Adviesgroep Secretaresse Rail (hybride)

Haskoning; Utrecht; On-site; EUR 40,000 - 60,000; Part time

Benefits offered by this job

28 vakantiedagen

Flexibele werktijden

Hybride werken

Opleidingsmogelijkheden

Job summary

Haskoning in Utrecht zoekt een Aviesgroep Secretaresse voor de Railsector. In deze hybride rol ben je onmisbaar voor het team en ondersteun je projectteams met diverse taken, van organisatie tot communicatie. Sterke communicatievaardigheden en digitale vaardigheden zijn vereist.

Je krijgt ruimte om processen te verbeteren en te groeien binnen een hecht team. Met een marktconform salaris en flexibele werktijden biedt Haskoning volop ontwikkelingsmogelijkheden.

Qualifications

• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare rol.
• Affiniteit met AI-tools of bereidheid om dat te leren.
• Ervaring met sales- en/of projectondersteuning is een pré.

Responsibilities

• Ondersteunen bij HR-processen zoals sollicitatieplanning.
• Organiseren en coördineren van bijeenkomsten.
• Meewerken aan rapportages en voortgangsbewaking.

Skills

Organisatietalent

Communicatieve vaardigheden

Digitale vaardigheden

Proactieve instelling

Education

Mbo werk- en denkniveau

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Teams

CRM-systemen

Job description

Adviesgroep Secretaresse Rail (hybride)

Ben jij administratief sterk, een aanpakker en positief ingesteld? Ben je toe aan een leuke werkplek in het hart van Utrecht? Wil jij bijdragen aan maatschappelijk relevante projecten binnen de railsector én werken in een hecht, professioneel team waar samenwerking en plezier centraal staan? Dan is dit jouw kans!

Onze adviesgroep Rail groeit en is volop in ontwikkeling. Daarom zoeken wij een enthousiaste collega voor ons secretariaat (24–32 uur per week) die het verschil wil maken. In deze rol zet jij jouw ervaring optimaal in binnen een omgeving waar oog is voor elkaar, geen dag hetzelfde is en volop ruimte is voor jouw ontwikkeling.

Wat je gaat doen

Als Adviesgroep Secretaresse ben jij onmisbaar voor het team Rail. Met jouw overzicht, organisatietalent, enthousiasme en proactieve instelling zorg je dat alles op rolletjes loopt. Je ondersteunt verschillende projectteams en collega’s op een brede en veelzijdige manier en houdt daarbij altijd het grotere geheel in het oog. Je rol gaat verder dan de klassieke secretariële taken. Je levert ook een belangrijke bijdrage aan projectondersteuning en denkt actief mee over hoe processen slimmer en beter kunnen.

Jouw werkzaamheden:

• Secretariële en organisatorische ondersteuning: het voorbereiden en vastleggen van overleggen, beheren van agenda’s en e-mail.
• Organiseren en coördineren van bijeenkomsten, zowel fysiek als digitaal.
• Ondersteunen bij HR-processen, zoals sollicitatieplanning en onboarding.
• Redigeren en verzorgen van correspondentie, presentaties en documenten.
• Structureren en beheren van informatie- en documentstromen (o.a. SharePoint, CRM, Teams).
• Organiseren van teamactiviteiten zoals bijeenkomsten, uitjes en jubilea.
• Ondersteunen bij projectmanagementtaken, zoals:
  • Bijhouden van projectadministratie en planningen.
  • Meewerken aan rapportages en voortgangsbewaking.
  • Voorbereiden van projectdocumentatie en offertes.
  • Signaleren van afwijkingen en meedenken over oplossingen.

Je krijgt volop ruimte om initiatief te nemen en processen te verbeteren: jouw ideeën doen ertoe!

Waar je komt te werken

Je komt te werken binnen de adviesgroep Rail van Haskoning, waar we dagelijks werken aan technisch uitdagende en maatschappelijk relevante projecten. Denk bijvoorbeeld aan:

• Het vergroten van capaciteit op spoorlijnen (zoals de Citysprinter).
• Het ontwerpen van energievoorzieningen voor treinverkeer.
• De vernieuwing en verbetering van stations (bijv. station Nijmegen).

Je maakt onderdeel uit van een betrokken team van secretaresses binnen Business Unit Rail en Mobility Hubs (5 collega’s) in Utrecht en rapporteert aan de adviesgroepdirecteur. Daarnaast werk je samen met een brede groep collega’s: van startende professionals tot zeer ervaren specialisten. De sfeer is open, collegiaal en professioneel. We helpen elkaar, tonen respect, nemen initiatief en behalen samen mooie resultaten – met plezier.

Wat je meebrengt

• Mbo werk- en denkniveau (door opleiding of ervaring).
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare rol.
• Sterke communicatieve vaardigheden.
• Uitstekende digitale vaardigheden (Word, Excel, PowerPoint, Teams en bij voorkeur CRM-systemen).
• Affiniteit met en/of ervaring in AI-tools (zoals Microsoft Copilot) of de bereidheid dit te leren.
• Een proactieve, flexibele en oplossingsgerichte instelling.
• Organisatietalent en een hands-on mentaliteit.
• Ervaring met sales- en/of projectondersteuning (pré).

Dit krijg je van ons

• Een sterk fundament: een marktconform salaris met jaarlijkse groei.
• Prima arbeidsvoorwaarden: inclusief een solide pensioen en persoonlijk budget.
• Goede balans: 28 vakantiedagen (fulltime), flexibele werktijden en hybride werken.
• Bereikbaarheid: een centrale werkplek en reiskostenvergoeding of NS-Business Card.
• Ontwikkeling: volop opleidings- en doorgroeimogelijkheden.
• Extra’s: zoals het kopen van extra vakantiedagen of een fiets via je budget.
• Informele en inclusieve cultuur: een open werkomgeving met ruimte voor wie jij bent, inclusief sociale en sportieve activiteiten en netwerken zoals Pride en Young Haskoning.
• Winstdeling: afhankelijk van het bedrijfsresultaat.

Contact

Voor vragen over deze functie kun je contact opnemen met Astrid Labordus, secretaresse Rail, via 06-23936705 of [e-mail].

Inclusie

Bij Haskoning staan we voor een diverse en inclusieve werkomgeving waarin iedereen zich welkom, gewaardeerd en gehoord voelt. Samen werken we aan onze missie: Enhancing Society Together.