ADMIN OPERATION (FREIGHT FORWARDING)

PT Grahaprima Suksesmandiri; Jakarta Utara; On-site; IDR 200.000.000 - 300.000.000; Full time

Job summary

Perusahaan logistik terkemuka di Indonesia mencari kandidat untuk posisi yang bertanggung jawab atas proses operasional freight forwarding. Tugas termasuk pengelolaan dokumen ekspor-impor, monitoring status pengiriman, dan koordinasi dengan vendor. Kandidat ideal memiliki pengalaman di bidang freight forwarding dan kemampuan komunikasi yang baik. Posisi ini menawarkan pengalaman langsung dalam lingkungan yang dinamis dan ada kemungkinan jam kerja fleksibel.

Qualifications

• Pengalaman minimal 1 tahun di bidang trucking, ekspedisi, freight forwarding, atau supply chain.
• Mampu bekerja dalam lingkungan yang cepat dan akurat.
• Mampu bekerja dalam shift atau jam kerja fleksibel jika diperlukan.

Responsibilities

• Mengelola dokumen ekspor-impor seperti Invoice, Packing List, dan dokumen pendukung lainnya.
• Memantau status perjalanan barang dan memastikan informasi ter-update.
• Berkoordinasi dengan vendor dan pihak terkait untuk memastikan operasional berjalan lancar.
• Menangani permintaan informasi dari klien terkait status pengiriman.

Skills

Keterampilan komunikasi yang baik

Kemampuan negosiasi

Teliti

Kemampuan problem solving

Education

D3/S1 Logistik, Transportasi, Bisnis atau terkait

SMA/SMK (jika berpengalaman)

Job description

Mendukung kelancaran proses operasional freight forwarding melalui administrasi dokumen, input data, koordinasi dengan vendor & internal team, serta monitoring status shipment. Posisi ini memastikan seluruh dokumentasi, tracking, dan data operasional akurat, sesuai SOP, dan siap digunakan oleh tim operasional maupun klien.

A. Administrasi Dokumen Operasional

Mengelola dokumen ekspor-impor seperti Invoice, Packing List, BL/AWB, Manifest, Delivery Order, PEB/PIB, dan dokumen pendukung lainnya.

Menyimpan, mengarsipkan, dan mengelola dokumen fisik maupun digital dengan rapi, aman, dan mudah ditemukan.

Melakukan input data shipment (booking, tracking status, jadwal kapal/pesawat, trucking assignment) ke sistem internal atau Google Sheet.

Memantau status perjalanan barang (trucking/warehouse/pelabuhan) dan memastikan informasi ter-update.

Mengirimkan update status kepada tim internal atau klien sesuai SOP.

C. Koordinasi Internal & Eksternal

Berkoordinasi dengan vendor trucking, warehouse, PPJK, shipping line, airline, dan pihak terkait lainnya untuk memastikan proses operasional berjalan lancar.

Menindaklanjuti permintaan operasional dari Operation Supervisor/Manager.

Mengumpulkan dan memverifikasi biaya operasional (trucking, handling, storage, dll.) sebelum diajukan ke Finance.

D. Layanan Pelanggan & Penanganan Issue

Menangani permintaan informasi dari klien terkait status pengiriman / dokumen.

Membantu menangani issue kecil (miss data, miscommunication, kebutuhan dokumen tambahan) sebelum eskalasi ke Supervisor/Manager.

Menjaga komunikasi profesional dan responsif dengan seluruh pihak.

Menyusun laporan harian / mingguan mengenai:

Memastikan seluruh data sesuai dan tidak ada kesalahan input (zero error input).

Pengalaman minimal1 tahundi bidang trucking, ekspedisi, freight forwarding, atau supply chain.

Pendidikan minimalSMA/SMK jika sudah berpengalaman, lebih disukaiD3/S1 Logistik, Transportasi, Bisnis, atau terkait.

Mampu bekerja dalam lingkungan yangcepat,tepat, dan banyak koordinasi.

Memiliki kemampuan komunikasi dan negosiasi yang baik.

Mampu bekerja dalamshiftataujam kerja fleksibeljika diperlukan.

Teliti, cepat tanggap, tidak mudah panik, dan memiliki kemampuan problem solving.

Lamaran kamu akan mencakup pertanyaan-pertanyaan berikut:

• What's your expected monthly basic salary?
• Which of the following types of qualifications do you have?
• How many years' experience do you have as a Freight Forwarding Role?
• Do you have experience in a data entry role?
• Do you have freight forwarding experience?
• How much notice are you required to give your current employer?
• Are you available to work outside your usual hours when required? (e.g. weekends, evenings, public holidays)

2005 PT. Grahaprima Sukses Mandiri memulai bisnis distribusi produk FMCG untuk wilayah distribusi DKI Jakarta dan sekitarnya, 2015 Perusahaan mendirikan lini bisnis baru di bidang transportasi dengan brand GrahaTrans dengan coverage area jabodetabek2016. Menjalin Kerjasama transportasi dengan beberapa customer FMCG dan industri manufacture. Memperluas layanan rental mobil penumpang. Membangun pool dan bengkel 2017. Perluasan pool dan bengkel utama serta penambahan customer di sektor automotif dan industri strategis 2018. Perluasan jaringan bisnis dengan membuka cabang dibeberapa kota wilayah Jabotabek, Jabar dan Banten. Penambahan pool baru di jatake dan relokasi Pool Setu Bekasi. Penambahan beberapa customer di sektor 3 PL (Third Party Logistic) 2019. Memperluas jaringan bisnis dengan membuka cabang di Jawa Timur. Bekerja sama dengan perusahaan di bidang startup, farmasi, dan retail 2020. Transformasi digitalisasi sistem order booking untuk kemudahan dan kenyamanan customer.