Administratief ondersteuner

Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO); Groningen; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB 16,5%

Elektrische fiets

Verduurzaming woning

Extra verlof

OV-reiskosten volledig vergoed

Kilometervergoeding

Pensioen ABP

Studiemogelijkheden

Bedrijfsfitness

Job summary

Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) zoekt een nauwkeurige administratief ondersteuner bij Controles & Herzieningen in Groningen. Je ondersteunt behandelaars en juristen bij de afhandeling van verzoeken en registreert en verwerkt dossiers zorgvuldig en op tijd.

Je controleert dagelijks de mailbox, koppelt berichten en documenten aan de juiste dossiers en bewaakt de voortgang en termijnen. Daarnaast verzamel je stukken en verzorg je ontvangstbevestigingen en overige correspondentie.

Qualifications

• MBO-werk- en denkniveau.
• Ervaring met administratieve werkzaamheden en dossierverwerking.
• Ervaring met het registreren, controleren en verwerken van gegevens en documenten.
• Goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal.
• Vaardigheid in het werken met digitale systemen, mailboxen en Excel.

Responsibilities

• Verzoeken, correspondentie en dossiers registreren en verwerken.
• Mailbox dagelijks controleren en berichten/documenten koppelen aan het juiste dossier.
• Zorg dragen voor voortgang en bewaken van geldende termijnen.
• Ondersteunen bij informatie-, herzienings- en schadeverzoeken.
• Registreren machtigingen en verwerken facturen voor juridische ondersteuning.

Skills

Nauwkeurigheid

Overzicht bewaren

Administratieve ondersteuning

Excel

Digitale systemen

Education

MBO-werk- en denkvermogen

Tools

Dossierregistratie software

Mailbox/Email systemen

Job description

Ben jij nauwkeurig, houd je gemakkelijk overzicht en zorg je ervoor dat werkzaamheden op tijd worden afgerond? Als administratief ondersteuner bij Controles & Herzieningen ondersteun je behandelaars en juristen bij de afhandeling van verschillende verzoeken. Je verwerkt gegevens, bewaakt termijnen en zorgt dat dossiers compleet en actueel zijn.
Dit ga je doen
Je zorgt ervoor dat verzoeken, correspondentie en dossiers zorgvuldig worden geregistreerd en verwerkt. Je controleert dagelijks de mailbox, koppelt berichten en documenten aan het juiste dossier en zet deze door naar de juiste behandelaar. Daarbij houd je zicht op de voortgang en bewaak je de geldende termijnen.
Je ondersteunt bij informatie-, herzienings- en schadeverzoeken. Je controleert of de benodigde informatie aanwezig is, verzamelt dossierstukken en verstuurt ontvangstbevestigingen, dossiers en andere correspondentie. Wanneer een verzoek inhoudelijke beoordeling vraagt, stem je dit af met een jurist of het voorbereidingsteam.
Daarnaast:

• controleer en registreer je machtigingen;
• verwerk je facturen voor juridische ondersteuning en bereid je betaalopdrachten voor;
• registreer je herzieningsverzoeken;
• bewaak je de voortgang en termijnen van lopende verzoeken;
• verzorg je de administratieve stappen rond de ondertekening van VSO’s.

Je werkt met verschillende systemen en dossiers. Je bepaalt wat als eerste moet worden opgepakt en signaleert ontbrekende informatie of andere bijzonderheden. Zo help je behandelaars en juristen om verzoeken tijdig en correct af te handelen.

