Office Asset Management (Procurement)

PT Bank Digital BCA (BCA Digital); Jakarta Pusat; On-site; IDR 200.000.000 - 300.000.000; Full time

Job summary

Sebuah bank digital terkemuka di Jakarta Pusat mencari individu yang berpengalaman untuk posisi pengelola Office Management dan Procurement. Tanggung jawab utama termasuk pengadaan barang/jasa, administrasi dokumen berharga, dan proses pembayaran tagihan rutin. Kandidat ideal memerlukan gelar S1 dan pengalaman 2–3 tahun di bidang terkait. Keterampilan komunikasi dan pemahaman terhadap regulasi pengadaan sangat dihargai.

Qualifications

• Minimal pendidikan S1 di bidang Administrasi, Manajemen, Akuntansi, atau bidang terkait.
• Pengalaman kerja minimal 2–3 tahun di bidang Office Management, Procurement, atau General Affairs.
• Kemampuan dalam administrasi dokumen legal dan dokumen berharga.
• Familiar dengan sistem jurnal akuntansi dan aplikasi logistik internal.
• Kemampuan menggunakan sistem Treasury untuk deal kurs valas.

Responsibilities

• Bertanggung jawab dan melaporkan pekerjaan kepada Kepala Departemen.
• Membantu pengadaan barang/jasa kebutuhan operasional Bank.
• Monitoring dokumen izin dan mengurus perpanjangan.
• Melakukan proses pembayaran tagihan rutin.
• Memastikan pembayaran invoice sesuai dengan SLA yang ditentukan.

Skills

Administrasi

Manajemen

Akuntansi

Komunikasi

Microsoft Office

Problem solving

Education

S1 di bidang Administrasi, Manajemen, Akuntansi

Tools

Sistem ERP

Job description

Job Descriptions

• Bertanggung jawab dan melaporkan pekerjaan/hasil yang ditangani kepada Kepala Departemen Office Management & Procurement.
• Membantu pengadaan barang/jasa kebutuhan operasional Bank termasuk dari unit lain.
• Melakukan penyimpanan dokumen berharga Bank.
• Monitoring dokumen izin (Lift, STNK Kendaraan Kantor) serta mengurus perpanjangan/ perubahannya ke instansi terkait.
• Melakukan proses pembayaran atas tagihan rutin (PDAM, Telepon TCT, Kartu Halo Pasca bayar)
• Pengelolaaan, Pengadaan, Pengiriman dan Penyimpanan Souvenir dan ATK Pembayaran Perjalanan Dinas (Tiket Hotel dan transport), konsumsi rapat.
• Melakukan monitoring dan administrasi asuransi kerugian seperti, perpanjangan, klaim dan sebagainya yang dibutuhkan terkait pengelolaan aset dan properti termasuk AYDA dan Asset Terbengkalai.
• Melakukan monitoring dokumen izin sertifikat AYDA dan Property terbengkalai serta mengurus perpanjangan perubahan ke instansi terkait.
• Melakukan koordinasi dan monitor distribusi barang-barang sesuai kebutuhan Bank.
• Membuat Lap ke Direksi terkait Lap Peninjauan & Memo Harga Jual ke Dewan Komisaris
• Mengurus PBB, Listrik dan Perbaikan, KJPP, Appraisal dan Check list Dokumen Asset AYDA dan Terbengkalai.
• Membuat dan mendapatkan persetujuan atasan atas jurnal, Aset, Gaji PNC, Giro Asemka, Listrik, Telkom, Credit Card Valas, ID Card hilang dil, Gopay Coin, COA Gantungan.
• Input kewajiban tunda di Apl. Logistik min 1 tahun kurang lebih Rp250juta.
• Melakukan penyimpanan dokumen berharga Bank.
• Melakukan administrasi dan pemantauan pembayaran ke pihak ketiga terkait pengadaan barang dan jasa.
• Melakukan proses administrasi persiapan pengajuan pembayaran yang berkaitan dengan Pengadaan Barang/ Jasa (Membuat Checklist Pembayaran) deal kurs (jika dalam valas) ke Treasury dan membuat skema jurnal.
• Melakukan verifikasi dokumen tagihan/Reimbursement karyawan beserta dengan perhitungannya (Valas dan Rp).
• Memastikan pembayaran invoice dapat dilakukan sesuai dengan SLA yang ditentukan
• Melakukan continuous improvement
• Menindaklanjuti hasil audit internal/eksternal

Job Qualifications

• Minimal pendidikan S1 di bidang Administrasi, Manajemen, Akuntansi, atau bidang terkait.
• Pengalaman kerja minimal 2–3 tahun di bidang Office Management, Procurement, atau General Affairs.
• Pemahaman tentang proses pengadaan barang dan jasa sesuai dengan regulasi internal dan eksternal.
• Kemampuan dalam administrasi dokumen legal dan dokumen berharga (sertifikat, STNK, izin lift, dll).
• Penguasaan proses pembayaran tagihan rutin dan reimbursement (termasuk valas).
• Familiar dengan sistem jurnal akuntansi dan aplikasi logistik internal.
• Pengetahuan tentang pengelolaan aset dan properti, termasuk AYDA dan properti terbengkalai.
• Kemampuan dalam membuat laporan ke Direksi dan Dewan Komisaris (Memo Harga Jual, Laporan Peninjauan).
• Pengalaman dalam mengelola asuransi kerugian dan proses klaim.
• Teliti dan rapi dalam pengarsipan dokumen penting.
• Mampu menyusun checklist pembayaran dan skema jurnal.
• Mampu melakukan verifikasi dokumen tagihan dan reimbursement karyawan.
• Kemampuan dalam input kewajiban tunda dan pemantauan SLA pembayaran.
• Memiliki kemampuan komunikasi yang baik untuk koordinasi lintas unit dan dengan instansi eksternal.
• Kemampuan bekerja secara mandiri maupun dalam tim.
• Problem solving dan inisiatif untuk melakukan continuous improvement.
• Responsif terhadap hasil audit internal/eksternal dan mampu menindaklanjuti.
• Menguasai Microsoft Office (Excel, Word, Outlook).
• Familiar dengan sistem ERP atau aplikasi logistik internal perusahaan.
• Kemampuan menggunakan sistem Treasury untuk deal kurs valas.