German-Speaking Executive & Operations Assistant (f/m/d)

newboxes; Maharashtra; On-site; INR 5,764,000 - 8,646,000; Full time

Benefits offered by this job

Internationales Arbeitsumfeld

Langfristige Entwicklungsmöglichkeiten

Strukturierte Einarbeitung

Hybrides Arbeitsmodell

Job summary

newboxes sucht eine Assistenz der Geschäftsführung, die Struktur schafft, Prioritäten verfolgt und Fristen im Blick behält. Sie entlastet die Geschäftsführung aktiv, denkt mit, identifiziert Handlungsbedarf frühzeitig und fördert effiziente Abläufe im Tagesgeschäft.

Sie arbeiten eng mit dem Business Development Team, Consultants und Projektmanagern zusammen und tragen dazu bei, dass Kunden- und Unternehmensziele zuverlässig umgesetzt werden.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft oder Management wünschenswert.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Erfahrung in Assistenz-, Operations- oder Projektmanagement-Umfeld vorteilhaft.

Responsibilities

• Proaktive Unterstützung der Geschäftsführung bei Priorisierung, Steuerung und Weiterentwicklung von Kunden- und Geschäftsthemen.
• Aktive Steuerung von Aufgaben, Fristen, Commitments und vertrieblichen Chancen.
• Aufbereitung von Informationen, Projektständen und Entscheidungsgrundlagen.
• Frühzeitiges Erkennen von Handlungsbedarfen, Risiken und Eskalationsbedarf sowie Einleitung von Maßnahmen.
• Koordination bereichsübergreifender Aktivitäten mit Kunden, internen Teams und externen Partnern.
• Sicherstellung der Einhaltung definierter Standards und Prozesse im Kunden- und Opportunity-Management.
• Sparringspartner der Geschäftsführung durch Mitdenken, Hinterfragen und eigene Impulse.

Skills

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Organisation

Koordination

Proaktive Arbeitsweise

Education

kaufmännische Ausbildung

Betriebswirtschaftliches Studium

Tools

MS Office

Outlook

Excel

PowerPoint

Teams

Job description

Über Uns

newboxes steht für die Renaissance der Ingenieurskunst.

Über Uns

newboxes steht für die Renaissance der Ingenieurskunst.

Wir arbeiten mit Industrieunternehmen an den strukturellen Hebeln von Kosten, Risiko und Komplexität.

Unsere Kunden stehen vor hochdynamischen Märkten, steigender Variantenvielfalt und wachsendem Kostendruck.

Wir bringen Klarheit in Produktarchitekturen.

Wir strukturieren Variantenlandschaften.

Wir schaffen Entscheidungsfähigkeit.

Dabei kombinieren wir industrielle Tiefe mit systemischem Denken. Dabei entwickeln wir neben unseren Beratungsleistungen auch eigene Entscheidungs- und Steuerungssysteme.

Wir liefern keine Analysen um der Analyse willen.

Wir greifen in Systeme ein.

Deine Mission

Du sorgst dafür, dass die richtigen Themen zur richtigen Zeit die notwendige Aufmerksamkeit erhalten. Als Assistenz der Geschäftsführung schaffst du Struktur, behältst Prioritäten, Fristen und offene Punkte im Blick und stellst sicher, dass Vereinbartes konsequent umgesetzt wird.

Du unterstützt nicht nur organisatorisch, sondern denkst aktiv mit, erkennst Handlungsbedarf frühzeitig und entlastest die Geschäftsführung im Tagesgeschäft. Durch deine proaktive und zuverlässige Arbeitsweise trägst du dazu bei, dass das Unternehmen effizient arbeitet und wichtige Themen erfolgreich vorangetrieben werden.

Deine Aufgaben

• Proaktive Unterstützung der Geschäftsführung bei der Priorisierung, Steuerung und Weiterentwicklung von Kunden- und Geschäftsthemen.
• Aktive Steuerung von Aufgaben, Fristen, Commitments und vertrieblichen Chancen im Bestandskundengeschäft.
• Managementgerechte Aufbereitung von Informationen, Projektständen und Entscheidungsgrundlagen.
• Frühzeitiges Erkennen von Handlungsbedarfen, Risiken und Eskalationsthemen sowie Einleitung notwendiger Maßnahmen.
• Koordination bereichsübergreifender Aktivitäten mit Kunden, internen Teams und externen Partnern.
• Sicherstellung der Einhaltung definierter Standards und Prozesse im Kunden- und Opportunity-Management.
• Sparringspartner der Geschäftsführung durch aktives Mitdenken, Hinterfragen und Einbringen eigener Impulse.

