Office Assistant

Lootens; Ernakulam; On-site; INR 2,746,000 - 3,844,000; Full time

Benefits offered by this job

Warme werkomgeving

Korte communicatielijnen

Werkzekerheid

Groei mogelijkheid

Voltijdse tewerkstelling

Job summary

Lootens in Nazareth zoekt een Office Assistant die administratieve taken en organisatie coördineert en als vertrouwd aanspreekpunt fungeert voor collega’s, klanten en leveranciers.

Je combineert praktische ondersteuning met een positieve, oplossingsgerichte houding en werkt zelfstandig aan input en verwerking van documenten, planning en projectdossiers binnen onze bouwomgeving. De functie is bij voorkeur voltijds en biedt een warme werkomgeving met korte communicatielijnen.

Qualifications

• Eerdere ervaring van 5–10 jaar in een gelijkaardige functie.
• Zelfstandig kunnen werken en verantwoordelijkheid nemen.
• Vereist Bachelor-niveau; technische/bouwomgeving.
• Expertise met Excel, Word en PowerPoint.
• Goede mondelinge en geschreven kennis van Nederlands; basis Frans en Engels.

Responsibilities

• Administratie & opvolging: verificatie van aankoopfacturen, inbrengen/projectdossiers, ondersteuning voor projectleiders, prijsaanvragen, aanwezigheid en tijdsregistratie, rapportering en digitaal dossierbeheer.
• Organisatie & ondersteuning: kantoorbeheer, leverancierscontact, interne events en kleine boekingen.
• Onthaal & aanspreekpunt: warm onthaal, mailboxbeheer en in-house vraagbaak.
• Compliance & extra’s: opvolging van werfgebonden documenten (Limosa, A1, Dimona, veiligheidsdocumenten) en correcte input op platforms.

Skills

Administratie ervaring

Structuur & nauwkeurigheid

Oplossingsgericht denken

Bachelor-niveau

Excel

Word

PowerPoint

Nederlands vloeiend

Frans basis

Engels basis

Woon-werkafstand Nazareth

Education

Bachelor-niveau

Job description

Nazareth - Office Assistant

Lootens, gevestigd in Deinze, Nazareth -De Pinte, Turnhout (BE) en Breda (NL), is een vooruitstrevend familiebedrijf, gespecialiseerd in maximale beglaasde stalen ramen en deuren en vliesgevels.

Als marktleider in België hebben we zowel nationaal als internationaal uitzonderlijke referenties opgebouwd, zoals het nieuwe gebouw van de Europese Unie, de Boekentoren, het Gerechtsgebouw en het Wintercircus in Gent en het Afrika Museum in Tervuren.

De vier kernwaarden (KRAK) die ons succes definiëren en ons onderscheiden in de markt zijn Klantgerichtheid, Respect, Ambitie en Kwaliteit.

Voor onze afdeling Administratie zijn we op zoek naar een nieuwe collega.

Jij bent de kracht die ervoor zorgt dat alles vlot loopt. Je combineert administratie, organisatie en onthaal en bent een vertrouwd aanspreekpunt voor collega’s, klanten en leveranciers. Je voelt je goed in een veelzijdige rol waar je verantwoordelijkheid kan nemen en initiatief mag tonen.

Wat Je Zal Doen

Administratie & opvolging

• Verificatie van aankoopfacturen op juistheid & volledigheid
• Inbrengen en beheren van projecten/dossiers in onze bouwsoftware
• Administratieve ondersteuning voor projectleiders
• In overleg met de calculatiedienst feedback verstrekken op prijsaanvragen
• Opvolgen van aan- en afwezigheden (incl. Checkin@Work) en toezien op een correcte tijdsregistratie, het correct gebruik van projectcodes en dit in nauwe samenwerking met de betrokken medewerkers
• Uitvoeren en opvolgen van rapporteringen
• Klassement en digitale verwerking van dossiers

Organisatie & ondersteuning

• Dagelijks kantoorbeheer: bestellingen plaatsen, werkkledij opvolgen, opvolgen dagelijkse praktische zaken
• Opvolgen van bestellingen en contact met leveranciers bij vragen of afwijkingen
• Organisatie van kleine interne events en praktische regelingen (sporadisch)
• Boekingen van hotels, restaurants, wagens of vluchten (sporadisch)

Onthaal & aanspreekpunt

• Warm onthaal van bezoekers en klanten
• Beheer van de algemene mailbox en inkomende post
• Interne vraagbaak voor collega’s: je denkt mee en zoekt oplossingen

Compliance & extra’s

• Opvolging van werfgebonden documenten: ie van Limosa, A1, Dimona en veiligheidsdocumenten
• Correcte input in de verschillende platformen
• Interesse in welzijn & veiligheid en administratieve ondersteuning van onze interne preventieadviseur

Wie ben jij?

• Je hebt een eerste stevige ervaring (5 à 10 jaar) in een gelijkaardige functie en kan zelfstandig werken, met voldoende maturiteit om verantwoordelijkheid op te nemen
• Je kan gestructureerd en nauwkeurig werken en je brengt energie, structuur en positiviteit in het team
• Je bent organisatorisch, denkt oplossingsgericht en bent kritisch aangelegd
• Je beschikt over een Bachelorniveau en je voelt je thuis in een technische/bouwomgeving
• Excel, Word en PowerPoint kennen voor jou weinig geheimen
• Je kan je vlot uitdrukken (zowel geschreven als gesproken) in het Nederlands en hebt een goede basis Frans en Engels
• Je woont op een aanvaardbare afstand van Nazareth

Wat bieden wij jou?

• Een gevarieerde, verantwoordelijke functie met impact
• Een sleutelrol in een stabiel, financieel gezond bedrijf
• Een warme werkomgeving met korte communicatielijnen
• Werkzekerheid en ruimte om mee te groeien met het bedrijf
• Bij voorkeur een voltijdse tewerkstelling

Dank voor uw medewerking!