Administratief Medewerker Werkplekbeheer

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Justitiële ICT Organisatie (JIO); Soesterberg; On-site; EUR 26,000 - 33,000; Full time

Benefits offered by this job

Individueel keuzebudget (IKB)

OV-reiskostenvergoeding woon-werkverz.

Bedrijfsfitness

Studiefaciliteiten

Job summary

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Justitiële ICT Organisatie (JIO) zoekt een Administratief Medewerker Werkplekbeheer. Je bent de spin in het web voor backoffice en frontoffice, houdt overzicht, verwerkt meldingen en coördineert tussen collega’s en leveranciers.

Je werkt met Topdesk en Excel om voortgang te bewaken en processen te verbeteren. Het werk vraagt nauwkeurigheid, zelfstandig werken én samenwerking.

Qualifications

• MBO 3 werk- en denkniveau in administratieve/ ICT-ondersteuning.
• Ervaring met administratieve processen.
• Ervaring met Topdesk of vergelijkbaar systeem is een pré.
• Affiniteit met ITIL, ICT-processen en wijzigingsbeheer is een pré.
• Goede Excel-vaardigheden (filters, formules, eenvoudige analyses).

Responsibilities

• Verwerken en afhandelen van aanvragen, meldingen en wijzigingen in Topdesk.
• Bewaken van voortgang en opvolgen van openstaande acties.
• Uitzoeken van de status van bestellingen, leveringen en vastgelopen processen.
• Beheren en controleren van registraties van ICT‑middelen en bedrijfsmiddelen in Topdesk.

Skills

Administratieve vaardigheden

Overzicht houden

Analytisch denken

Education

MBO 3 niveau richting administratief/ ICT-ondersteuning

Tools

Topdesk

Excel

Job description

Als organisatie kun je niet om goed georganiseerde processen en betrouwbare administratieve ondersteuning heen. De kracht van veilige ICT zit niet alleen in systemen, maar vooral in mensen die overzicht houden, verbanden leggen en zorgen dat afspraken en acties daadwerkelijk worden opgevolgd.

Vind jij het leuk om dingen te regelen, uit te zoeken en ervoor te zorgen dat alles achter de schermen soepel verloopt? Krijg je energie van afwisselend administratief werk waarbij je veel contact hebt met collega's en geen dag hetzelfde is? Als Administratief Medewerker Werkplekbeheer ben jij de spin in het web voor diverse afdelingen op de frontoffice.

Wat ga je doen? Je zorgt ervoor dat administratieve processen rondom werkplekken, aanvragen en ICT-middelen goed verlopen. Je houdt overzicht op wat er binnenkomt, wat er nog openstaat en wat er afgerond moet worden. Wanneer iets niet klopt of blijft liggen, zoek je uit waar het vastloopt en zorg je dat het weer in beweging komt.

Het werk is afwisselend en vraagt dat je voortdurend schakelt tussen verschillende soorten werkzaamheden. Je verwerkt nieuwe meldingen, controleert of wijzigingen goed zijn doorgevoerd en werkt diverse administratieve gegevens bij Topdesk. Daarnaast beantwoord je vragen, stem je af met collega’s en leveranciers en analyseer je Excel overzichten die inzicht geven in de status van lopende zaken. Geen dag is hetzelfde, omdat je steeds bezig bent met andere openstaande acties en vragen die tussendoor binnenkomen.

Wat je vooral veel gaat doen:

• Verwerken en afhandelen van aanvragen, meldingen en wijzigingen in Topdesk
• Bewaken van voortgang en opvolgen van openstaande acties
• Uitzoeken van status van bestellingen, leveringen en vastgelopen processen
• Beheren en controleren van registraties van ICT-middelen en bedrijfsmiddelen In Topdesk.

In verband met de vakantieperiode start de selectieprocedure in week 36 (31 augustus- 6 september).

Ons hoofdkantoor is momenteel gevestigd in Gouda, maar medio 2027 verhuizen we naar Utrecht, direct achter Utrecht Centraal. Deze verhuizing biedt nieuwe kansen om onze samenwerking te versterken en innovatie te stimuleren. Bovendien komen we daarmee centraal in Nederland te liggen, wat onze bereikbaarheid voor zowel opdrachtgevers als collega’s verder vergroot.

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Vaste dienst voorafgegaan door een jaarcontract
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof. Daarnaast is er binnen de Justitiële ICT Organisatie een activiteitencommissie en zijn er werkgroepen op het gebied van “Vitaliteit” en “Werkgeluk” actief. Deze organiseren diverse activiteiten voor haar medewerkers om actief en energiek te blijven en verbinding te houden.

Dit vragen wij

Je werkt graag in een omgeving waar veel tegelijk gebeurt en waar je zelf overzicht moet houden. Je bent nauwkeurig, denkt in processen en vindt het leuk om dingen uit te zoeken totdat het klopt. Als iets niet duidelijk is, ga jij net zo lang door tot je weet waar het zit of hoe het opgelost kan worden.

Je schakelt makkelijk met verschillende collega’s en afdelingen en communiceert helder en praktisch. In deze rol is het belangrijk dat je zelfstandig kunt werken, maar ook goed samenwerkt wanneer dat nodig is. Je hoeft geen diepgaande IT-kennis te hebben, maar je vindt het wel interessant om te werken met systemen en om te begrijpen hoe processen achter de schermen lopen.

• Mbo 3 werk- en denkniveau (richting administratief, facilitair of ICT-ondersteuning)
• Ervaring met administratieve processen
• Ervaring met Topdesk of vergelijkbare systemen is een pré
• Affiniteit met ITIL, ICT-processen en wijzigingsbeheer is een pré
• Beheersing van Excel (zoals filters, formules en eenvoudige analyses). Beschik je hier nog niet volledig over, dan bieden wij de mogelijkheid om hiervoor een cursus te volgen.

Over Ministerie van Justitie en Veiligheid, Justitiële ICT Organisatie (JIO)

Over de Justitiële ICT Organisatie

Wij zijn de Justitiële ICT Organisatie: ICT’ers die het justitieveld door en door kennen. Door onze inspanningen kunnen vele rijkscollega’s hun werk makkelijk en efficiënt doen. Wij zorgen voor de juiste hard- en software op werkplekken, overal in Nederland, in de vorm van op maat gemaakte systemen en applicaties. Wij ontwikkelen veilige cloud-omgevingen, waardoor onze collega’s overal kunnen werken: op een werkplek, thuis en onderweg. En altijd veilig.

Wij zijn ICT-dienstverlener voor het gehele ministerie van Justitie en Veiligheid. Wij werken onder meer voor de Dienst Justitiële Inrichtingen, de Raad voor de Kinderbescherming, de Immigratie- en Naturalisatiedienst, de Autoriteit Persoonsgegevens, de Dienst Terugkeer en Vertrek, Reclassering Nederland en de dienst Justis.

Wij brengen technologie en onze kennis van het JenV-domein bij elkaar door deze te vertalen naar praktische en veilige ICT-oplossingen. Doordat wij de innovatieve en technische kant voor onze rekening nemen, kunnen onze opdrachtgevers zich volledig richten op hun primaire taak.

Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure. Ben je in dienst van het Rijk en heb je een aanwijzing als VWNW- of (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een voordracht van jouw leidinggevende of mobiliteitsadviseur én een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld

Over de functiegroep Medewerker ICT/Techniek/Informatiebeheer/DIV

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie over de sollicitatieprocedure

Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieveorganisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werkleuker.