterhand van de adviseurs/secretarissen van Bureau MT. Samen met je collega beleidsondersteuner vorm je de front- en backoffice van het team. Je ondersteunt bij de administratieve en logistieke voorbereiding van vergaderingen van de dienstleiding en het MT van de AIVD. Je houdt overzicht over de verschillende vergadermomenten, zodat je de administratieve ondersteuning op tijd kunt opstarten. Je coördineert de verschillende groepsmailboxen en zorgt ervoor dat binnenkomende mails worden afgehandeld of bij een collega worden belegd. Je agendeert de binnenkomende stukken en zorgt ervoor dat vergaderstukken goed terug te vinden zijn in onze systemen. Daarnaast zorg je dat de actiepunten uit de verschillende vergaderingen worden opgepakt. Ten slotte regel je de logistieke zaken rondom de vergaderingen. Als beleidsondersteuner werk je nauw samen met onder andere het secretariaat van de Dienstleiding en de directiesecretariaten.
Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het beheer van procesbeschrijvingen en werkinstructies.

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
• 2 jaar
• Het salaris is gebaseerd op een volledige werkweek. Daarnaast is aan het werken bij de AIVD een toeslag verbonden. Deze toeslag bedraagt bij indiensttreding € 178,86 en loopt op tot maximaal € 541,69 bruto per maand bij een volledige werkweek.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof, of verlof juist omzetten in budget. Of je kunt het besteden aan fiscaal vriendelijke doelen, zoals het aflossen van je studieschuld of het aanschaffen van een fiets. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

- Je hebt een afgeronde MBO-opleiding niveau 4;
- Je hebt een scherpe blik en handen uit de mouwen mentaliteit;
- Je bent in staat om het werk zelfstandig uit te voeren;
- Je hebt ervaring in het gebruik van O3 en Excel;
- Ervaring met processen op dienstleidingniveau is een pré.

Competenties
- Betrouwbaar;
- Integer;
- Klantvriendelijk;
- Snel kunnen schakelen en handelen.

De AIVD omarmt diversiteit en inclusie en wil graag dat medewerkers zich thuis voelen. Verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten zijn een verrijking voor onze organisatie. Bij ons is iedereen die aan de voorwaarden voor een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) voldoet welkom, ongeacht culturele achtergrond, arbeidsvermogen, leeftijd, gender of seksuele voorkeur. Samen werken we aan de veiligheid van Nederland.

Hier kom je te werken

Meer over jouw toekomstige plek in de organisatie

De Centrale staf ondersteunt het management van de AIVD met advies, diensten en door het zichtbaar maken van de toegevoegde waarde van het werk bij politiek, bestuur en maatschappij.

De afdeling Bureau MT ondersteunt de besluitvorming van de top van de AIVD. Het gaat daarbij om het plannen, voorbereiden en de verslaglegging van de belangrijkste management overleggen, het strategisch relatiemanagement met de MIVD, het coördineren van medezeggenschapsverplichtingen en de informatiehuishouding van de centrale staf. De medewerkers zijn zorgvuldig, organisatiesensitief en toegewijd. Zo levert het bureau MT een belangrijke bijdrage aan de effectiviteit van ons werk én aan de veiligheid van Nederland.

Over Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst

De Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) beschermt de democratie tegen nationale en internationale dreigingen, zodat we in vrijheid kunnen leven. Als je bij de AIVD werkt ben je verbindend, wendbaar, gewetensvol en moedig. Bij de AIVD doe je werk dat er toe doet: elke minuut van de dag.
We waken, vaak onzichtbaar, over Nederland en zijn bevolking. We doen daarvoor onderzoek in binnen- en buitenland. De AIVD doet wat nodig is om te voorkomen dat staten, organisaties of personen onze rechtsstaat tegenwerken, ondergraven of aanvallen. Ons werk doen we niet alleen. De AIVD heeft zijn eigen rol in het netwerk van overheidsorganisaties die de veiligheid van Nederland beschermen.
De AIVD is onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De taken van de AIVD zijn vastgelegd in de Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten (Wiv 2017).

Over de functiegroep Beleidsondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.