Secrétaire Juridique Bilingue H / F

Neithwork; Malakoff; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise internationale à Malakoff recherche un assistant administratif. Les responsabilités incluent la gestion des e-mails, la planification des rendez-vous, et le suivi des factures. Le candidat doit avoir une bonne maîtrise des outils bureautiques et parler couramment anglais. Ce poste exige des compétences en communication écrite et orale, ainsi qu'une expérience dans la gestion documentaire.

Qualifications

• Expérience dans la gestion d'agendas et de rendez-vous.
• Capacité à gérer les communications en français et en anglais.
• Compétences en gestion des documents et des bases de données.

Responsabilités

• Gérer quotidiennement les e-mails et les appels.
• Planifier et organiser les rendez-vous.
• Assurer le suivi des factures et des dépenses.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office)

Maîtrise des bases de données et outils de gestion des flux d'information

Maîtrise des outils de télécommunication

Excellentes techniques d'expression orale et écrite

Outils

Expert

Interaction

NetDoc

Litera

e-Barreau (RPVA)

Description du poste

Gérer quotidiennement les e-mails, les appels téléphoniques, les renvois d'appel et la prise de messages ; Planifier et organiser les rendez-vous (gestion des agendas, organisation des réunions et conférences téléphoniques) ; Déplacements des membres de l'équipe, notamment le Partner à Genève (déplacements fréquents), gestion de la facturation avec les hôtels ; Prendre en charge l'impression, la numérisation, les photocopies de documents et la création de bibles ; Rédaction, relecture, correction et mise en forme de documents en français et en anglais (formatage avec styles spécifiques au département) ; Effectuer le classement et l'archivage des dossiers électroniques et physiques de l'équipe ; Commandes Infogreffe fréquentes, gestion de la refacturation Infogreffe ; Création de schémas visio ; Utilisation de Compare et DocuSign ; Double facturation (France / Genève) frais et débours ; Gestion d'une base de données stagiaires, prise de rendez-vous et suivi des entretiens ; Assurer l'ouverture de dossiers clients et la création de matters sur « Prébill Manager » ; Traduire et vérifier les descriptifs et l'envoi des factures aux clients ; Relancer et suivre les factures en collaboration avec l'équipe Billing ; Gérer et saisir des notes de Frais sur « Expert Expenses » ; Codifier des factures fournisseurs sur « Zeendoc » ; Suivre et imputer les courses taxis pour les avocats ;

Business développement : Actualiser la base de données contacts Interaction en gérant les contacts équipe, entrer les activités de Business Development ; Contribuer aux appels d'offres et à l'organisation d'événements.

Compétences requises : Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) ; Maîtrise des bases de données et outils de gestion des flux d'information (Expert, Interaction, NetDoc, Litera) ; Maîtrise des outils de télécommunication (téléphone, fax, copieur, etc.) ; Maîtrise d'e-Barreau (RPVA) ; Excellentes techniques d'expression orale et écrite ;

Langue : Anglais courant