Administration Executive / 行政主管

Protasco Development Sdn. Bhd.; Kajang Municipal Council; On-site; MYR 100,000 - 150,000; Full time

Job summary

一家發展公司正在尋找擔任行政支持職位的專業人士。該職位要求應徵者具備辦公室管理和行政知識，能夠流利使用英語、普通話和馬來語，優先考慮有兩年相關經驗的申請者。工作職責包括安排會議、旅行和處理機密資訊。

Qualifications

• 鼓勵應屆畢業生申請，或有兩年相關經驗的申請人優先。
• 擁有辦公室管理和行政的知識。
• 必須能夠流利地使用英語、普通話和馬來語。

Responsibilities

• 確保部門遵守政策及程序。
• 處理旅行安排及會議預約。
• 處理機密資訊及資料。
• 有效分發郵件及準備索賠。
• 跟進會計及財務事宜。

Skills

辦公室管理知識

資訊科技能力

精通英語

精通普通話

精通馬來語

Education

工商管理/管理學文憑或學士學位

Job description

職責

• 確保其職權範圍內的所有部門/部門負責人遵守自由裁量權限制 (DAL)、政策和程序，即在獲得管理層的批准/簽名之前審查和校對文件、信函、報告和/或簡報。
• 安排旅行，例如飯店住宿、簽證申請、航班預訂、餐廳預訂等。
• 安排會議，即預約會議室、準備會議通知/行事曆、後續提醒等。
• 處理機密資訊/資料。
• 接聽並篩選來電。
• 收集和彙編數據，即進行線上研究以在需要時找到所需資訊。
• 影印/掃描文件。
• 根據需要起草信件/備忘錄/ PowerPoint 簡報/提案。
• 維護一般文件系統並管理和組織部門文件。
• 維護足夠的辦公用品/設備，例如文具、公司物品。
• 擔任辦公室固定資產主管
• 有效地分發收發郵件。
• 根據需要準備每月的索賠。
• 跟進會計及財務部門相關事宜。
• 提供行政支持，協助活動規劃，包括但不限於展覽、博覽會、會議等。
• 擔任與內部和外部利害關係人就合規或監管問題等進行的聯絡官。
• 其他指派的職責
• 充當公司與中央人力資源部之間的聯絡點
• 了解並確保馬來西亞勞動法的適用
• 管理全方位的招募職能，包括根據業務需求起草潛在候選人的職位描述，即準備員工申請表
• 制定公司組織架構
• 確保員工的所有索賠都經過審核並根據人力資源要求正確提交
• 確保所有員工遵守人力資源政策和程序。
• 定期與員工接觸，了解組織人員的積極性水平

要求

• 鼓勵應屆畢業生申請，或優先考慮具有兩 (2) 年相關經驗的申請人。
• 工商管理/管理學文憑或學士學位或同等學歷。
• 擁有精通辦公室管理/行政的知識，並精通資訊科技。
• 精通英語、普通話和馬來語。