Assistent Bestuur & Directie

CVO; Rotterdam; On-site; EUR 28,000 - 39,000; Full time

Benefits offered by this job

CAO VO schaal 8 (CAO VO)

40 uur per week

Eindejaarsuitkering (13e maand)

8% vakantiegeld

Reiskostenvergoeding of OV vergoeding

ABP pensioen

53 vrije dagen

Opleidingsbudget

Rotterdampas

Job summary

CVO zoekt een enthousiaste assistent bestuur & directie die het secretariaat van de toekomst vormgeeft. Je werkt nauw samen met de collega-assistent en fungeert als een belangrijk aanspreekpunt voor de raad van bestuur, de directie en medewerkers.

Je houdt van structuur, maakt complexe agenda’s, bewaakt de jaarplanning, organiseert vergaderingen en verzorgt vertrouwelijke communicatie. Ervaring met Microsoft 365 en AI-ontwikkelingen is een voordeel; er is ruimte voor initiatief en professionele

Qualifications

• Ruime ervaring als assistent binnen een complexe organisatie.
• Ervaring met bestuurlijke processen en complex agendabeheer.
• Uitstekende digitale vaardigheden (Microsoft 365).
• Gevoel voor bestuurlijke en organisatorische verhoudingen.
• Affiniteit met communicatie en het organiseren van bijeenkomsten en evenementen.

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda's voor bestuur en directie.
• Beheren en bewaken van diverse inboxen.
• Ondersteunen van vergaderingen van bestuur, raad van toezicht en directie.
• Mede organiseren van bijeenkomsten, evenementen en representatieve activiteiten.
• Zorgdragen voor vertrouwelijke correspondentie en documentbeheer.
• Opzetten en bewaken van de gezamenlijke jaarplanning en bestuurskalender.
• signaleren van acties, deadlines en bestuurlijk relevante onderwerpen.
• Verbeteren en slimmer organiseren van processen binnen het secretariaat.
• Volgen van ontwikkelingen zoals AI en Microsoft 365.

Skills

Ruime ervaring als assistent

Complex agenda beheer

Coördinatie

Microsoft 365

Vertrouwelijke informatie

Communicatie

Tools

Microsoft 365

Outlook

Microsoft Teams

Job description

Bouw mee aan het secretariaat van de toekomst!Brengrust in de dynamiek en houd koers waar het telt. Met jouw overzicht, gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en daadkracht zorg je voor een secretariaat waarop de organisatie kan vertrouwen. Discreet, integer en altijd een stap vooruit.

Betekenisvol werk

Als assistent maak je deel uit van het secretariaat bestuur & directie. Je werkt nauw samen met je collega-assistent en bent een belangrijk aanspreekpunt voor de raad van bestuur. Tegelijkertijd werk je voor de directie en andere collega's binnen de organisatie. Ons secretariaat is volop in ontwikkeling. We bewegen van een vooral persoonsgerichte ondersteuning naar een professioneel en procesgericht secretariaat, waarin we samenwerken, kennis delen en werkzaamheden slim organiseren. Jij krijgt de ruimte om daar actief aan bij te dragen. Dat maakt jouw functie afwisselend: de ene keer vraagt een complexe agenda je volledige aandacht, het volgende moment organiseer je een bestuurlijke bijeenkomst, bewaak je de bestuurskalender of denk je mee over hoe AI en Microsoft 365 ons werk gemakkelijker en efficiënter kunnen maken.

Watjedoet

Geen dag is hetzelfde. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en weet hoofd- en bijzaken goed van elkaar te onderscheiden. Je denkt vooruit, houdt overzicht en brengt rust en structuur in een dynamische omgeving.

Je houdt je onder andere bezig met:

• complex agenda- en afsprakenbeheer voor bestuur en directie;
• het beheren en bewaken van diverse inboxen;
• het voorbereiden, organiseren en ondersteunen van vergaderingen van onder andere de raad van bestuur, raad van toezicht en directie;
• het mede-organiseren van bijeenkomsten, evenementen en representatieve activiteiten;
• het verzorgen en bewaken van vertrouwelijke correspondentie, documentbeheer en bestuurlijke communicatie;
• het opzetten, beheren en bewaken van de gezamenlijke jaarplanning en bestuurskalender;
• het signaleren van acties, deadlines en bestuurlijk relevante onderwerpen;
• het verbeteren en slimmer organiseren van processen binnen het secretariaat;
• het volgen en toepassen van nieuwe ontwikkelingen, bijvoorbeeld op het gebied van AI en Microsoft 365.

De CVO Beleidsstaf ondersteunt de Raad van Bestuur. Ons team bestaat uit zo’n dertien collega’s, met functies als beleidsadviseur, concerncontroller en bestuurssecretariaat. Het team is onderverdeeld in meerdere inhoudelijk gedreven domeinen en staat onder leiding van de Directeur bestuur en beleid. De Directeur bestuur en beleid is tevens secretaris van de vereniging.

