Admin Pembelian Pro: Koordinasi Vendor & Dokumentasi

PT Bali Pawiwahan (Coco Group Bali); Provinsi Bali; On-site; IDR 30,467,000 - 36,493,000; Full time

Job summary

PT Bali Pawiwahan adalah perusahaan yang berbasis di Bali dan bergerak di bidang ritel serta distribusi, dikenal sebagai pemilik Coco Group (Coco Mart, Coco Express, Coco Supermarket, Coco Dewata, Coco Gourmet & Coco Signature). Perusahaan ini fokus menyediakan produk berkualitas bagi masyarakat lokal maupun wisatawan di Bali.

Posisi ini mengelola dokumen pembelian, berkoordinasi dengan vendor, memproses transaksi, serta mendukung tim buyer dalam penelitian harga dan analisis biaya-manfaat.

Qualifications

• Minimal SMA/SMK atau setara; D3/S1 di bidang Administrasi, Manajemen Bisnis, atau Procurement diutamakan.
• Keterampilan organisasi sangat baik dengan perhatian tinggi terhadap detail dan akurasi data.
• Mahir menggunakan Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint) dan sistem komputer umum.
• Keterampilan komunikasi baik dalam Bahasa Indonesia dan Inggris (diutamakan).
• Keterampilan manajemen waktu yang efisien dan dapat menangani multiple tasks di lingkungan yang dinamis.
• Keterampilan interpersonal untuk koordinasi dengan vendor, supplier, dan internal stakeholders.
• Pemahaman tentang proses procurement, dokumentasi bisnis, dan prosedur administratif.
• Pengalaman dengan software procurement atau ERP system merupakan nilai tambah.

Responsibilities

• Mengelola dan mengorganisir dokumen pembelian, termasuk purchase orders, invoice, dan delivery notes dengan akurat dan tepat waktu.
• Mengkoordinasikan dengan vendor dan supplier untuk memastikan pengiriman barang sesuai jadwal dan spesifikasi yang telah disepakati.
• Memproses dan memverifikasi semua dokumentasi terkait dengan transaksi pembelian sebelum pembayaran dilakukan.
• Memelihara database vendor dan informasi supplier secara terstruktur dan up-to-date.
• Mendukung tim buyer dalam penelitian harga, perbandingan penawaran dari multiple suppliers, dan analisis cost-benefit.
• Menyelesaikan administrasi sehari-hari terkait dengan purchase requisition, quotation requests, dan purchase agreements.
• Berkoordinasi dengan departemen lain untuk memastikan kebutuhan procurement terpenuhi dengan efisien.
• Membuat laporan dan tracking pembelian serta follow-up terhadap outstanding orders.

Skills

Organisasi

Perhatian detail

Komunikasi

Multitugas

Education

SMA/SMK atau setara

D3/S1 Administrasi/Manajemen Bisnis/Procurement

Tools

Microsoft Excel

ERP system

Microsoft Office

Job description

PT Bali Pawiwahan adalah perusahaan yang berbasis di Bali dan bergerak di bidang ritel serta distribusi, dikenal sebagai pemilik Coco Group (Coco Mart, Coco Express, Coco Supermarket, Coco Dewata, Coco Gourmet & Coco Signature). Perusahaan ini fokus menyediakan produk berkualitas bagi masyarakat lokal maupun wisatawan di Bali.

Posisi ini mengelola dokumen pembelian, berkoordinasi dengan vendor, memproses transaksi, serta mendukung tim buyer dalam penelitian harga dan analisis biaya-manfaat.