Operations Coordinator (Executive Support to CEO)

Madfish; United Kingdom; Remote; GBP 60,000 - 80,000; Full time

Job summary

A growing IT company in the UK is seeking an Assistant to the CEO to help alleviate operational burdens and improve task transparency. The ideal candidate will have strong organizational and analytical skills, fluent English, and familiarity with tools like Notion and Jira. This role offers a chance to work directly with top management and career advancement opportunities.

Benefits

Unique experience in IT management

Direct work with top management

Career growth opportunities

Competitive compensation based on contribution

Qualifications

• Strong organizational and analytical abilities.
• Ability to quickly dive into new topics and understand task interconnections.
• Attention to detail and ability to complete processes.

Responsibilities

• Lead meeting minutes and task management.
• Track task completion and provide timely updates.
• Prepare for key meetings with structured agendas.
• Systematize processes with weekly reports.
• Assist in recruitment and preliminary candidate checks.
• Conduct small analytical research.
• Coordinate ad-hoc tasks within competence.
• Collect and structure KPI and financial performance data.

Skills

Organizational skills

Analytical skills

Attention to detail

Fluent English (oral and written)

Tools

Notion

Jira

Google Workspace

Job description

Про компанію

Godlike.host — міжнародний хостинг-провайдер, що працює у сегменті B2C та B2B. Компанія швидко зростає, запускає нові напрями та продукти, що вимагає високого рівня координації та системності в управлінні.

Роль

Асистент CEO — це не адміністративний секретар, а координатор процесів. Основне завдання — зняти з CEO значну частину операційної рутини, забезпечити прозорість завдань і контроль виконання, щоб звільнити час для стратегічної роботи.

Основні обов’язки

• Ведення протоколів зустрічей: фіксування домовленостей, перетворення обговорень у завдання з відповідальними та строками (Jira, Notion).
• Контроль виконання завдань: відстеження статусу, своєчасні апдейти від команд, ескалація лише за необхідності.
• Підготовка до ключових зустрічей (керівні, аналітичні, організаційні): формування структурованого порядку денного, збір вихідних даних.
• Систематизація процесів: створення щотижневих звітів про виконання завдань, формування фокусу на найближчий тиждень.
• Підтримка у наймі: організація тестових завдань, первинна перевірка кандидатів, підготовка матеріалів для інтерв’ю.
• Аналітична підтримка: проведення невеликих досліджень (витрати на сервіси, порівняння постачальників, базовий аналіз метрик).
• Координація позапланових завдань (підготовка лендингів, перевірка email-розсилок, робота з підрядниками) у межах компетенції.
• Збір і структурування даних щодо KPI, фінансових показників та ефективності процесів для регулярного моніторингу.

Цілі ролі

• Скоротити операційне навантаження CEO на рутинні завдання (з 12–14 годин до 6 годин на тиждень).
• Підвищити прозорість управління: кожна зустріч і обговорення мають завершуватися зафіксованими завданнями та контролем їх виконання.
• Зменшити кількість позапланових відволікаючих завдань, вибудувати систему ескалації проблем.
• Звільнити CEO більше часу для стратегічної роботи та аналізу.

Вимоги

• Сильні організаційні та аналітичні здібності.
• Уміння швидко занурюватися у нові теми, бачити взаємозв’язки між завданнями.
• Уважність до деталей, вміння доводити процеси до завершення.
• Грамотна англійська мова (усна та письмова).
• Володіння базовими інструментами (Notion, Jira, Google Workspace) або готовність опанувати їх у стислі строки.
• Особисті якості: відповідальність, структурність мислення, стресостійкість, критичність в оцінці інформації.

Ми пропонуємо

• Можливість отримати унікальний досвід в управлінні швидкозростаючою IT-компанією.
• Пряму роботу з топ-менеджментом, участь у ключових процесах та стратегічних рішеннях.
• Можливість кар’єрного зростання до ролі операційного менеджера/COO.
• Конкурентну компенсацію, що залежатиме від внеску в ефективність роботи CEO та компанії.