Personal Executive Assistant

PT Cipta Pernika Nusantara; Jakarta Selatan; On-site; IDR 200.000.000 - 300.000.000; Full time

Job summary

Sebuah perusahaan IT Maritim terkemuka di Indonesia mencari Executive Personal Assistant yang ditugaskan untuk mendukung CEO. Tugas mencakup mengelola kalender secara strategis, menyaring komunikasi, dan menindaklanjuti deadline dari departemen lain. Kandidat ideal harus memiliki gelar S1, menguasai Bahasa Inggris Bisnis, dan terbiasa dengan Google Workspace. Lingkungan kerja dinamis dan kesempatan untuk terlibat dalam strategi bisnis tingkat tinggi.

Benefits

Bekerja langsung dengan Top Management

Lingkungan kerja dinamis

Qualifications

• Minimal S1 dalam segala jurusan, preferensi untuk Hukum, Komunikasi, atau Manajemen Bisnis.
• Harus menguasai Bahasa Inggris Bisnis (lisan & tulisan).
• Sangat mahir menggunakan Google Workspace (Calendar, Sheets, Slides).

Responsibilities

• Mengelola kalender CEO secara strategis dan menolak/menjadwalk ulang agenda.
• Menyaring komunikasi masuk dan meneruskan eskalasi penting.
• Bertindak sebagai perpanjangan tangan CEO untuk memonitor deadline dari departemen lain.

Skills

Business English proficiency

Google Workspace expertise

Ability to track task progress

Strong problem-solving skills

Education

Bachelor's degree in any field, preferably Law, Communication, or Business Management

Tools

PowerPoint

Canva

Job description

Overview

Kami mencari seorang Executive Personal Assistant yang berdedikasi untuk menjadi "Tangan Kanan" CEO di PT Cipta Pernika Nusantara (#1 IT Maritime Indonesia).

Mengelola kalender CEO secara strategis: menyaring permintaan pertemuan, menolak/menjadwalk ulang agenda yang kurang prioritas, dan melindungi waktu CEO untuk fokus pada keputusan strategis.

Menyaring komunikasi masuk (Email/WhatsApp), merespon hal-hal standar secara mandiri, dan hanya meneruskan eskalasi penting kepada CEO.

Bertindak sebagai perpanjangan tangan CEO untuk memonitor deadline dari departemen lain (Sales, Finance, Product).

Melakukan follow-up tegas kepada para bawahan CEO terkait laporan atau tugas yang diminta CEO untuk memastikan tidak ada missed deadline.

Menangani situasi mendadak (perubahan jadwal/rute) dengan solusi cepat dan alternatif yang matang.

Menyiapkan materi briefing (riset profil klien/status proyek) sebelum CEO menghadiri pertemuan.

Mendokumentasikan rapat bukan sekadar notulen, melainkan Decision Summary (Poin Keputusan, PIC, dan Deadline) untuk ditindaklanjuti.

Mengarahkan proses komunikasi dan informasi antara CEO dengan tim/klien secara efisien.

Responsibilities

• Mengelola kalender CEO secara strategis; menyaring permintaan pertemuan dan melindungi waktu CEO untuk keputusan strategis.
• Menyaring komunikasi masuk (Email/WhatsApp) dan meneruskan eskalasi penting.
• Bertindak sebagai perpanjangan tangan CEO untuk memonitor deadline dari departemen lain (Sales, Finance, Product).
• Melakukan follow-up tegas kepada bawahan CEO terkait laporan/tugas untuk memastikan tidak ada missed deadline.
• Menangani situasi mendadak dengan solusi cepat dan alternatif yang matang.
• Menyiapkan materi briefing sebelum CEO menghadiri pertemuan.
• Mendokumentasikan rapat sebagai Decision Summary (Poin Keputusan, PIC, Deadline) untuk ditindaklanjuti.

Kualifikasi (Requirements)

• Pendidikan: Minimal S1 segala jurusan (Hukum, Komunikasi, atau Bisnis Manajemen lebih disukai).
• Bahasa: Wajib menguasai Bahasa Inggris Bisnis (Lisan & Tulisan) untuk korespondensi dengan Prinsipal/Vendor Luar Negeri.
• Sangat mahir menggunakan Google Workspace (Calendar Sync, Sheets, Slides).
• Terbiasa dengan aplikasi travel & akomodasi.
• Mampu membuat presentasi visual sederhana (PowerPoint/Canva) adalah nilai tambah.
• Mampu melakukan tracking progress tugas dan proyek.
• Mampu menjadi penghubung antara CEO dan tim/klien.
• Mampu merekam meeting (online/offline) dengan izin dan memberikan summary jika dibutuhkan.
• Mengarsipkan dokumen secara rapi.
• Discreet: menjaga rahasia perusahaan dan privasi CEO dengan sangat ketat (High Confidentiality).
• Thick Skin: tahan banting, tidak mudah tersinggung, dan tetap tenang di bawah tekanan deadline tinggi.
• Solutif: memiliki inisiatif tinggi; selalu datang dengan opsi solusi.
• Fleksibilitas: bersedia bekerja dengan jam kerja fleksibel menyesuaikan agenda dinas dan kebutuhan CEO.
• Mampu memanfaatkan AI untuk mempercepat riset, merapikan notulensi rapat, dan drafting dokumen awal (verifikasi fakta manusia).
• Memiliki pola pikir "Work Smarter": mengotomatisasi tugas repetitif menggunakan teknologi.

Why Join Us?

Bekerja langsung dengan Top Management dan terekspos pada strategi bisnis level tinggi. Lingkungan kerja yang dinamis di industri Maritim & Teknologi yang berkembang pesat.

Application & Selection

Lamaran kamu akan mencakup pertanyaan-pertanyaan berikut:

1. What\'s your expected monthly basic salary?
2. Which of the following types of qualifications do you have?
3. How many years\' experience do you have as an Executive Personal Assistant?
4. How would you rate your English language skills?
5. Which of the following languages are you fluent in?
6. Do you have experience in an administration role?
7. Which of the following Microsoft Office products are you experienced with?
8. How much notice are you required to give your current employer?

Benefits & Additional Information

• Lakukan riset terkait gaji dan tren pekerjaan
• Akses alat, templat, dan artikel gratis yang membantu Anda tampak lebih menonjol
• Temukan jalur menuju beragam pilihan karier