Secrétaire de mairie (H/F)

COMMUNAUTE DE COMMUNES DE VENDEUVRE-SOUL; Soulaines-Dhuys; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale recherche un(e) secrétaire de mairie à temps plein à compter de janvier 2026. Le candidat idéal aura au moins 3 mois d'expérience sur un poste similaire et devra gérer l'accueil des usagers, préparer des documents administratifs, et assurer l'organisation logistique des réunions. Ce poste implique une grande responsabilité et nécessite des compétences en relation publique et une capacité à travailler sous pression pendant les pics d'activité.

Qualifications

• Expérience d'au moins 3 mois sur un poste similaire est indispensable.
• Aisance relationnelle et confidentialité.

Responsabilités

• Gérer l'accueil physique et téléphonique des usagers.
• Préparer les documents administratifs et techniques.
• Assurer la planification et le suivi logistique des réunions.

Connaissances

Accueillir et fournir des renseignements à la population locale

Préparer et mettre en forme les actes administratifs du maire et les actes d'état civil

Formation

Employé qualifié

Description du poste

Offre n° 200BMNP Secrétaire de mairie (H/F)

La Communauté de Communes de Vendeuvre-Soulaines recherche 3 secrétaires de mairie (H/F) à temps complet à partir de Janvier 2026. Sous la directive des élus, le ou la secrétaire de mairie met en œuvre les politiques déclinées par l'équipe municipale. Il ou elle est l'interface entre les usagers et les élus concernant les demandes de la population et de divers intervenants, dans les domaines de la comptabilité, de l'urbanisme, des élections et de l'état civil.

Missions principales:
1. Traitement des dossiers et saisie de documents:
- préparer et rédiger les documents administratifs et techniques, budgétaires et comptables.
- préparer les actes d'état civil et rédaction des délibérations et arrêtés du Maire.
- recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques.
- saisir des documents de formes et de contenus divers.
- gérer et actualiser une base d'informations.
- rechercher des informations, notamment réglementaires.
- vérifier la validité des informations traitées.
- utiliser les outils informatiques et les logiciels de gestion.
- tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires.
- rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion.
2. Accueil physique et téléphonique:
- accueillir et renseigner la population.
- répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages.
- rechercher et diffuser les informations.
- hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou de priorité.
- surveiller et restreindre les accès aux lieux et aux informations.
3. Gestion de l'information, classement et archivage de documents:
- réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers.
- trier, classer et archiver des documents.
- synthétiser et présenter des informations.
- préparer les dossiers pour les instances.
- identifier les sources de documentation.
4. Planification et suivi:
- assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc…).
- utiliser des logiciels et des progiciels.

Savoir-faire:
- conseiller les élus et alerter sur les risques (techniques et juridiques).
- bâtir une relation de confiance avec le Maire.
- monter des dossiers parfois complexes incluant une dimension juridique.
- vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs.
- contrôler la gestion et les engagements de dépenses.
- Réaliser un budget.
- connaître et savoir appliquer les règles des marchés publics et des contrats et du FPT.
- connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire de l'urbanisme (permis de construire...), du fonctionnement des collectivités locales…

Savoir être:
- aisance relationnelle, aimer le contact avec le public.
- sens de l'observation et de l'organisation.
- capacité à travailler en équipe.
- confidentialité et discrétion absolue.
- patience, diplomatie.
- savoir gérer les situations relationnelles difficiles.
- échanger avec les autres agents afin d'optimiser l'exécution des tâches confiées.

Conditions de travail:
- Horaires irréguliers avec amplitude variable en fonction des obligations liées à la fonction: disponibilité par rapport aux élus et liées à l'accueil du public.
- Pics d'activité liés aux échéances budgétaires et aux projets de la collectivité.
- Respect des obligations de discrétion et confidentialité.
- Sens du service public.
- Autonomie et responsabilité relatives dans l'organisation du travail.

*** Une expérience sur le même poste est indispensable ! ***
Salaire à déterminer selon la catégorie de l'agent.
CDD de 3ans renouvelable.

Type de contrat: CDD - 36 Mois.
Durée du travail: 35H/semaine, travail en journée,
Travail selon un rythme irrégulier et des pics d'activité.
Salaire:

• salaire à déterminer selon catégorie

Profil souhaité

Expérience

• 3 Mois - sur même poste. Cette expérience est indispensable.

Compétences

• Accueillir et fournir des renseignements à la population locale
• Préparer et mettre en forme les actes administratifs du maire et les actes d'état civil

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Administration publique générale