We werken samen in een open, collegiale sfeer, waar veel ruimte is voor ideeën en samenwerking. De beleidsstaf draagt bij aan de gezamenlijke strategie van CVO en werkt aan thema’s zoals onderwijsontwikkeling, inclusief onderwijs, kansengelijkheid en de lerende organisatie. We zijn een verbinder binnen CVO: we delen kennis en ervaringen, ondersteunen strategische programma’s en zorgen dat de organisatie in control blijft op governance, financiën, onderwijskwaliteit en de ervaren maatschappelijke opdracht. De CVO Beleidsstaf werkt nauw samen met kennisorganisaties en één van de collega’s is tevens lector bij de Hogeschool Rotterdam. Het team is relatief nieuw van samenstelling en er is veel ruimte voor je eigen ontwikkeling.

Je komt terecht in een organisatie met maatschappelijke betekenis en collega's die samen willen werken aan goed onderwijs en goede ondersteuning.

Het is eenveelzijdige functie met veel verantwoordelijkheid en je krijgt de kans om mee te bouwen aan een professioneel en toekomstgericht secretariaat met ruimtevoor eigen initiatief en procesverbetering. Je komt terecht in eenbetrokken en collegiaal team en je krijgt alle mogelijkheden om jezelf verder te ontwikkelen.

Wij bieden je verder:

• EensalarisconformCAO VO (schaal 8), afhankelijk van opleiding en ervaring;
• Een fulltime functie van 40 uur per week (vanaf 32 uur per week is bespreekbaar);
• Een eindejaarsuitkering, die ongeveer gelijk is aan een 13de maand en 8% vakantiegeld;
• Een reiskostenvergoeding van € 0,25 per km (maximaal 35 km enkele reis) of 100% vergoeding van OV kosten;
• Een pensioenregeling via het ABP en mooie secundaire arbeidsvoorwaarden zoals 53 vrije dagen per jaar;
• Een opleidingsbudget en uitgebreide mogelijkheden om je verder te ontwikkelen binnen onze CVO-academie;
• Een gratis Rotterdampas. Met deze pas krijg je korting op o.a. culturele activiteiten in Rotterdam en omstreken;

Je thuisbasis is ons bestuurskantoor aan het Henegouwerplein 14 in het centrum van Rotterdam. De locatie is goed bereikbaar met het openbaar vervoer, de fiets en de auto.

Om bij CVO te werken is een geldige VOG nodig. Het aanvragen van deze VOG is onderdeel van onze procedure.

Jouw expertise

Je krijgt energie van organiseren, samenwerken en verbeteren. Je bent servicegericht, maar durft ook initiatief te nemen. Je begrijpt dat goede ondersteuning soms betekent dat je vooruitloopt op een vraag die nog niet is gesteld.

• houdt overzicht, ook als de druk hoog is en prioriteiten veranderen;
• denkt vooruit en ziet wat nodig is voordat iemand erom vraagt;
• hebt gevoel voor bestuurlijke en organisatorische verhoudingen;
• gaat vanzelfsprekend zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke informatie;
• communiceert gemakkelijk en professioneel met mensen op verschillende niveaus;
• werkt graag samen en deelt informatie en kennis met collega's;
• neemt initiatief en voelt je verantwoordelijk voor het resultaat;
• denkt in oplossingen en mogelijkheden;
• vindt het leuk om processen slimmer en efficiënter te organiseren;
• bent nieuwsgierig naar de mogelijkheden van AI en andere digitale toepassingen voor het secretariaat.

Wat neem je mee?

• ruimeervaring als assistent binnen een complexe organisatie;
• ervaringmet bestuurlijke processen en complex agendabeheer;
• uitstekendedigitale vaardigheden (Microsoft 365);
• gevoelvoor bestuurlijke en organisatorische verhoudingen;
• affiniteitmet communicatie en het organiseren van bijeenkomsten en evenementen.

Ervaring binnen het onderwijs is mooi meegenomen, maar zeker geen vereiste. Belangrijker vinden we dat je je snel thuis voelt in een complexe, maatschappelijke organisatie.

CVO: onderwijs voor het leven

We heten je graag welkom bij CVO! Bij ons staan ontmoeting en inclusiviteit centraal. We vinden het belangrijk dat iedereen zich thuis en gerespecteerd voelt. Wij staan voor persoonlijke aandacht en het vormen van de toekomst van onze leerlingen. Als onze collega ervaar je ook persoonlijke groei, verbinding met je collega's en de kans om te experimenteren. Met maar liefst bijna veertig scholen en talloze ontwikkelmogelijkheden binnen onze organisatie bieden we jou een glansrijke carrière in het CVO-onderwijs. Sluit je aan bij CVO en laten we samen het onderwijs van de toekomst vormgeven!

CVO committeert zich aan het convenant solidaire arbeidsmarkt van de onderwijsregio Rotterdam vo-mbo. Hiermee zetten we samen met onze partners een belangrijke stap richting eerlijke werving, transparante en uniforme inschaling van medewerkers en een duurzame, solidaire arbeidsmarkt voor het onderwijs in de regio.

Maak jij het verschil voor onze leerlingen?

Wij zoeken geen agenda-beheerder. Wij zoeken eenassistentbestuur & directie die overzicht creëert, verbinding brengt en samen wil bouwen aan een secretariaat dat klaar is voor de toekomst.

We zijn voor deze vacature op zoek naar iemand in loondienst, invulling op zzp-basis is voor deze functie niet mogelijk.

We werven onze collega's graag zelf, daarom stellen we acquisitie niet op prijs.