Assistant Legal & EB Office

043 Damen Global Support B.V.; Gorinchem; On-site; EUR 54,000 - 66,000; Full time

Benefits offered by this job

Reiskostenvergoeding

Damen Academy

Job summary

Damen Global Support B.V. zoekt een ervaren secretaresse ter ondersteuning van het corporate legal team en het Executive Board Office. Je organiseert bestuurlijke processen, bewaakt deadlines en zorgt voor een vlekkeloze documentstroom.

Je hebt minimaal 8 jaar bestuurlijke secretariële ervaring, een relevante opleiding en beheersing van Nederlands en Engels. Daarnaast ben je proactief, discreet en werkt 32 uur per week in Gorinchem.

Qualifications

• Een afgeronde secretariële opleiding of vergelijkbaar werk- en denkniveau (MBO+)
• Minimaal 8 jaar relevante ervaring in een bestuurlijke, directie secretariële of executive support omgeving
• Beschikbaarheid van minimaal 32 uur per week
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en een sterk gevoel voor prioriteiten
• Een proactieve, servicegerichte en professionele werkhouding
• Integriteit, discretie en betrouwbaarheid
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en goede beheersing van het Engels, both mondeling als schriftelijk
• Ruime ervaring met Microsoft Office en SharePoint

Responsibilities

• Dagelijkse ondersteuning van de Corporate Counsel en het corporate legal team
• Ondersteunen van het Executive Board Office bij alle bestuurlijke en administratieve processen
• Organiseren, coördineren en voorbereiden van vergaderingen van de Executive Board en andere bestuursorganen
• Opstellen, verzamelen en distribueren van vergaderdocumentatie
• Bewaken van besluitvormingstrajecten, actiepunten en deadlines
• Uitwerken van vergaderingen
• Beheren van agenda's, correspondentie en overige administratieve processen
• Afhandelen van diverse administratieve en secretariële werkzaamheden (opvolgen facturen, verzorgen van handtekeningen, legalisaties, boeken van reizen etc.)

Skills

Secretariële ervaring

Organisatorische vaardigheden

Nederlandse taalvaardigheid

Engels taalvaardigheid

32 uur per week

Proactieve houding

Integriteit

Betrouwbaarheid

Microsoft Office

Education

Secretariële opleiding (MBO+)

Tools

SharePoint

Microsoft Office

Job description

About us

We offer you an Ocean of Possibilities. Join our family. We’re made for ships! Om ze te ontwerpen, te bouwen, te financieren en er gedurende hun hele levensduur voor te zorgen. Gedreven door onze kernwaarden — stewardship, craftsmanship, fellowship en entrepreneurship — ademen wij alles wat met schepen te maken heeft. Onze missie is om onze klanten te helpen de mogelijkheden die onze wateren bieden te benutten, voor de generaties die komen. Om dit doel te bereiken, hebben we mensen nodig die onze visie en gedrevenheid delen!

The role

In Damen Shipyards Group zijn wij op zoek naar een ervaren Secretaresse ter ondersteuning van het legal team en de Corporate Counsel, waarbij je je voornamelijk richt op support aan het Executive Board Office. De Corporate Counsel stuurt het corporate legal team aan en is daarnaast verantwoordelijk voor de organisatie van bestuursvergaderingen via het Executive Board Office. Het Executive Board Office speelt een centrale rol in het efficiënt en zorgvuldig laten verlopen van de bestuurlijke processen binnen Damen. Vanuit deze positie ondersteun je de Corporate Counsel en Executive Board bij de voorbereiding, coördinatie en opvolging van besluitvormingstrajecten. Je bent betrokken bij bestuursvergaderingen, contacten met de bestuursleden en de verschillende divisies binnen de groep. Je werkt op het snijvlak van bestuurszaken, governance en (administratieve) ondersteuning. Daarbij zorg je ervoor dat vergaderingen, documentstromen en besluitvormingsprocessen soepel verlopen en voldoen aan de interne en externe governance-eisen. In deze veelzijdige functie rapporteer je aan de Corporate Counsel en werk je daarnaast nauw samen met de Executive Assistants, collega's binnen het corporate legal team en andere interne stakeholders. Dankzij jouw organisatietalent, discretie en nauwkeurigheid lever je een directe bijdrage aan de kwaliteit en continuïteit van de bestuurlijke processen binnen Damen.

Key accountabilities

• Dagelijkse ondersteuning van de Corporate Counsel en het corporate legal team
• Ondersteunen van het Executive Board Office bij alle bestuurlijke en administratieve processen
• Organiseren, coördineren en voorbereiden van vergaderingen van de Executive Boarden andere bestuursorganen
• Opstellen, verzamelen en distribueren van vergaderdocumentatie
• Bewaken van besluitvormingstrajecten, actiepunten en deadlines
• Uitwerken van vergaderingen
• Beheren van agenda's, correspondentie en overige administratieve processen
• Afhandelen van diverse administratieve en secretariële werkzaamheden (opvolgen facturen, verzorgen van handtekeningen, legalisaties, boeken van reizen etc.)

Skills & Experience

Voor deze functie zoeken wij een ervaren en professionele secretaresse die zich comfortabel voelt in een bestuurlijke omgeving en gewend is te werken met vertrouwelijke informatie.

• Een afgeronde secretariële opleiding of vergelijkbaar werk- en denkniveau (MBO+)
• Minimaal 8 jaar relevante ervaring in een bestuurlijke, directie secretariële of executive support omgeving
• Beschikbaarheid van minimaal 32 uur per week
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en een sterk gevoel voor prioriteiten
• Een proactieve, servicegerichte en professionele werkhouding
• Integriteit, discretie en betrouwbaarheid
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en goede beheersing van het Engels, zowel mondeling als schriftelijk
• Ruime ervaring met Microsoft Office en SharePoint

What we offer

Voor deze functie ligt het salaris tussen € 4.500 en € 5.500 bruto per maand (op basis van een fulltime dienstverband), exclusief vakantiegeld. De exacte inschaling bepalen we op basis van jouw kennis en ervaring. Deze functie valt onder de CAO Metalektro.

• Een prettige, informele werksfeer in een groeiende, internationale omgeving
• Een afwisselende functie in een dynamisch bedrijf
• 27 vakantiedagen en 13 ADV dagen (mogelijkheid om deze te verkopen)
• Reiskostenvergoeding
• Continue aandacht voor professionele en persoonlijke ontwikkeling via onze Damen Academy

Damen has 35 shipyards on five different continents and operates in more than 100 countries. We are still growing and that gives you options. You contribute to this growth while benefitting from the diverse development and career opportunities that our company offers. We will continue to challenge you. With our extensive portfolio of products and solutions you will never get bored and never stop learning. We offer you a world of possibilities. Working at Damen means contributing to the highest quality in shipbuilding, with an eye to the future and future generations. We want to make the world a better place by becoming the most sustainable maritime solution provider. For that, we need you. Become part of our family. We are Damen. We’re a family company that has been building ships for almost 100 years. However, our focus is not on the past, however – we’re looking forward. Our ambition is to become the most sustainable and connected maritime solutions provider there is. To achieve this, we combine digital technology with our philosophy of standardised shipbuilding to offer a portfolio of services that takes care of vessels throughout the entire lifecycle. Working at Damen offers the best of several worlds. Active in more than 100 countries, with over 30 shipyards, we are internationally renowned for quality. And we are still growing, still innovating. Which means we will continue to challenge you. You will never stop learning, and you will never get bored – we promise you that. We offer you an ocean of possibilities. Join our family.