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
• 1 jaar
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

Wij vinden het belangrijk dat je jouw werk goed met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen, zoals ouderschapsverlof, en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Daarnaast bieden we je ook andere aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, zoals:

• een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,5% van je bruto jaarsalaris, voor bijvoorbeeld de aflossing van je studieschuld, een (elektrische) fiets inclusief accessoires, verduurzaming van je woning, extra verlof of anderefiscaalvriendelijke doelen
• omruilen van belangrijke feestdagen zonder dat je daar een vrije dag voor hoeft op te nemen
• volledige vergoeding van je ov-reiskosten. Reis je met de auto? Dan geldt een kilometervergoeding
• een pensioenregeling bij ABP
• studiemogelijkheden voor je ontwikkeling
• de mogelijkheid om te sporten via bedrijfsfitness

Dit vragen wij

Je werkt nauwkeurig en houdt overzicht, ook wanneer verschillende verzoeken tegelijk binnenkomen. Je stelt de juiste prioriteiten, bewaakt afspraken en termijnen en onderneemt actie wanneer informatie ontbreekt. Je kunt zelfstandig werken, maar stemt op tijd af met een behandelaar of jurist wanneer inhoudelijke beoordeling nodig is.

Daarnaast beschik je over:

• mbo-werk- en -denkniveau;
• ervaring met administratieve werkzaamheden en dossierverwerking;
• ervaring met het registreren, controleren en verwerken van gegevens en documenten;
• een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal;
• vaardigheid in het werken met digitale systemen, mailboxen en Excel.

Je gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie. Je controleert je eigen werk en zorgt ervoor dat gegevens en documenten volledig en correct worden vastgelegd.

Meer over Controles en Herzieningen

Je gaat werken binnen Controles & Herzieningen. De afdeling behandelt onder andere informatieverzoeken, herzieningsverzoeken en schadeverzoeken van (oud-)studenten en hun gemachtigden.
Je werkt samen met administratief ondersteuners, behandelaars, juristen en het voorbereidingsteam. Binnen het team is het belangrijk dat verzoeken goed worden geregistreerd, dossiers compleet zijn en termijnen worden bewaakt.
Kortom dit is een functie met grote maatschappelijke betekenis, waarin je bijdraagt aan herstel en rechtvaardigheid.

Over Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO)

Bij de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) werk jij aan momenten die ertoe doen. Denk aan het starten met een studie, slagen voor een examen of het behalen van een diploma dat telt. Grote kans dat je ons al kent van één van die stappen.

Samen met duizenden collega’s zorgen we ervoor dat studenten, onderwijsinstellingen en inburgeraars op ons kunnen rekenen. We regelen studiefinanciering, organiseren examens en erkennen diploma’s. Ook helpen we onderwijsinstellingen bij het uitwisselen van gegevens, het werken met onze systemen en het regelen van de financiering van onderwijs.

In ons werk denken we steeds vanuit de mensen die onze diensten gebruiken. We zorgen voor duidelijke informatie en betrouwbare dienstverlening, zodat mensen verder kunnen met hun studie, werk of toekomst.

We werken voor mensen in heel Nederland. Daarom vinden we het belangrijk dat verschillende achtergronden en perspectieven samenkomen in onze organisatie. Zo begrijpen we beter wat mensen nodig hebben en kunnen we onze dienstverlening blijven verbeteren. Daarom staan alle vacatures ook open voor mensen uit het doelgroepregister van de Banenafspraak. Meer weten? Kijk hier voor meer informatie.

Bijzonderheden

• Medewerkers met een dienstverband binnen de Rijksoverheid kunnen op detacheringsbasis worden ingezet.
• We ontvangen graag je reactie uiterlijk op t/m 14 oktober 2026. De gesprekken vinden plaats in week 43.
• Na de sluitingsdatum zijn de vacaturetekst en de gegevens van de contactpersonen online niet meer zichtbaar. Om te voorkomen dat je deze moet opvragen, vragen wij je de vacaturetekst te downloaden en te bewaren.
• Controleer regelmatig je ongewenste/spam e-mailmap. Het kan voorkomen dat mailwisseling vanuit DUO in deze map(pen) terechtkomt.
• Ben je een intermediair? Wij werven zelf of met onze vaste partners via het Rijksinkoopstelsel. Acquisitie is niet gewenst.

Over de functiegroep Medewerker Verwerken en Behandelen

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie over de sollicitatieprocedure

Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werkleuker.