Allround backoffice medewerker team Services

Nederlandse Arbeidsinspectie; Utrecht; Hybrid; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

50% thuiswerken

Job summary

Nederlandse Arbeidsinspectie zoekt een allround backoffice medewerker voor Team Services, met focus op PSU (persoonlijke uitrusting en beschermingsmiddelen). Je bewaakt kwaliteit, levert input voor rapportages en ondersteunt bij verbetertrajecten.

Werkdag is gevarieerd; 50% thuis werken en 50% op kantoor, met een 36-urige werkweek. Je werkt nauw samen met frontoffice en andere afdelingen en onderhoudt contact met leveranciers.

Qualifications

• MBO werk- en denkniveau vereist.
• Ervaring met backoffice werkzaamheden is een pré.
• Goede beheersing van het Nederlands in woord en geschrift.

Responsibilities

• Verwerken van niet-standaard aanvragen en klachten gerelateerd aan persoonlijke uitrusting, huisvesting en vervoer.
• Bewaken van kwaliteit van dienstverlening en rapporteren over voortgang en trends.
• Aanspreekpunt voor toeleveranciers en input leveren voor accountgesprekken.
• Samen met de leasemaatschappij wagenparkbeheer en administratieve mutaties afhandelen.
• Ondersteuneren bij complexe inkooptrajecten en bijdragen aan implementatie van nieuwe dienstverlening.

Skills

Excel

TOPdesk

Backoffice ervaring

Nederlands vaardig

Education

MBO werk- en denkniveau

Tools

TOPdesk

Excel

Job description

Informatie werkzaamheden backoffice medewerker

Team Services is binnen de NLA verantwoordelijk voor de onderwerpen wagenpark & vervoer, persoonlijke beschermingsmiddelen en huisvesting.

Wij zoeken een allround backoffice medewerker waarbij in eerste instantie de nadruk ligt op de portefeuille PSU (persoonlijke uitrusting en beschermingsmiddelen).

In de rol van backoffice medewerker handel je specialistische- en maatwerkvragen rondom persoonlijke uitrusting, huisvesting en vervoer af en zorg je voor een efficiënte dienstverlening. Jij bewaakt de kwaliteit van dienstverlening, rapporteert op voortgang, ontwikkelingen en trends met betrekking tot persoonlijke uitrusting, huisvesting, het wagenpark en ander vervoer. Hiermee lever jij jouw bijdrage aan eerlijk, gezond en veilig werk.

De standaardvragen binnen de domeinen vervoer, huisvesting en persoonlijke uitrusting worden behandeld door de medewerkers van de frontoffice. Jij pakt als backoffice medewerker de overige vragen op. Wanneer collega’s tegen vraagstukken aanlopen, ben jij samen met de andere 3 backoffice collega’s het aanspreekpunt en help je hen bij het vinden van oplossingen. Je zorgt ervoor dat taken binnen de afgesproken doorlooptijd op een juiste manier worden verwerkt. Daarnaast ondersteun je de adviseurs die verantwoordelijk zijn voor de kwaliteit en ontwikkeling van de facilitaire domeinen.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• afhandeling van niet-standaard aanvragen en klachten met betrekking tot persoonlijke uitrusting, huisvesting, het wagenpark en ander vervoer;
• bewaken van kwaliteit dienstverlening, rapporteren op voortgang, ontwikkelingen en trends;
• aanspreekpunt voor toeleveranciers en verantwoordelijk voor het leveren van input voor accountgesprekken;
• samen met de leasemaatschappij uitvoering geven aan het wagenparkbeheer (bestelproces, financiële/administratieve mutaties zoals de verwerking van de jaarafrekeningen, inleverproces etc);
• faciliteren en adviseren bij werkplekonderzoeken;
• ondersteuning bij complexe inkooptrajecten; en
• bijdragen aan de implementatie van nieuwe dienstverlening en leverancierscontracten.

Hoe ziet een werkdag eruit?

In de rol van backofficemedewerker ben je een belangrijke schakel binnen de organisatie. Geen dag is hetzelfde: je schakelt tussen geplande werkzaamheden en ad hoc vraagstukken die vragen om snel handelen.

Je houdt actief toezicht op openstaande tweedelijns (niet standaard) vragen en zorgt ervoor dat deze tijdig en zorgvuldig worden opgepakt. Bij knelpunten in de dienstverlening neem je initiatief door contact op te nemen met leveranciers en gezamenlijk naar passende oplossingen te zoeken. Daarbij bewaak je de voortgang door relevante data inzichtelijk te houden en te analyseren, onder andere met behulp van rapportages uit TOPdesk.

Je onderhoudt frequent contact met de Front Office, magazijnbeheerders of andere clusters binnen de NLA om de dienstverlening optimaal af te stemmen en de behoeftebepaling scherp te krijgen. Daarnaast neem je, samen met de adviseur, deel aan accountgesprekken waarin de dienstverlening wordt geëvalueerd en verbeterkansen worden besproken.

