Admin Operasional

Kira Group (Kira Scrub & Hanaya Florist Indonesia); Denpasar; On-site; IDR 200.000.000 - 300.000.000; Full time

Job summary

Perusahaan ritel lokal di Denpasar, Bali, mencari Admin Operasional full-time untuk mengelola komunikasi dengan pelanggan dan administrasi order. Tugas termasuk membalas chat, menginput data ke sistem, dan menangani pembayaran. Diperlukan pengalaman 1 tahun dan kemampuan MS Office. Jam kerja dari Senin hingga Sabtu, dengan gaji berkisar Rp2.000.000 – Rp3.000.000 per bulan. Bergabunglah dengan tim kami dan kembangkan karier Anda!

Qualifications

• Diperlukan 1 tahun pengalaman kerja yang relevan untuk posisi ini.
• Pelamar harus memiliki KTP.
• Terbiasa dengan administrasi & pencatatan.

Responsibilities

• Membalas chat customer melalui WhatsApp dan platform lainnya.
• Menginput order ke Google Sheet dan Excel.
• Menerima dan memverifikasi bukti pembayaran dari customer.
• Membuat dan mengarsipkan invoice.

Skills

Komunikasi efektif

Administrasi

Keterampilan MS Office

Manajemen waktu

Tools

Microsoft Excel

Google Sheet

Google Drive

Job description

Kira Group (Kira Scrub & Hanaya Florist Indonesia) sedang membuka lowongan untuk posisi Penuh waktu Admin Operasional di Panjer, Bali. Lamar sekarang untuk menjadi bagian dari tim kami.

Persyaratan untuk peran ini

• Mencari kandidat untuk bekerja pada:
  • Senin pagi
  • Selasa pagi
  • Rabu pagi
  • Kamis pagi
  • Jumat pagi
  • Sabtu pagi
• Diperlukan 1 tahun pengalaman kerja yang relevan untuk posisi ini
• Pelamar harus memiliki KTP
• Gaji yang diinginkan: Rp2,000,000 - Rp3,000,000 per bulan
• Posisi ini adalah perekrutan yang mendesak.

POSISI: CUSTOMER SERVICE & ADMIN OPERASIONAL (Konveksi & Florist – WFO)

A. TUJUAN POSISI

Menjadi garda depan (frontliner) perusahaan dalam melayani customer online maupun offline, mengelola administrasi order dan pembayaran, serta menjadi penghubung komunikasi antara customer dan tim operasional, baik untuk produk konveksi maupun florist.

B. JOBDESK DETAIL

1️⃣ CUSTOMER SERVICE ONLINE & OFFLINE

• Membalas chat customer melalui WhatsApp, Shopee, dan Tokopedia sesuai template & SOP
• Melayani customer yang datang langsung (walk-in) untuk:
  • pembelian ready stock
  • konsultasi awal produk
• Menjawab pertanyaan umum terkait:
  • jenis produk
  • ukuran / pilihan standar
  • kisaran harga
  • estimasi waktu pengerjaan
• Menyapa dan menjaga kenyamanan customer dengan komunikasi yang sopan & profesional
• Menangani komplain ringan sesuai arahan

2️⃣ ADMINISTRASI ORDER & DATA (WAJIB MS OFFICE)

• Menginput order ke Google Sheet / Excel harian, meliputi:
  • nama customer
  • jenis produk (konveksi / florist)
  • jumlah
  • deadline
  • status pembayaran
• Membuat recap order harian & mingguan
• Memperbarui status order (on process / finished / shipped)
• Mengarsipkan data order dan customer secara rapi (folder digital)

📌 Tools:

• Microsoft Excel / Google Sheet
• Google Drive / sistem internal

3️⃣ ADMINISTRASI PEMBAYARAN & SEMI KASIR

• Menerima dan memverifikasi bukti pembayaran dari customer
• Mengecek kesesuaian nominal pembayaran
• Memperbarui status pembayaran (lunas / belum)
• Menginput pendapatan ke Excel / Google Sheet
• Memperbarui buku kas masuk
• Melaporkan rekap pendapatan secara berkala kepada owner

4️⃣ ADMINISTRASI PENGIRIMAN & DOKUMEN

• Membuat dan mengarsipkan invoice
• Menyiapkan surat jalan untuk pesanan yang dikirim
• Mengecek ongkir sesuai ekspedisi
• Menyerahkan nomor resi kepada customer
• Mengarsipkan dokumen pengiriman secara rapi

5️⃣ KOORDINASI PRODUKSI (NON FISIK)

• Meneruskan detail order ke ORANG 2 (Operasional) secara tertulis
• Menyampaikan deadline dan catatan khusus order
• Melakukan follow up status produksi
• Menyampaikan progres kepada customer secara berkala
• Mencatat kendala produksi untuk dilaporkan ke owner

6️⃣ JOBDESK KHUSUS FLORIST

• Menerima & menginput order florist
• Mengecek ongkir dan mengkonfirmasi jadwal kirim
• Mengkoordinasikan persiapan florist dengan ORANG 2
• Memperbarui status pesanan florist ke customer

C. POLA & JAM KERJA

• WFO: Senin–Sabtu
• Jam kerja: 08.00 – 17.00
• Istirahat: 1 jam

D. PROFIL YANG COCOK

• Terbiasa dengan administrasi & pencatatan
• Nyaman berkomunikasi dengan customer
• Teliti & rapi
• Tidak panik menghadapi banyak chat
• Mau bekerja dengan SOP yang jelas

Jenjang Karier

• Customer Service & Admin Operasional
• Admin & Operasional Supervisor
• Operational Coordinator / Store Supervisor
• Operational Manager (UMKM Scale)