Arbeitsmodell

• Hybrides Arbeitsmodell mit der Möglichkeit, flexibel zwischen Office und Homeoffice zu arbeiten
• Tägliche Zusammenarbeit mit unserem Business Development Team in Deutschland.
• Enge Zusammenarbeit mit Consultants, Projektmanager:innen und weiteren internen Stakeholdern.
• Langfristige Entwicklungsperspektiven in einem internationalen und wachsenden Unternehmen.

Dein Profil

Beruflicher Hintergrund

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Management oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erste Berufserfahrung im Assistenz-, Operations-, Projektmanagement- oder Administrationsumfeld.
• Erfahrung in einem dynamischen Unternehmensumfeld, idealerweise in einem mittelständischen Unternehmen oder Start-up.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit verschiedenen internen und externen Stakeholdern ist von Vorteil.

Fachliche Kompetenzen

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeiten.
• Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Outlook, Excel, PowerPoint und Teams.
• Fähigkeit, Informationen schnell zu erfassen, zu strukturieren und verständlich aufzubereiten.
• Hohe Affinität für digitale Tools und moderne Arbeitsweisen.

Persönliche Eigenschaften

• Hohes Maß an Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein.
• Zuverlässige, diskrete und sorgfältige Arbeitsweise.
• Ausgeprägtes Organisationstalent und starke Umsetzungsorientierung.
• Kommunikationsstärke und professionelles Auftreten.
• Proaktive Denkweise und die Fähigkeit, Prioritäten eigenständig zu erkennen.
• Freude daran, Strukturen zu schaffen und Themen konsequent voranzutreiben.
• Hands-on-Mentalität sowie die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen.
• Motivation, Prozesse kontinuierlich zu verbessern und das Unternehmen aktiv mitzugestalten.

Warum diese Rolle besonders ist

• Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen und erhältst Einblicke in alle Bereiche eines wachsenden Unternehmens.
• Du übernimmst abwechslungsreiche Aufgaben mit viel Eigenverantwortung statt reiner Routinearbeit.
• Du kannst eigene Ideen einbringen und Prozesse aktiv mitgestalten.
• Du erhältst einen breiten Einblick in Operations, Recruiting, People & Culture, Finance und Projektmanagement.
• Du arbeitest in einem dynamischen Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen und hoher Umsetzungsgeschwindigkeit.

Deine Vorteile

• Internationales Arbeitsumfeld mit enger Zusammenarbeit verschiedener Teams und Stakeholder.
• Langfristige Entwicklungs- und Wachstumsmöglichkeiten in einem dynamischen Unternehmen.
• Frühzeitige Übernahme von Verantwortung und eigenständiges Arbeiten.
• Strukturierte Einarbeitung sowie kontinuierliche persönliche und fachliche Weiterentwicklung.
• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und erfahrenen Kolleg:innen aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen.
• Modernes und flexibles Arbeitsumfeld mit hybriden Arbeitsmöglichkeiten.
• Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und Schritt für Schritt mehr Verantwortung zu übernehmen.

Deine Bewerbung

Wir freuen uns auf dein LinkedIn-Profil oder deinen Lebenslauf sowie ein paar kurze Zeilen zu deiner Motivation.

Unser Bewerbungsprozess startet mit einem kurzen „Say Hi“-Gespräch, in dem wir uns gegenseitig kennenlernen. Anschließend folgt ein strukturiertes Interview, bei dem wir tiefer über die Rolle, deine Erfahrungen und unsere Zusammenarbeit sprechen.

Über uns

newboxes steht für Renaissance der Ingenieurskunst.

Wir helfen Unternehmen und Ingenieuren, tiefer zu denken, intelligenter zu gestalten und mit Menschlichkeit voranzugehen.

Als ingenieursorientiertes Management- und Innovationsberatungsunternehmen kombiniert newboxes Systemdenken, kulturelle Transformation und technologisches Fachwissen. Unsere Lösungen reichen von Risiko und Sicherheit bis hin zu Kosten und Komplexität und werden von einem globalen Team in Deutschland und Indien umgesetzt.

Unser Ansatz basiert auf einer neuen Art der Ingenieursintelligenz, die rationale Klarheit mit kreativem Design und menschlichen Werten verbindet.

Wir liefern nicht nur Projekte. Wir schaffen Bewegungen.