Ook speel je een actieve rol in het verbeteren van werkprocessen. Je neemt hierin zelf initiatief of draagt bij aan lopende verbetertrajecten vanuit de adviseur. Belangrijke communicatiemomenten en werkafspraken leg je zorgvuldig vast in DIWI, zodat informatie geborgd en voor alle betrokkenen inzichtelijk blijft.

Het doel van de backofficemedewerker is het optimaliseren van de dienstverlening en het verbeteren van de informatievoorziening voor gebruikers van de aangeboden producten en diensten.

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• 12 maanden
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit vragen wij

We zoeken iemand die prioriteiten kan stellen, realistische inschattingen van de werkzaamheden kan geven, afspraken na komt en deadlines haalt. Je onderneemt gerichte acties, werkt samen en betrekt tijdig collega’s om het gestelde doel te bereiken. Je neemt beslissingen op basis van informatie, schaalt tijdig op en je signaleert actief knelpunten en kansen van de opdracht. Je koppelt tijdig terug en je ontwikkelt jezelf graag, bent breed inzetbaar en draagt uit eigen beweging ideeën of oplossingen aan.

Verder breng je mee:

• een mbo werk- en denkniveau;
• ervaring met backoffice werkzaamheden;
• een aantoonbare beheersing van Excel;
• liefst al ervaring met TOPdesk;
• een goede beheersing van het Nederlands (spreken en schrijven).

Hier kom je te werken

Meer over Services Personeelsontwikkeling Ondersteuning (SPO)

Bij ons Team Services werken 28 mensen. Het team bestaat uit frontoffice- en backoffice medewerkers, locatieondersteuners, materieelbeheerders, regio ondersteuners en adviseurs facility management. Team Services staat voor een open, toegankelijke en duidelijke communicatie. Het is voor de organisatie duidelijk waarvoor we staan, wat van ons wordt verwacht en hoe we werkzaamheden uitvoeren. We staan voor snel handelen en zijn servicegericht door te luisteren en creatief mee te denken. We komen gemaakte interne en externe afspraken na, zijn oplossingsgericht en denken vooruit. In het team maken we gebruik van elkaars kwaliteiten, delen onze kennis en blijven leren. We kennen ons vak en doen de dingen graag op onze eigen manier, maar als het nodig is staan we altijd voor elkaar klaar. We vinden het ook belangrijk om het met elkaar goed en gezellig te hebben. Ook daar doen we ons best voor.

De Nederlandse Arbeidsinspectie staat voor eerlijk, gezond en veilig werk en bestaanszekerheid voor iedereen. De Arbeidsinspectie is de toezichthouder op het terrein van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Dat toezicht is gericht op de naleving van de wet- en regelgeving over arbeidsomstandigheden, de arbeidsmarkt, arbeidsverhoudingen en het sociale zekerheidsstelsel. Ook onderzoekt ze de werking van het stelsel van sociale zekerheid en signaleert ontwikkelingen en risico’s op de beleidsterreinen van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

Daarnaast verricht de Opsporingsdienst van de Nederlandse Arbeidsinspectie onderzoeken op verschillende beleidsterreinen van de ministeries van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. Dit doen we door fraude en criminaliteit op te sporen op de terreinen van arbeidsuitbuiting, werk en inkomen (sociale zekerheid), en zorg. Deze strafrechtelijke onderzoeken voert de Opsporingsdienst uit onder gezag van het Functioneel Parket van het Openbaar Ministerie.

Inclusief samenwerken aan een belangrijke missie
Je komt in een organisatie te werken die zich inzet voor een belangrijke missie: eerlijk, gezond en veilig werk, en bestaanszekerheid voor iedereen. Om aan te sluiten bij de behoeften uit de samenleving, streven we naar diversiteit in de samenstelling van onze teams. En naar een cultuur waarin we verschillen zien, waarderen en benutten. Zo vergroten we onze denkkracht, blijven we van elkaar leren en verstevigen we contact met de mensen waarvoor we ons werk doen. Met welk perspectief en vanuit welke levenservaring verrijk jij onze organisatie? En wat drijft jou om je in te zetten voor Nederland? We zijn benieuwd naar de ervaringen die jij meeneemt in jouw werk.

Bijzonderheden

• Je werkt ongeveer 50% vanuit huis en 50% op kantoor. Bij voorkeur in Utrecht en anders in Den Haag. Daarnaast neem je deel aan het maandelijkse teamoverleg in Utrecht.
• De gesprekken vinden plaats in de week van 28 september in Utrecht en/of Den Haag.
• De vacature kan eerder gesloten worden zodra wij voldoende reacties binnen hebben.
• De cv selectie vindt doorlopend plaats.
• Je bent niet verplicht om je geboortedatum en geslacht in je cv en sollicitatieformulier te vermelden.
• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken), een mogelijk assessment en een arbeidsvoorwaardengesprek. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de sollicitatieprocedure.

Over de functiegroep Medewerker Facilitair Management

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.